يهيئ الدبلوماسيون المعتمدون اجتماعات القمة، أياً كان رئيسها (رئيس الدولة، رئيس الوزراء، أو وزير الخارجية)، من خلال تنظيم الزيارة وتحديد موعدها وجدول أعمالها، وإعداد الملفات اللازمة وترتيب برنامجها، بالإضافة إلى دراسة الجوانب البروتوكولية والمراسمية.