لا تعمل أنظمة استرجاع المعلومات بشكل مباشر مع الاستعلامات أو المستندات.  بدلاً من ذلك، تستخدم استراتيجيات مختلفة لتمثيل جوانب السياقية المهمة من الاستعلامات والمستندات. هذه العملية تُعرف بعملية الفهرسة.