أداة تجمع قواعد الحفظ بالنسبة إلى سائر أنواع الملفات والوثائق المتداولة لدى مؤسسة ما.  وتحدد كذلك مدة حفظ الوثيقة أو الملف كأرشيف وسيط على ذمة الجهة المنشئة و تحدد نهاية المصير النهائي الذي يؤول إليه الملف أو الوثيقة وهو إما الإتلاف أو الترحيل إلى