كمدخل لدراسة الوحدة كان من الضروري تعريف التوثيق بمفهومه العام الذي يحيل على جمع المعلومات و حفظها و مفهوم خاص يحيلنا على مجموعة من البيانات و المعلومات المسجلة على حامل سواء كانت مسموعة أو مكتوبة أو على شكل صور تتضمن معلومات لسيرورة معينة او نصوص تحدد نماذج او دلائل تبسط وتوضح عملية ما. وتعتبر الوثيقة معطيات حية لديها دورة حياة تنتهي بتفعيل مجموعة من المساطر والعمليات وهي وسيلة تحصن العملية وتعطيها قوة تدخل في مسار معين دورها الضبط وتكون قيمة الوثيقة ودورها حسب أهمية العملية. و تصنف الوثائق حسب طبيعة حاملها، وتيرة استعمالها وجهة صدورها، وداخل المؤسسات التعليمية يمكن تصنيف الوثائق المستعملة إلى إدارية، الغاية منها و البيانات التي توفرها.     مسك الوثائق له أهمية كبيرة في الرجوع إليه عند الحاجة باعتباره أصل للوثائق او أصل الملف مثل الشواهد الطبية، و سوء استعمال الوثيقة يفقدها قيمتها مثل؛ إدخال قيد على تاريخ الضمان يجعل هذه الوثيقة غير صالحة وغير قابلة للتنفيذ، ولا تكتسب الوثيقة الصفة القانونية والمشروعية إلا بتوقيع الشخص المؤهل للتصديق او المفوض له لتصبح قابلة للتنفيذ كعقود الصفقات والجوازات.يدخل أيضا في إطار التعامل مع الوثيقة ترتيبها، تعويضها عند الضياع، يحتفظ بالوثائق ذات الطبيعة المالية لمدة 10 سنوات و الامتحانات على الأقل سنة واحدة.