الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف الأنبياء والمرسلين نبينا محمد وعلى اله 1446/03/ مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي برقم صادر : 38134 وتاريخ 17 بخصوص تكوين مجلس إدارة مؤقت لتسيير اعمال جمعية كرم الأهلية بمحافظة جدة ماليا 1.2 هذا التقرير موجه للجهات المشرفة وهي وحدها المخولة بالاطلاع عليه واتخاذ ما يلزم حوله ولا يجوز نشره أو أجزاء منه الا عن طريق الجهات المشرفة على الجمعية. الإدارة او موظفي الجمعية ممن يقتضي العمل اطلاعهم عليه لا يحق لهم نشره او نشر أجزاء منه لا واعتمد التقرير نظام الجمعيات والمؤسسات الاهلية ولائحته التنفيذية وقواعد حوكمة الجمعيات ومعايير الحوكمة المعتمدة" معيار الامتثال ومعيار الشفافية ومعيار السلامة المالية" بالإضافة الى نظام العمل السعودي ولائحته التنفيذية وأنظمة المركز الوطني لتنمية القطاع الربحي و الجهات الاشرافية والرقابية للجهات المعنية مرجعية أساسية في التعامل مع حالة الجمعية. المناسب لحجم الجمعية والموجود ملفات قام مؤخرا بعض موظفي الجمعية بتجميعها وارشفتها. 1.5 هذا التقرير يشرح بشكل أساسي الأداء العام لهيئات الجمعية الرئيسية كما حددها نظام الجمعيات والمؤسسات الاهلية في المادة الحادية عشرة منه كهيئات مجتمعة دون قصد لاي فرد وذلك لارتباط أداء الجهاز التنفيذي واللجان بأداء مجلس الإدارة والجمعية العمومية وتأثرهما بشكل بالأنظمة والقواعد التي تحكم عمل الجمعيات الاهلية في الاتي: 1.7 وسيحوي التقرير التوصيات التي يرى مجلس إدارة الجمعية المؤقت ضرورة العمل بها 2.1 تكوين الجمعية العمومية: تتكون الجمعية العمومية في جمعية كرم من أعضاء تربط بينهم علاقات قربى من الدرجة الأولى الى الرابعة. وعضوية الجمعية مقفلة بشكل شبه تام حتى نهاية او أخرى على أداء الجمعية العمومية اذا كان دخول أعضاء جدد في تكوين الجمعية حتى نهاية 2023 فالمخطط أعلاه يوضح ارقام المسجلين في عضوية الجمعية منذ النشأة حتى نهاية عام 2023 مثل هذا التكوين بشكل مباشر على اداء الجمعية العمومية وبالتالي أداء الجمعية الا ان احتمالية سبيل المثال لم توافق الجمعية العمومية في اجتماعها العادي رقم 7 المنعقد بتاريخ 16 أغسطس رسم توضيحي 1 مخطط اعداد المسجلين في العضوية / السنة 2023 م على السماح بترشح أيا من أعضاء المجالس السابقة لدورة ثالثة بشكل مجمل. معتاد ان يكون في الجمعيات بكل هذا الاجمال. وسيظل تعديل تكوين الجمعية العمومية ليكون أكثر تنوعا وشمولية تحديا لاي مجلس إدارة للجمعية ذلك ان مثل هذا التكوين وان كان هناك ما يوحى بوجود صراع داخلي بين أعضاء العمومية سيسعى لتسجيل أعضاء جدد من ذات الاسر لإبقاء الجمعية العمومية محصورة في هذا التكوين. ويمكن لاي مجلس إذا ما اعطي وقتا كافيا ان يضيف أعضاء جدد للجمعية العمومية على الجديد يحتاج على الأقل الى 6 أشهر ليتمكن من التصويت في اجتماعات العمومية. 