تساعد وثائق دورة المشتريات (مثل مخططات تدفق البيانات،  نماذج الطلبات وأوامر الشراء) في فهم وتطبيق المبادئ الأساسية للرقابة الداخلية من خلال:
 توثيق مسؤوليات الفصل بين المهام:
 تظهر الوثائق الحدود المالية للتفويض،  ومن يملك صلاحية الموافقة على أوامر الشراء أو إدخال تعديلات على المخزون. ضمان التسجيل الكامل والدقيق للمعاملات:
  مما يسهل المراجعة والتسويات. توفير مسار تدقيق واضح:
  مما يساعد في اكتشاف الأخطاء أو الاحتيال. في نص الحالة،  وردت عبارات تشير إلى "ضعف الرقابة على المخزون" و"عدم وجود فصل بين من يطلب الشراء ومن يستلم البضاعة".  كما ذكر أن "البورل د البعتبا د" (ربما تعني "أمر الشراء وفاتورة المورد") يعاني من تداخل في الصلاحيات.  وثائق دورة المشتريات (مثل مخطط تدفق البيانات الذي طُلب رسمه) كانت ستظهر أن نفس الموظف الذي يُدخل طلب الشراء هو من يعتمد الفاتورة،  من خلال هذه الوثائق،