حيث تبدأ بتضمين المحضر رقم الاجتماع ،  ثم تحديد وقت الاجتماع الساعة التي بدأ فيها الاجتماع ) ،  ثم مكان انعقاد الاجتماع ( قاعة الاجتماعات ) ،  بعد ذلك يذكر الكاتب اسم رئيس الاجتماع ووظيفته ،  ثم يسجل أسماء الحضور المجتمعين بالترتيب حسب الأقدمية الوظيفية ،  خاصة في الاجتماعات التي يتطلب انعقادها اكتمال النصاب القانوني من الأعضاء ،  وأسباب الاعتذار التي قدموها إلى رئيس الاجتماع إن وجدت ،  وأسماء الغائبين عن الاجتماع .  . صلب المحضر ( المضمون ) يحتوي صلب المحضر على ما تم تداوله في الاجتماع من نقاط جدول الأعمال ،  والمحاورات والآراء التي تمت في أثناء الاجتماع بشكل موجز ،  ثم يتبع بنص القرار الذي اتخذه المجتمعون بشأنه ، الخاتمة في نهاية تحرير المحضر لابد لكاتبه من أن يوثق زمن نهاية الاجتماع ،  وتوقيع كاتب المحضر ( أمين الجلسة ) ،  ثـم يـــدون أسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع ؛  وفيما يلي ملخص خطوات كتابة المحضر : ١- تحضير جدول الأعمال للمساعدة في تنظيم النقاط ،  وتسلسلها في أثناء - تحضير المسودة التي كتبت في أثناء الاجتماع .  تسجيل المعلومات التوثيقية في مقدمة المحضر ( زمن البداية ،  ٤- عرض كل نقطة من جدول الأعمال على حدة ،  ٥- يختم المحضر بمعلومات توثيقية زمن نهاية الاجتماع ،