تتضمن بعض العوامل التي تبرر فوائد التخطيط ما يلي:يخلق مزايا تنافسيةيساعد على تحديد الأهداف والأولوياتالعمل بدون هدف يشبه رحلة بدون وجهة. لا يمكن لأي منظمة أن تنجح دون أن تكون واضحًا بشأن الأهداف. يبدأ التخطيط بتحديد الأهداف التي تشكل جوهر عملية التخطيط.عتمد فعالية التخطيط الرسمي في المقام الأول على وضوح الأهداف. “إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب ، فلن يوصلك أي طريق إلى هناك.” بمجرد تحديد الأهداف ، يقرر التخطيط الأساليب والإجراءات والخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف. (يجب أن تكون الأهداف عملية ومقبولة وقابلة للتحقيق).يتضمن التخطيط عملية إنشاء أهداف واقعية لتحقيقها. توفر هذه الأهداف التوجيه وتهدف جميع قرارات التخطيط إلى تحقيق هذه الأهداف.تعزز الخطط باستمرار أهمية هذه الأهداف من خلال التركيز عليها. وهذا يضمن الاستفادة المثلى من وقت الإدارة وجهدها. لا توجد طريقة أخرى للنجاح. » بابلو بيكاسو ،تساعد الأهداف المحددة في عملية التخطيط الموظفين على معرفة ما يتوقع منهم تحقيقه ؛ متى؛ بأي سعر وبأي عملية. إذا كانت الأهداف محددة جيدًا ،تعني أهمية التركيز على الأهداف أن يعرف الجميع ما هو متوقع منها ويمكنه العمل عليه بوضوح. وبالتالي ، فإن وضوح الأهداف من جانب الموظفين يحفزهم على المساهمة بشكل منتج في تحقيق الأهداف. بدون تخطيط واضح ، سيضيع الموظفون وقتهم وطاقتهم في أنشطة غير منتجة داخل المنظمة.يعرف كل موظف في بيئة عمل مجدولة المهام التي يتعين القيام بها والجدول الزمني الذي يجب تنفيذ العمل فيه. بالإضافة إلى ذلك ، يسهل التخطيط التفويض الفعال للسلطة للعمل ، ويزيل فجوات الاتصال ، ويؤمن التعاون الطوعي من أصحاب العمل. إنه يغرس في الموظفين الشعور بالمشاركة والالتزام وروح الفريق. مما يتيح تطوير الأهداف التكتيكية. وبالتالي ، فإن الغرض الواضح منه هو توفير التوجيهات التي ينبغي توجيه الجهود لتحقيق النتائج المرجوة بأكثر الطرق فعالية ممكنة.يؤدي التخطيط الاستراتيجي إلى تحديد الأهداف الاستراتيجية ، والتي ستؤدي إلى أهداف تكتيكية ، والتي بدورها ستلهم الأهداف والتخطيط التشغيلي.يُظهر التخطيط أهداف كل قسم تنظيمي ويساعد المديرين على تحديد أولويات الأنشطة بناءً على صلتها بالهدف. يتم تحديد أهداف المنظمة بكلمات بسيطة وواضحة عند توصيل الخطة المعتمدة.في نظريته – نظرية الادارة بالأهداف MBO – ، يقترح دراكر أنه يجب إعطاء كل مدير أهدافًا واضحة لتحقيقها. يساعد التخطيط على تحديد الأهداف والأولويات للمديرين.عندما لا يعرف المدير ما يجب فعله ، لا يمكنه أن يطلب من مرؤوسيه القيام بالعمل الأساسي لتحقيق النتيجة النهائية. مما يعرض للخطر الاستقرار والنمو وكذلك نجاح العمل.من ناحية أخرى ، فقد لا يكون من الممكن لهم تكريس اهتمام متساوٍ لجميع هذه الأنشطة المفروضة عليهم. بدون التخطيط ، يخاطر المدير والأعضاء الآخرون في المنظمة بالضياع في متاهة الأنشطة الروتينية وفقدان البصر للأهداف العامة التي تعمل المنظمة من أجلها.وبالتالي يمكن تأجيل بعض الأنشطة إلى وقت لاحق أو حتى تفويضها إلى المرؤوسين إذا اعتبروا أقل صلة بمسؤوليات المدير أو أهدافه الخاصة.