إن التنظيم الإداري للدولة أو الشركة أو أي منظمة إدارية مهما كان نوعها يبنى على أساس التدرج أو السلم الإداري والذي يتخذ شكل الهرم،  حيث تنسيد فيه القمة ثم تتجزأ وتتفرع المسؤوليات والوظائف ليتوسع الأمر إلى قاعدة كبيرة،  وهدف هذا التنظيم هو توزيع السلطات والمهام بشكل منظم يحوّل للمنظمة الإدارية تحقيق أهدافها والوصول إلى الفعالية في الإدارة والتسيير،  إذ يكون الرئيس القمة (قائد المنظمة) سلطات على مرؤوسيه ويعد كل مرؤوس رئيساً على مرؤوسين آخرين وهكذا.  لذلك يكون كل موظف سواء أكان رئيساً لو مرؤوساً مطالباً باحترام هذا التدرج والسلم من خلال سلوكياته ومن خلال أيضاً مراسلاته الإدارية.  إن هذا الأمر يفرض على المحرر أن يحترم اختصاصه واختصاص الآخرين فلا يتدخل فيما هو خارج عن المهام الموكلة إليه،  كما يفرض عليه عدم تجاوز رئيسه المباشر من خلال مراسلة من هم أعلى رتبة من رئيسه إلا باستشارة أو إعلام وأخذ رأي هذا الأخير،