فرز البريد يتم فرز البريد تبعا للجهات المصدر إليها وفي هذه الخطوة يتم فصل الصور عن الأصل لاغراض الحفظ والترتيب 
وللتحكم في ترتيب البريد الصادر يجب تحرير من ثلاث نسخ إحدادها للارسال واخرى للحفظ في الخزانة في ملف المعني بالامر والثالثة في الحافظة الزمني  لتسهيل مراجعتها عند الحاجة والضرورة 
التسجيل في دفتر البريد و الصادر  يسجل البريد الصادر على تسجيل الرسمي يؤشره مدير المؤسسة والذي يسجل فيه تاريخ ورقم عدد الوتائق المرسل اليه الموضوع رقم الارشيف والملاحظة والجدير بالذكر ان رقم الارشيف المشار اليه في خانة من السجل وهو الرقم والرمز الذي يلائم الملف الذي ينتمي اليه الوثيقة المرسلة في مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى الموسسات