ان كافة المديرين يمارسون الرقابة بشكل وآخر،  الا أنه ليس كل المديرين يطبقون نظاما للرقابة،  واذا كانت الرقابة حتى بدون نظام مفيدة ، - ما هي المعايير التي ستستعمل في قياس الأداء ؟
 متى تتم الرقابة ؟
  من سيقوم بالرقابة ؟
 وعندما يجيب المدير على هذه الأسئلة سيكون لديه برنامج عملي للرقابة .  ان جوهر عملية الرقابة هو اجراء مقارنة بين ما هو موجود أو يحدث وبين ما يجب أن يكون عليه ،  فالرقابة على التنفيذ هي مقارنة بين سير نتائج التنفيذ الفعلي والخطة أو البرنامج المعتمد،  كما أن الرقابة على الأداء هي مقارنة بين الأداء الفعلى وبين الواجبات والمهام الموصوفة، والمسئوليات أو غير ذلك . فلو أرادت الادارة شراء أجهزة مكتبية مثلا،  فان أول خطوة تقوم بها هي وضع خطة أو برنامج للشراء،  وستشتمل هذه الخطة على عدد من المراحل أو الخطوات تنتهى بتحقيق هذا الهدف،  وعادة ما يكون هناك جدول زمني يبين مواعيد انجاز مراحل الخطة وقد يكون عامل الوقت حيوياً لارتباط انجاز هذه المهمة بنشاطات أخرى للادارة،  فالمدير يهمة الوصول الى هدف الخطة وضمن الحدود والمواصفات المقرره،  منها أن يتم ذلك في حدود الوقت المحسوب لذلك،  فانه من المحتمل أن يفاجأ بأن المهمة لم تنجز بعد،