يجب على الدارسين إرسال ملفاتهم الدراسية لإدارة شؤون الدارسين في منتصف نوفمبر (الخريفي) وآخر مارس (الربيعي).  يُوقف نقل الدارسين بعد هذه المواعيد إلا للضرورة القصوى، بشرط تقديم طلب للمركز ومراجعته من الإدارة.  يجب أن يحتوي الملف على: استمارة تسجيل معتمدة، صورة بطاقة، صورة المؤهل الدراسي، صورة شخصية، درجات الفصول التمهيدية والثمانية في معهد دراسات الإسلامية، كشف أعمال السنة، نسبة الغياب، واستمارة نقل معتمدة من المركزين الحالي والجديد.