هي كل رسالة موجهة إلى مسؤول أو إدارة
 يتكون المعروض من :
 الافتتاح ويشتمل على عدة عناصر :
 التوجيه :
 صاحب السمو . التحية الافتتاحية : وتلي التوجيه في السطر التالي مثل : السلام عليكم ورحمة الله
 نقطتان رأسيتان . تلخيص أضرار الشكوى . الختامية: وتكون
 وتقبلوا فائق الاحترام . والتوقيع: سم الا
 التاريخ : ويكون بعد الاسم والتوقيع . العنوان :وهو
 أولا :
 تخير اللقب المناسب