ولا زالت المشاريع الرقمية تنتهج النهج نفسه الذي سبب فجوة إستراتيجية بين نظم الأرشفة الرقمية وكمية البيانات من جهة وإتجاهاتها الحديثة في دعم وإتخاذ القرار التي تعتمد على بيانات ذات جودة عالية وموثوقة من جهة أخرى ،  و لردم هذه الفجوة اتجهت الى تطبيقات ترشيق البيانات لدعم الأرشفة الرقمية السبيل الذي من شأنه بناء إستراتيجيا ت عاملة للخروج بمنظومة عمل جديدة توازي حركة التطور والمتغيرات العالمية الحديثة عبر إختيار الأدوات المناسبة وتصميم القواعد المتطورة والشاملة ودمج جمع البيانات في تدفقات عمل المؤسسات مع المكونات الأساسية لأي نظام أرشفة والتي تتجه المنظما ت إليه لتقليل  أوجه القصور المحتملة من منظور جمع وتصنيف وترتيب البيانات او للتخلص من الهدر وهذا يسمح لها بإنشاء أنظمة كفوءة وفاعلة تخدم أغراضها وتوفر المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.  إختلف الباحثون والمفكرون والتقنيون في تحديد تاريخ دقيق لفترة ظهور الأرشفة الرقمية فبعضهم يرجعها الى بدايات عصر التكنولوجيا وآخرون يعزونها الى وقت متأخر لعصر إنتشار الأنترنت والثورة الصناعية الرابعة فيما أبدى آخرون عدم وجود إمكانية تحديد الحقبة التي انطلقت منها تعاملات تطبيقات الأرشفة الرقمية  على المستوى الرسمي كأرشيف إداري إلكتروني بالمعنى العلمي والعملي الصحيح لأنها لم توثق بالشكل الدقيق أو انها قد تكون  وثقت ولكنها لم تأخذ حقها من النشر.  ويرجع هذا الإختلاف في بدايات الأرشفة الى بعض توجهات المدارس الفكرية للتخصص فقد ذكر أنها ربما تعود الى الثورة الصناعية ما بين عامي       ( 1733 - 1878 ) مع ظهور تقنية المعلومات أو أنها تعود الى القرن التاسع عشر للفترة من( 1823 - 1840 ) عندما استخدمت أساليب ونظم مختلفة لمعالجة البيانات وحفظها وتعديلها وقد عدت بداية ظهور الأرشفة الرقمية لإدارة المحفوظات إلى بداية السبعينات من القرن الماضي من خلال تصميم دائرة الأرشيف الوطني الكندي لنظام ( RECODEX ) ومهمته تأمين شكل مشترك لتسجيل كافة المحفوظات المنتجة في الدوائر الحكومية بالتزامن مع النظام الفرنسي الذي يقوم بنقل المحفوظات من كل منظمة حكومية إلى مركز أرشيف الدولة في باريس وبعد ذلك جاءت مراكز أرشيف أخرى بضمنها مكتب محفوظات مدينة مانشستر في بريطانيا ودائرة أرشيف جامعة ليفربول في بريطانيا.  إلا أن ظهورها بشكل موثق في جدول ( Macleod) تزامن مع ظهور أول حاسوب آلي في عام 1951 حيث أخترع كل من(Pop A liverier & Jay Forester) أول حاسبة تقوم بالمعالجة عرفت باسم ويرلويند (Whirlwind) . أما فيما يتعلق بالدول العربية فقد جاء الإهتمام بالأرشفة الرقمية مؤخراً عبر الإهتمام بإقامة مؤتمرات حول تطوير إستراتيجياتها في المنظمات الحكومية في أواخر التسعينات من القرن الماضي. المرحلة الثالثة: منذ العام 1994 أصبحت تسمى التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات وذلك مع ظهورالملفات الوثائقية الإعلامية والتسجيلات الإلكترونية بحيث أصبحت هذه الملفات تعالج كغيرها من الوثائق لظهور تكنولوجيات تحويل الملفات dos) ،  (xlm إلى وثائق رقمية يتم تحويلها من تنسيقها الأصلي إلى التنسيق القياسي (pdf) إضافة إلى ظهور تكنولوجيا التعرف الضوئي على الحروف  Optical Character Recognition OCR)) وهذه التكنولوجيا من شأنها أن تحول الوثيقة من صورة رقمية إلى نصوص يمكن تغييرها والتعامل مع محتواها وشكلها.