تعريف الإطلاع :
 يشتمل مفهوم الإطلاع على الأرشيف على كلمة الإطلاع التي يقابلها باللغة الفرنسية كلمة consultation وتترجم كلمة communication باللغة الفرنسية إلى كلمة التبليغ بالعربية وشتان بين التبليغ والإطلاع. ويعرف المنجد كلمة الإطلاع على أنها إدامة النظر في الشيء كالمطالعة الكتب أي قراءته ، بينما كلمة التبليغ مشتقة من الفعل بلغ بتشديد حرف اللام أي وصل الشيء. 2 الإتاحة :تعني تقديم الأرشيف للإطلاع إلى الباحثين ، أي العملية التي يكون بموجبها الأرشيف قابل للإطلاع وبالتالي يقدم للباحثين في شكل أدوات البحث. تبليغ الأرشيف: عملية تتم وفق شروط مضبوطة ومقننة بحيث يبلغ الأرشيف إلى الباحثين. فهو وسيلة ربط.