كلمات الخبراءالنهج المنطقي بسيط للغاية ، وتطوير البرامج ، ووضع الميزانيات.1 °) الخطوة الأولى هي تحديد الأهداف. مثل: مكافأة المساهمين بشكل مناسب ، والريادة في سوقها ، غالبًا ما تكون الأهداف قابلة للقياس الكمي (معدل الدوران ، الربح ، معدل النمو) وهي محدودة في الوقت ، بشكل عام على مدى عدة سنوات. ثم يتم تنشيط “ديناميكية” الأهداف ، وتحويلها إلى إجراءات دقيقة ، على المدى الأقصر ، يتعين تحقيقها.2 °) المرحلة الثانية تتمثل في وضع برامج العمل. الإنتاج ، إلخ). تهدف إلى تحقيق نتائج معينة ، لتحقيق أداء معين: إذا كان الهدف هو أن تكون أكثر قدرة على المنافسة ، فسيكون الهدف هو خفض تكلفة الإنتاج ، وإعادة تنظيم العمل ، وما إلى ذلك.يتم تطوير هذه البرامج بشكل عام على مدى عدة سنوات. يتم تحديدها كمياً بقدر ما ستؤدي إلى التزامات إنفاق متعددة السنوات.3 °) بمجرد تحديد البرامج ، يتم إصدار الخطة سنويًا في شكل ميزانيات. يتم تقسيم هذه الميزانيات حسب الخدمة ، بما يتوافق مع وظيفة محددة: رئيس الخدمة مسؤول عن تنفيذ الميزانية ، وتحقيق النتائج التي تم تحديدها مسبقًا.التخطيط يطمئن أصحاب المصلحةأصحاب المصلحة هم أشخاص أو مجموعات أو منظمات تتأثر مباشرة بأنشطة المنظمة. يمكننا الاستشهاد بالمساهمين والمانحين والسلطات العامة والموظفين والموردين والعملاء ، إلخ.من المهم إبقاء أصحاب المصلحة سعداء طوال دورة حياة عملك. فإن تطوير مؤسستك يخاطر بالتعرض للخطر أو حتى يؤدي إلى الفشل.لذلك ، فإن فهم من هم أصحاب المصلحة وما يحتاجون إليه وكيفية إرضائهم سيقطع شوطًا طويلاً في ضمان أن فريقك يلبي توقعاتك. الموردين ، إلخ.يدرك جميع المديرين أن الخطة القوية ضرورية لإقناع الدائنين والمستثمرين وإقناعهم بدعمهم على وجه الخصوص. إن وجود خطة عمل رسمية وجريئة ولكن لا تزال واقعية سيكون له تأثير كبير إذا كنت بحاجة إلى تمويل استثماراتك أو تطويرك.إن توفر أهداف واضحة وخطة رسمية يظهر أيضًا مسؤوليتك الاجتماعية ويزيد من ثقة الموظف والعميل.غالبًا ما يحتاج أصحاب المصلحة إلى إقناع المديرين بصحة الخطوات المهمة التي اتخذوها تجاه المنظمة.التخطيط يحسن تخصيص المواردالخطط تساهم في استخدام أفضل للموارد. موارد الشركة محدودة ويمكن تخصيصها لعدد من الأغراض. تضمن الخطط تحقيق أفضل النتائج من خلال تخصيص الموارد في الوقت المناسب والمكان المناسب. بدون خطط مناسبة ، يمكن تحويل الموارد إلى أنشطة أو مهام غير ذات أولوية.سيقرر التخطيط الجيد ، على سبيل المثال ، ما إذا كان ينبغي تخصيص الموارد المالية لتدريب الموظفين الحاليين أو لتعيين أشخاص جدد. في حالة عدم وجود تخطيط ، سيكون القرار تعسفيًا وقد يؤدي إلى استخدام الأموال في آفاق غير مربحة.يضمن التخطيط الاستخدام الفعال للموارد (البشرية والمادية والمالية). يهدف إلى تنفيذ الإجراءات المستقبلية بأكثر الطرق فعالية ممكنة. يجعل استخدام الموارد البشرية والمادية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. يمكنك رؤية الكثير من الفرص لتقليل النفقات.من خلال الأسئلة التي تم تناولها مثل متى وأين وكيف وماذا ولماذا ، يمكن معالجة الفوضى والصدمات مسبقًا.من شأن التخطيط الفعال أن يتجنب دائمًا التداخل وإهدار الأنشطة وازدواجية الجهود والموارد. سوف يساعد على تجنب الفوضى والارتباك.