2.2 أداء الجمعية العمومية: حدد نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية بجلاء دور الجمعية العمومية كأعلى هيئة إدارية في الجمعية وجعل اجتماعات الجمعية العمومية العادية وغير العادية أداة رئيسية في الرقابة على مجلس الإدارة وتوجيهه 1 اجتماعات الجمعية العمومية من ناحية العدد : تظهر الوثائق الموجودة في الجمعية أن الجمعية العمومية عقدت ثمان اجتماعات عادية 1. الحد الأدنى من الاجتماعات العادية التي كان يجب على الجمعية عقدها منذ التأسيس حتى نهاية 2024 هي اثني عشر اجتماعا على الاقل بواقع اجتماع 2. لا يوجد في الوثائق المتوفرة في أرشيف الجمعية ما يثبت ان الجمعية عقدت اجتماعات عادية في الأعوام 2015 و 2017 و 2018 و 2024 رسم توضيحي 3 عدد الاجتماعات المنعقدة نسبة الى الاجتماعات الواجب عقدها كما تجدر الإشارة الى أن الاجتماعات العادية المنعقدة في الوقت النظامي لعقد اجتماع الجمعية العمومية وهي الأربعة أشهر الأولى من العام اقل بكثير من الاجتماعات التي عقدتها الجمعية العمومية في وقتها غير النظامي. فمن اجمالي ثمان اجتماعات عادية هناك ثلاث اجتماعات عُقدت في وقتها النظامي وخمس اجتماعات عُقدت بعد مرور وعلى الرغم من أنه قد يكون هناك أسباب أدت الى تأخير عقد بعض الاجتماعات لكن بهذا العدد وهذا الفقد يكون هذا مؤشر من مؤشرات غياب دور الجمعية العمومية. 2 عدد الحض و ر في اجتماعات العمومية نسبة الى عدد الأعضاء المسجلين: من الملاحظ انه يندر ان يُعقد اجتماع للجمعية العمومية سواء كان اجتماعا عاديا او غير عادي يندر ان يحضر جميع أعضاء الجمعية العمومية. الأعضاء عن حضور اجتماعات العمومية ما يزيد على 40 % من اجمالي عدد الأعضاء رسم توضيحي 4 عدد الاجتماعات المنعقدة في الوقت النظامي مقارنة بالاجتماعات المنعقدة بعد الوقت النظامي الاجتماعات العادية بعد الوقت النظامي الاجتماعات العادية في الوقت النظامي وقت عقد الاجتماعات العادية للعمومية وهذا مؤشر على غياب دور بعض أعضاء الجمعية العمومية عن حضور اهم الأدوات النظامية لمتابعة اعمال الجمعية ومساندتها وتدقيق ومراجعة أداء الجمعية العام. تجدر الإشارة الى انه لم تتم الإشارة الى مدى تدقيق القائمين على اجتماعات الجمعية العمومية على نظامية حضور أيا من الأعضاء للاجتماعات من حيث سداد رسم توضيحي 5 مقارنة عدد الأعضاء المسجلين الى عدد الأعضاء الحاضرين لكل اجتماع جمعية عمومي ة رسم توضيحي 6 النسبة المؤية لعدد الحضور بالنسبة لعدد أعضاء الجمعية المسجلين لكل اجتما ع 3 قرارات الجمعية العمومية في الاجتماعات العادية وغير العادية ومطابقتها لمتطلبات اجتماعات الجمعية العمومية العادية وغير العادية الموثقة في الجمعية تظهر ضعفا 1. لم تقم الجمعية العمومية بمناقشة تقرير مجلس الإدارة عن أعمال الجمعية ونشاطاتها وهذا لم يناقش في كل الاجتماعات فيما عدا الاجتماع الثاني 2. لم تقم الجمعية العمومية بإقرار مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية الجديدة. 3. ولم تقم الجمعية العمومية بإبراء ذمة مجلس الإدارة السابق. اما مجلس الدورة الثالثة فقد حل بقرار الوزير الإداري . 