مع ملاحظة أن هذا الفريق لم يتم تدريبه بشكل كافٍ علي كيفية التعامل مع كلمات الوثائق الصعبة و كتابتها بشكل صحيح.   وقد واجهت عملية تجميع بيانات الوثائق صعوبات بالغة يمكن أن تجمل فيما يلي  : 
  كما أنها لم تتلق التدريبات الكافية التي تؤهلها لمثل ذلك العمل الفني المهم ( حتي في أبسط الحالات كان معظمهم لا يستطيع التفرقة بين عنوان الوثيقة وعنوان الملف )  بالإضافة إلي عدم وجود رقابة أو إشراف من جانب الدار لتوجيه هؤلاء الشباب نحو معايير وضوابط عملية الترتيب ووضع عناوين الملفات وذلك لعدم توافر الكفاءات الفنية من بين موظفي الدار العاملين بالمخازن ممن هم علي دراية بكيفية إعادة ترتيب الوثائق المفردة ووضعها داخل ملفاتها الموضوعية وصياغة العناوين المناسبة لكل ملف منها (  يري رئيس الإدارة المركزية لدار الوثائق ومدير المشروع الدكتور رفعت هلال أن هذا المشروع يعتبر سابقة معدومة النظير في داخل مصر وخارجها,  فلم يحدث من قبل أن تم تجميع بيانات أي أرشيف علي مستوي الوثيقة,  وكل ما قامت به الأرشيفات العالمية هو عمل فهارس أو قواعد بيانات لمستوي الملف أوالسجل) وقد أدي ذلك إلي(12):
 -	فتح ملف لكل وثيقة مفردة علي حدة مع إعطاء عنواناً للملف هو في ذات الوقت عنوان الوثيقة. -	توزيع وثائق الموضوع الواحد علي عدة ملفات لكل منها عنواناً مختلفاً .