فهو ذاكرتها الأولى التي تعكس نجاحها وإخفاقاتها وسبل تفكيرها ونشاطاتها داخل جميع إداراتها بمختلف مستوياتها الوطنية و الولائية والمحلية وبديهي أن هذه الإدارات إنما تشكل حركة المجتمع وتواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل لذلك كله ،  بعد الأرشيف مؤسسة بالغة الأهمية كمصدر للمعلومات ووسيلة للمعلومات ووسيلة رئيسة البحوث والدراسات التنموية والعلمية والتاريخية والاجتماعية والثقافية.  حيث يستمد الباحثون والمؤرخين منها مصادرهم التي يعتمدون عليها في دراساتهم وأبحاثهم كما تمدهم بالحقائق والمعلومات الثرية والمتنوعة مما يجعلها المرجع الأساس للبحث العلمي. ونظرا لأهمية الوثائق والأرشيف بصفة عامة بدأت المعالجة والاهتمام بالوثائق والحرص على جمعها ولاختزانها وفهرستها وصيانتها وتصنيفها ووضع قوانين وتشريعات وتتم معالجة الوثائق وتنظيمها لضمان سهولة استرجاعها وتلبية حاجيات المستفدين والإطلاع على الوثائق وإتاحتها لهم سواء بالنسبة للمصالح الدافعة أو بالنسبة للباحثين والموظفين أصحاب الملفات والحقوق.