4. لم تقم الجمعية العمومية بتعيين محاسب قانوني مرخص له؛ في السنوات التي احالت الوزارة والمركز الوطني هذا الامر للجمعيات و 2024 أي قرار في هذا الشأن . من اجتماعاتها. دون الصفحة 9 من 24 ليشمل منطقة مكة المكرمة – لم يتخذ في هذا القرار اجراء جاد حتى تاريخه . ويظهر من السرد أعلاه ان امتثال الجمعية العمومية للمادة الرابعة عشرة من نظام الجمعيات 3 نص الفقرة 2 من المادة 14 من نظام الجمعيات و المؤسسات الأهلية "إقرار مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية الجديدة. " " وتجديد مدة عضويتهم ، " الصفحة 10 من 24 الصفحة 11 من 24 متسما بالغياب المؤثر وغير الملائم للدور الذي تتطلبه الأنظمة وهذا نشأ عنه ضعف الرقابة على أداء مجالس الإدارة المختلفة وبالتالي الإدارة التنفيذية. للجمعية. ولا ينفي هذا الدور الفردي الإيجابي لبعض أعضاء الجمعية العمومية في مساندة والادارة التنفيذية القيام بها. ولذلك ننص ح وبشدة بتفعيل الفقرة الأولى من المادة العشرون من اللائحة التنفيذية 8 المادة العشرون من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الاهلية الفقرة الأولى "للمركز الحق في اتخاذ ما يراه مناسبا من الصفحة 12 من 24 3 أداء مجالس الإدارة العام وما يتبعه من لجان وإدارة تنفيذية . يظهر بجلاء من خلال الفصل السابق والمتعلق بأداء الجمعية العمومية وهي السلطة دور الجمعية العمومية. فغياب دور الجمعية الرقابي والتوجيهي والتصحيحي جعل مجالس الإدارة تتصرف فهو شديد التأث ير ولا ينفي هذا وجود جهود فردية جيدة . للجمعية. حتى ان محاضر الاجتماعات الخاصة بمجالس الإدارة تشير الى هذا الصراع بصور مختلفة ومنذ الاجتماع الأول 9 وتكررت هذه الملاحظة في اجتماعات لاحقة مما جعل المجلس الأول في اجتماعه الأول يطلب من الأعضاء التعامل بسرية حول اعمال المجلس مما يناقض معيار الشفافية. تواقيع مكتملة. شكل توضيحي 8 من محضر اجتماع الجمعية الاول وفيه التنبيه الى ان هناك تعليقات سلبية على اعضاء الجمعية الصفحة 13 من 24 1. من الملاحظ انه منذ بدء عمل المجالس كان نمط الأداء التنفيذي التفصيلي هو الا أن استمراره معظم فترة المجالس السابقة سبب خللا إداريا يتمثل في البسيطة . -2 قلة او انعدام الأنظمة والسياسات الإدارية التي تحكم سير العمل في الجمعية والمعتمدة ومنها على سبيل المثا ل لا الحصر ما يل ي : )قام المجلس الحالي بمراجعة اللائحة لاعتمادها من قوى( -2 لم تعتمد المجالس السابقة تعديلات اللائحة الأساسية للجمعية وبالتالي فلم تعتمدها الجمعية العمومية )قام المجلس الحالي باعتماد تعديلات اللائحة الأساسية ومراجعتها تمهيدا لاعتمادها من الجمعية العمومية في اجتماعها الأول من عام 2025 -3 معظم اللجا ن السابقة التي انشأتها المجالس وهي كثيرة ومتنوعة لا توجد لها سياسات موثقة ومعتمدة من مجلس الإدارة او الجمعية العمومية وبعضها لا توجد وثائق تشير حتى الصفحة 14 من 24 وبالتالي فلا تظهر أي نتائج إيجابية من معظمها. رسم توضيحي 11 قائمة اللجان واهم معلوماتها لاختلاف الآراء وكثرة التداخل فكان من الطبيعي الا يوجد نظام وصف وظيفي لمهام المرعية نظام العمل ولائحته التنفيذية ونظام المؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية كما لا يوجد مصفوفة صلاحيات في الجمعية. )قام المجلس الحالي بإعادة هيكلة الإدارا ت والوظائف والعلاقات التنظيمية بين الأقسام المختلف و العمل جار لتطوير المنظومة الإدارية ومصفوفة الصلاحيات بما يتناسب مع الأنظمة ووضع الجمعية ( الصفحة 15 من 24 يتركون العمل كون هناك عدد من المستويات الإدارية المتضاربة فهناك على سبيل المثال هناك مدراء متعددين من أعضاء مجلس الإدارة يتدخلون مباشرة في