نظرًا لأن التخطيط يضمن الدقة في الفهم والعمل ، ويتم تجنب الهدر وزيادة الكفاءة وتقليل التكاليف.يحسن اتخاذ القرارصنع القرار هي عملية اختيار مسار العمل من بديلين أو أكثر. لذلك يلعب التخطيط دورًا حيويًا في اتخاذ القرارات المهمة.تسهل الأهداف المخططة معايير تقييم خطط العمل المختلفة واختيار البديل الأفضل. يتضمن التخطيط التنبؤ بالظروف المستقبلية ، وهو أمر مفيد في منع القرارات المتسرعة والإجراءات العشوائية.يسهل التخطيط اتخاذ القرار من خلال اختيار مسار العمل الأكثر جدوى والموارد التي يمكن أن تقود الشركة لتحقيق أهدافها النهائية. عند أداء الأنشطة المختلفة ، غالبًا ما يتعين على المديرين اتخاذ القرارات. مثل هذه القرارات أسهل بكثير في اتخاذها وتكون أقل عرضة للخطأ إذا كانت مدعومة بالتخطيط الجيد الذي تم إجراؤه مسبقًا.يحسن التخطيط عمليات صنع القرار وإدارة الوقت بطريقتين.أولاً ، وبالتالي يسألون أنفسهم كيف يمكن لمسارات العمل البديلة أن تسهل أو تؤخر تحقيق هذا الهدف.ثانياً ، تسمح الخطة للمديرين بأن يكونوا أكثر تطلعاً للمستقبل. بوجود خارطة طريق واضحة ، يمكنهم التفكير في تأثير القرار المعتمد على بعض المهام والأنشطة طويلة الأجل. يجب على المدير تقييم كل خيار واختيار الخطة الأكثر قابلية للتطبيق. يمكن أن تؤدي القرارات إلى نتائج غير مرغوب فيها وستوجه الأنشطة نحو أهداف غير مؤكدة.في الواقع ، يجب عليه التفكير في تأثير قرار معين على الخطة الشاملة وأهداف الشركة.يحسن التنسيق والتعاونالتخطيط يسهل التنسيق الجيد. ومن قبل من ، ومتى. يُعد برنامج الأنشطة المخطط له أساسًا لتنسيق جهود مختلف الأقسام والإدارات والأفراد.غالبًا ما يتم تنسيق خطط جميع الإدارات في المنظمة بشكل جيد مع بعضها البعض. وكذلك الخطط قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى. مثل هذا التنسيق المناسب ممكن فقط من خلال التخطيط الفعال. تعمل الإدارات المختلفة وفقًا للخطط العامة للمنظمة. وبالتالي ، هناك انسجام في المنظمة وتجنب ازدواجية الجهود وتضارب الاختصاصات.يساعد التخطيط الإدارة على تحفيز الفرد لتحقيق الأهداف أو الأهداف المشتركة. يوفر التخطيط أهدافًا محددة جيدًا ووحدة الاتجاه وسياسات وإجراءات وبرامج جيدة التطور. كل ذلك يساهم في تحقيق التعاون والتنسيق الكاملين ، وبالتالي تجنب الازدواجية والصراعات بين الإدارات.بالإضافة إلى ذلك ، يسهل التخطيط بناء الفرق والتعاون فيما بينها. يعزز التخطيط روح الفريق وروح التعاون.عند اكتمال الخطة وإبلاغها إلى أعضاء المنظمة ، يعرف الجميع ما هي مسؤولياتهم وكيف تحتاج المناطق الأخرى في المنظمة إلى مساعدتهم وخبراتهم لإكمال المهام المعينة. إنهم يدركون كيف يساهم عملهم في نجاح المنظمة ككل ويمكن أن يفخروا بمساهماتهم.التخطيط والتحكم مثل التوائم الملتصقة. لا يذهب أحد دون الآخر. لا يعني التخطيط التفكير في المستقبل فحسب ، بل يعني أيضًا التصرف وفقًا لذلك.لا يمكن للمدير مراقبة ما هو غير متوقع والتحكم فيه. وبالتالي ، يساعد التخطيط المدير على تقييم أداء المرؤوسين من خلال تزويده بالمعيار الذي يمكنه من خلاله قياسه واتخاذ الإجراءات الصحيحة في الوقت المناسب.