السجل الشامل لخنادق الحفرية : وهو سجل يشمل قائمة بكل الخنادق التي حفرت و به سجل للمباني والبقع طبقية ( انظر تذييلات - ح ) ونستخلص منها عدد طبقات الحفرية والحضارات وبه سجل للقى الأثرية التي ظهرت في كل خندق الموجودة في آخر من صفحات سجل الخندق . وتحفظ صفحة لكل خندق يذكر أعلاها اسم مربع حفر المنطقة واسم الموقع والنقطة الاسترشادية لكل خندق وترقم سفلها بقعة الطبقية وتوصف البقعة مع قائمة بكل اللقى الأثرية والمكتشفات في كل بقعة طبقية . ويضاف كذلك قائمة بعدد أكياس الفخار وبأرقام اللقى الأثرية المسلسلة ٤ - سجل الفخار : يعطي قائمة بعدد الأكياس التي تحوي فخار مع ترتيبها المسلسل . كل رقم يسجل رقم المربع المحفور الذي أتت منه شقف الفخار المحفوظة في هذه وكذلك أرقام البقع الطبقية التي تنتمي لها ٥ - سجل اللقى الأثرية : يعطي رقم مسلسل لكل لقية أثرية حسب ترتيب اكتشافها . أعمدة طولية هكذا تاريخ اكتشاف اللقية ج - البقعة الطبقية التي أنت منها اللقية د - ما هي اللقية و - أبعاد ثلاثة تحدد موقع اللقية في البقعة الطبقية ويجب عمل هذه القائمة بمجرد اكتشاف اللقية مباشرة . وفي الواقع لدى مصلحة الآثار سجلات خاصة لذلك تحمل كل صفحتان من هذا السجل رقما للمصلحة ونسخة للبعثة . ٦ - سجل اللقطات ( التصوير ) shots : ويكتب اسم المنطقة واسم الموقع على غلاف السجل . ولمعرفة الأخطاء الناتجة من الجهاز أو من المصور وتقسم الصفحات عموديا إلى خانات خاصة بالتالي : وعدد اللقطات فيه كلها ، وسرعته وكلها مسجلة على علبة الفيلم نفسه - فمثلا فيلم شرائح ملونة ماركة كوداكروم ٢٠، ٢) ج - رقم اللقطة ( الصورة ) رقم (١) وتتسلسل الأرقام حتى رقم ٣٦٥، ‏A رقم مربع الحفر و ج٤) د- رقم البقعة الطبقية . الموضوع أو المنظر الذي صور و - الزاوية التي صور منها المنظر، أي المكان الذي وضعت فيه الكاميرا آلة التصوير بالنسبة للمنظر المصور - وهل وضعت الكاميرا فوق ز - فتحة العدسة F“ مثلا F8 ح - السرعة التي صورت بها الصورة مثلا 100/1 ط - الأدوات المساعدة التي استخدمت في التصوير . مثلا مرشح أصفر أو أحمر و فلتره أو عدسة مقربة أو عدسة منفرجة الخ . ل - تاريخ أخذ الصورة باليوم م - الساعة والدقيقة عند أخذ الصورة صباحا أو بعد الظهر. ي - أي ملاحظات يراد ذكرها بالنسبة للقطة أو المنظر أو خلافه أو الشخص أو صفحات من المفكرة هذه للأفلام ابيض واسود وأخرى للأفلام الملونة وأخرى للشرائح الملونة وأخرى لآلة التصوير الكبيرة و الاستوديوه . تذكر البيانات السابقة كلها خلف للصورة المطبوعة بحبر شيني لكي لا يتأثر بالماء - أو على الأقل تفاصيل موضوع الصورة و اللقطة ، والزاوية التي أخذت منها وتصف الصور كما في سجل البطاقات . card index . صندوق وتغطى بغلاف بلاستيك لحفظها ولكي لا تتسخ أو تتمزق . مثل سجل اللقطات تماما ولكن يضاف إليه رقم مسلسل للسلبيات ( يبدأ من رقم ١٠، سلبيات الآلة الثانية من ۱۰۰۱ فصاعد وإذا استعملت آلة ثالثة تبدأ سلبياتها من ۲۰۰۱ وهكذا .