اعمال الإدارة التنفيذي ة كل هذا أدى الى ضعف في الاستقرار الإداري للجمعية وسرعة تغيير الكوادر الوظيفية وضعف قدرة الجمعية على إعداد كوادر مستديمة تعمل بصورة مؤسسية. نجد ان برامج تقييم الأداء والتامين الصحي تطبق بشكل غير مهني على بعض الموظفين رسم توضيحي 12 من محضر مجلس الادارة الاول متطلبات أنظمة الدولة ( هذه الملاحظات هي ملاحظات عامة وهناك تفاصيل كثيرة تتعلق بالأداء الإداري في الصفحة 17 من 24 بناء علية استنتاج الاتي : التصنيف العام للإيرادات منذ نشأة الجمعية حتى نهاية 2023 م والاجماليا ت -1 يظهر في الشكل أعلاه الإيرادات الكلية للجمعية منذ النشأة الى نهاية العام 276 الأوقاف الأنشطة الأخرى . -4 أحد اهم التحديات التي ستواجه الجمعية هو تصنيف العينيات فهي في الميزانيات العمومية غير مصنفة فيما يخص العينيات الواردة كزكاة والعينيات إذ ينص نظا م منعدم على وجه التقريب. وتعد مؤشرا سلبيا التنفيذية . مصنفة في الميزانيات كونها زكاة او تبرع عام. -3 مع ان الإيرادات النقدية بأنواعها تشكل 10 % من اجمالي الإيرادات الى % الاستدامة المالية تشكل نسبة 2. وهذه الإيرادات هي الإيرادات التي يمكن ان تسهم بشكل جيد في برامج الاستدامة المالية وتطوير الأداء التشغيلي للجمعية. -4 على الرغم من ان هناك محاولة جيدة كنفطة بداية لإيجاد وقف نقدي فعلى الرغم من وجود مبلغ 198, 276 كتبرعات وقفية الا ان اجمالي معطل مع كفاءة نظّار الوقف المعروفة. سلبيا للغاية عطل المبالغ الوقفية. ومما ينبغي ملاحظته ان الملاحظات اعلاه عامة لغرض الإشارة الى وجوب المراجعة الصفحة 21 من 24 ولا تشمل الأصول غير المنقولة ولا الأوقاف كما في الميزانيات أي أصول او اوقاف مصاريف تشطيبها كمصروفات عامة. المالية مما يجعل ادارتها ماليا واداريا يشوبه النقص والخطأ الصفحة 22 من 24 المقيدة النقدية. والآلات والمعدات وضبط نسب الاهلاك لتكون متطابقة مع أنظمة هيئة في اللائحة الأساسية ولا بسجلها التجاري وهو نشاط ذا طبيعة تجارية ومبالغ مستلمة من الملاك مقابل التشغيل والصيانة مما يعرض الجمعية للمخاطر التنظيمية وعقوبات الجهات المنظمة ويجب تعديل ذلك في القوائم -5 هناك ملاحظات على صرف المساعدات النقدية من المستغرب ان لا يكون وهي منفذة الصفحة 23 من 24 والذي بمجمله يشير الى ضعف عام في الالتزام بالأنظمة المرعية على مستويات مختلفة وبملاحظات ومخالفات مختلفة حسب علاقة الجمعية بالنظام واهمها : • نظام العمل السعودي ولائحته التنفيذية وعلى هذا يمكن الخلوص الى التوصيات التالية: مرضي ولا يمكن تفسير سببه أو تبريره. وبحالة تكوين الجمعية العمومية وقد يكون الحل الجذري ان يتخذ المركز قرار بحل الجمعية العمومية. وتحويل الجمعية الى جمعية تعمل عملا مؤسسيا منضبطا بضوابط الأنظمة المرعية وقواعد الحوكمة . -3 إعطاء وقتا كافيا لاي مجلس إدارة مشكل من خارج العمومية لدورة حقوق التصويت والتي لا تستحق الا بعد مرور ستة أشهر من -4 ويمكن أيضا دمج الجمعية مع جمعية أخرى في ذات التخصص حال عدم القدرة على الحلول أعلاه -5 اما أعضاء مجلس الإدارة في دورته الأولى ودورته الثانية والثالثة الترشح لعضوية مجلس الإدارة في الفترات القادمة. إن لم تقم الجهات المسئولة بإلغاء عضويتهم في الجمعية العمومية.