كما أن سهولة الاستخدام تعتبر عاملًا أساسيًا،  لأن الموظفين الإداريين والفنيين يحتاجون إلى نظام واضح وسهل التعلّم يساعدهم في أداء أعمالهم اليومية بسرعة دون الحاجة إلى معرفة تقنية عميقة.