يتضمن التحكم التحليل المستمر وقياس العمليات الفعلية مقابل المعايير المعمول بها. يتم وضع هذه المعايير وفقًا للأهداف المراد تحقيقها. يلعب دورًا مهمًا في تسهيل وظائف التحكم والتنسيق. غالبًا ما يُنظر إلى التحكم على أنه امتداد لعملية التخطيط بسبب ترابط التحكم في التخطيطمن خلال المراقبة ، ويتم تحديد الانحرافات (إن وجدت) وتقييمها وتصحيحها. من المستحيل تحقيق مثل هذه السيطرة دون التخطيط السليم. يصبح التخطيط ضروريًا للحفاظ على تحكم جيد.يحدد التخطيط أيضًا معايير تقييم الأداء. بدون هذه المعايير ، لا يمكن للمديرين التدخل واتخاذ إجراءات تصحيحية للبقاء على المسار الصحيح ، مما قد يهدد أيضًا تحقيق الهدف.يمكن للخطط المتطورة أن تسهل عملية التحكم بطريقتين:أولاً ،ثانيًا ، يوفر التخطيط بيانات كمية تجعل من السهل مقارنة الأداء الفعلي من الناحية الكمية ، ليس فقط مع توقعات المنظمة ولكن أيضًا مع معايير الصناعة أو توقعات السوق.يقلل من عدم اليقينكل عمل حديث يخضع للعديد من التغييرات والمخاطر التي تفرضها البيئة. حتى أكبر الشركات لا تستطيع التحكم في البيئة الاقتصادية والتنافسية من حولها. تقع الأحداث غير المتوقعة ويجب التعامل معها بسرعة قبل أن تصبح العواقب المالية السلبية لهذه الأحداث خطيرة. ولكن إدارة المخاطر ضرورية لنجاح المنظمة. التخطيط على وجه التحديد نشاط يسمح للمدير بتوقع وتوقع هذه التغييرات وهذه المخاطر ، تمامًا كما يسمح أيضًا باتخاذ الاحتياطات اللازمة للتغلب على هذه المخاطر وتخفيفها.الخطة تشبه الخريطة. عندما تتبع خطة ، ومدى بُعدك عن وجهتك. إن معرفة مكانك هو المفتاح لاتخاذ قرارات جيدة حول المكان الذي يجب أن تذهب إليه أو ما يجب القيام به بعد ذلك.يمكّن التخطيط المنظمة من التعامل مع عدم اليقين والتغيير. يمكن للشركة توقع الأحداث المستقبلية واتخاذ الترتيبات اللازمة لها. من خلال التحديد المسبق للمهام المطلوب إنجازها ، يلاحظ المخطط كيفية التعامل مع التغييرات والآثار غير المتوقعة.وبالتالي ، فإن التخطيط يقلل من احتمالات المخاطر والشكوك التي لا يمكن السيطرة عليها في المستقبل. يتعلق الأمر بتوقع جميع المخاطر والشكوك المحتملة التي قد تواجهها الشركة ، وبالتالي تقليل تكاليف الأضرار التي تلحق بالحياة (أو الصحة) والممتلكات. على سبيل المثال ، يمكن توقع المخاطر مثل حريق المصنع أو حوادث مكان العمل أو السطو وتجنبها من خلال التخطيط واتخاذ تدابير السلامة والاحتياطات.“العيش بلا هدف هو التنقل بدون بوصلة”. سيساعد التخطيط الشركة على تحقيق درجة معينة من اليقين في مستقبل غير مؤكد. عندما تتوقع الشركة وجود خطر أو فرصة للخسارة في المستقبل ، يمكنها تجنب هذه المخاطر وإيجاد طريق أفضل لتحقيق أهدافها. هذا هو مدى نجاح الشركات التي وضعت معالم على طول الطريق لتحقيق أهدافها.يجب أن يأخذ التخطيط في الاعتبار جميع الأحداث المستقبلية المخطط لها والتعرف عليها وفقًا لذلك من خلال تخصيص النشاط المناسب لجميع هذه الأحداث. لا يمكن لأي منظمة التحكم في البيئة الاقتصادية والتنافسية والقدرة على توقع التحديات ووضع خطط الطوارئ تصبح أفضل بديل.أشار بيتر دراكر إلى أن التخطيط غير قادر على القضاء تمامًا على المخاطر وعدم اليقين من القرارات في التخطيط طويل الأجل ، ولكنه يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في المساعدة على تحديد الفرص والتهديدات المحتملة وتقليل هذه المخاطر أو حالات عدم اليقين على الأقل.يشجع الابتكار والإبداعأصبح عالم اليوم والأسواق أكثر ديناميكية كل يوم. من أجل التفوق على المنافسة ، هناك حاجة إلى أفكار لإدارة وظائف العمل. يصبح الابتكار والإبداع ضروريين للنمو المستمر والازدهار المستمر للشركات.المراقبة المستمرة للبيئة للأفكار الجديدة والتطوير ضروري في التخطيط. من خلال التركيز على الحاجة إلى تحقيق الهدف ، يمكن للموظفين أو الإدارة تحديد فرص تطوير أعمال جديدة ، أو اقتراح منتجات أو خدمات جديدة ، أو اكتشاف أسواق مستهدفة جديدة. يعزز التخطيط الأفكار الجديدة والمنتجات الجديدة والعلاقات الجديدة وبالتالي يعزز الابتكار والإبداع.يشجع التخطيط هذه الأفكار المبتكرة. يساعد المديرين على التعبير عن إبداعهم وابتكارهم. أثناء عملية التخطيط ، نظرًا لأن هذه هي الوظيفة الأساسية للإدارة ، يمكن أن تتخذ الأساليب الجديدة شكل خطط فعلية.إنه المشروع الأكثر تحفيزًا للإدارة لأنه يقود جميع الإجراءات المخططة الموجهة نحو النمو والشركة. يصبح التخطيط عملية مستمرة تشجع التفكير الاستراتيجي الإبداعي والابتكار. تواجه الإدارة تحديًا ليس فقط في حل المشكلات المستقبلية ، ولكن أيضًا لتحقيق أقصى استفادة من الظروف المواتية.الاستخدام الجيد للموارد ، وقدرة أكبر على التعامل مع التغييرات الناشئة عن بيئة ديناميكية ، وتعاون الموظفين ، واختيار أفضل بديل ، وما إلى ذلك ، مما يسمح للمنظمة أن يكون فعالاً في جميع جوانبه الوظيفية.يوضح التخطيط الفعال مسؤوليات وتوقعات كل قسم وفريق وعضو في الفريق. هذا يضمن عدم تداخل الأنشطة ويحسن التنسيق.في الوقت نفسه ، يساعد في تحديد النشاط الذي يؤدي إلى الإسراف ولا يساهم في تحقيق الهدف. لن يؤدي التخلص من هذه الأنشطة إلى تقليل الهدر وتوفير الوقت والموارد الثمين فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى تحسين الإنتاجية والتحفيز.“الحظ الجيد هو ما يحدث عندما تلتقي الفرصة بالتخطيط. “ توماس أديسونالتخطيط يحسن إدارة الوقت. ربما يكون الوقت هو أهم مورد للمديرين.يضع التخطيط معيارًا للتحكم في الهدف. وبالتالي ، يتم تجنب الأنشطة غير الضرورية والتي لا هدف لها. يقرر ماذا ينتج وكيف ينتج. لذلك ، من الممكن استخدام الموارد بكفاءة.تشجع الخطة الجيدة موظفي المنظمة وتعطيهم إحساسًا بالمشاركة الفعالة. مع قياس النجاح بعوامل مثل العائد على الاستثمار ، وحجم المبيعات ، والعائد على السهم ، وما إلى ذلك.تكشف هذه الدراسات أن الشركات التي تشارك في التخطيط الرسمي تؤدي باستمرار أداءً أفضل من الشركات التي ليس لديها تخطيط رسمي.يتضمن التخطيط رؤية واقعية لنقاط القوة والضعف في المنظمة. إنه يساعد المؤسسات على الحصول على رؤية واقعية لنقاط القوة والضعف الحالية لديها مقارنة بمنافسيها الرئيسيين ،أنظر أيضاً: ما هو تحليل سواتالتنبؤ الذكي لاتجاهات السوق ، والتسعير الاستراتيجي ، والتوزيع والترويج ، والتخطيط الفعال للمنتج ، وما إلى ذلك. كما أنه يساعد في تحديد التهديدات والفرص البيئية. ومن ثم تطوير استراتيجيات التسويق للاستفادة من نقاط الضعف هذه.قد يتضمن التخطيط زيادة القدرة ، وتغييرات في أساليب العمل ، وتغييرات الجودة ،