لخّصلي

الاجتماع هو عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين للوصول إلى قرار نهائي، فيما يلي سنستعرض أهم ماجاء في كتاب إدارة الاجتماعات للقادة للدكتور محمد ابراهيم بدرة.

الاجتماعات: من الممكن إنجاح الاجتماعات من خلال:

توضيح مفهوم ماهية الاجتماع الفعلية.
معرفة أسباب عدم نجاح الاجتماعات.
اختبار أنواع الاجتماع المختلفة واختيار الأنسب منها.
التعريف بالمهارات والتقنيات الرئيسية وتطبيقها.
أهمية الاجتماعات:

تساعد الاجتماعات على استخدام فعّال أكثر للوقت (على صعيد المؤسسة، الفريق، أو المستوى الجماعي، أو المستوى الفردي).
تحسّن في صنع القرار لأن الاجتماعات تنتج غالباً قرارات جماعية وبالتالي موضوعية أكثر (بسبب تعدد وجهات النظر) وفي نفس الوقت تتيح للشخص الواحد المشاركة في صنع القرار.
رفع الروح المعنوية للأعضاء المشاركين بسبب مشاركتهم في عملية صنع القرار (في حال كان الاجتماع فعّالاً) ويحق لكل عضو (مهما كانت رتبته أو منصبه) صوت واحد فقط.
توفر الاجتماعات التفاعل والتواصل والنقاش بين الأفراد من كافة الاختصاصات والخبرات مما يؤدي إلى تفهم مواقف الآخرين وإتاحة الفرصة للتعبيرعن الرأي وإيصال المعلومات والبيانات.
تساهم الاجتماعات في التعرف على المشكلات والصعوبات التي تواجه إنجاز الأعمال مبكراً مما يساعد في التخطيط لها.
تبث الاجتماعات روح الانفتاح بين جميع المستويات وتعزز العلاقات الإنسانية بين الأعضاء.
أخطاء الاجتماعات القاتلة:

هدر الوقت والجهد: قد لا يبدأ الاجتماع في الوقت المحدد أو ربما يستمر إلى ما بعد الوقت المقرر لنهايته، ومن الممكن قضاء ساعات طويلة وأحياناً أياماً وشهوراً في النقاش دون التوصل إلى نتيجة تذكر.
جدول أعمال مشتّت: وهذا يؤدي إلى أسوأ أنواع الاجتماعات فهو يمضي بلا هدف وبلا تحضير من قبل كثير من المشاركين مما يجعلهم لا يشاركون فعلياً في النقاش.
عدم التوازن في المشاركة من قبل الأعضاء: وذلك بسبب بعض المشاركين من قتلة الأفكار الذين يسارعون إلى نقد فكرة قبل أن يأخذوا وقتهم في سماعها جيداً والتفكير فيها.
فشل الاجتماع في التوصل إلى قرارات سليمة: بسبب عدم التحضير الجيد أو ضعف خلفية المشاركين أو بسبب الخلافات.
عدم وضع خطط لتنفيذ القرارات الناتجة عن الاجتماعات: فما قيمة الاجتماع إذا لم تنفذ قراراته وتوصياته؟
أنواع الاجتماعات:

الاجتماعات الصغيرة: من المرجح حضور كل الأشخاص ويكون النقاش أكثر انفتاحاً وتكون السيطرة سهلة.

الاجتماعات الكبيرة: تكون هناك إمكانية لتوليد أفكار أكثر ويكون الإعداد المكاني أكثر رسمية وتكون هناك حاجة لمستوى سيطرة أعلى كما يكون مستوى احتمالات التغيب أعلى.

ويمكن تصنيف الاجتماعات أيضاً إلى :

اجتماعات عادية.
اجتماعات رسمية.
فالاجتماعات غير الرسمية أو العادية: تتميز بكونها أكثر فوضوية وحيوية وشمولية وإبداعية ويكون الروتين فيها قليلاً ولا تحتاج إلى تنظيم وضبط كبيرين ويشعر الناس بارتياح أكبر بمشاركتهم في الاجتماعات العادية وتؤدي مستويات الطاقة الأعلى إلى ملل أقل.

أما الاجتماعات الرسمية التقليدية: فتتميز بالإجراءات الرسمية وبوجود جدول أعمال مدروس وبتحديد أدوار مخصصة لسير الاجتماع وبغض النظر عن أنواع هذه الاجتماعات والتسميات المختلفة .

عوامل نجاح الاجتماعات:

إن نجاح أي اجتماع ما لا يأتي مصادقة ولا يحصل اعتباطاً بل إن ثمة عوامل تلعب دوراً كبيراً في ذلك، وهي:

القيادة الجيدة: أي عملية تنظيمية تؤمن القيادة الجيدة للاجتماع ما يلي: المحافظة على السياق، التركيز على الحصائل المطلوبة، تضمين كافة الآاء، حماية تقدم العمل، المحافظة على المشاركين، قيادة الاجتماع نحو حصيلة مقنعة.
الأغراض الواضحة: لا يمكن للاجتماع أن ينجح بدون الغرض منه لأن: الهدف سيكون مجهولاً، الأشخاص المناسبين لهذا الاجتماع لن يعرفوا فيدعوا إليه، نهاية الاجتماع ستكون مجهولة، التركيز سيغيب عن الاجتماع وبالتالي يكون غير منتج أيضاً.
الجو المريح: يضمن المناخ الملائم في الاجتماع: راحة الناس، التركيز على المطلوب أكثر منه على السلوكيات، الاحترافية.
النقد البناء: غالباً ما تكون هناك آراء ووجهات نظر عديدة مطروحة في الاجتماعات ومن المهم وجود النقد البناء من أجل: تشجيع المشاركة، التقدم نحو الحلول البارعة، استبعاد الصفة الشخصية في الفعاليات.
التوزيع العادل للفعاليات في المجموعة: أي وجود الكفاءات المناسبة في مجموعة المشاركات تظهر الحاجة إلى الكفاءات الملائمة من أجل: تحليل المعلومة، صناعة القرار، الاتصال، القيادة، إدارة الوقت، سيطرة التوثيق.
التقويم الدقيق للكفاءات ومستويات الأداء ضمن المجموعة:وهو أمر مهم لضمان حضور جميع المشاركين كما يتيح مستويات عادلة من التداخلات، إدارة الصدمات خاصة في الاجتماعات التي تتصف باتساع الاختلاف في وجهات النظر فيكون ضرورياً إدارة حالات الصراع من أجل: المحافظة على السير الصحيح للاجتماع، الحفاظ على المشاركين، ضمان نتيجة عادلة للعمل، تسهيل مشاركات غير الصداميين، مستويات عادلة من نقاط العمل، إدارة المشاركة، القدرة على التعامل الفاعل مع الاعتراضات.
يخطئ من يظن بأن المدة الزمنية الممتدة من بدء الاجتماع إلى نهايته هي وحدها التي يتوقف عليها نجاح أو فشل الاجتماع ففي الواقع أن الاجتماعات تمر بمراحل ثلاث: ما قبل الاجتماع، وأثناء الاجتماع، وما بعد الاجتماع، وفي الجزء الثاني من كتاب إدارة الاجتماعات سنستعرض مراحل الاجتماعات بشكل تفصيلي.

مسؤوليات ما قبل الاجتماع: من أجل المشاركة الفعّالة يجب أن يتضمن التحضير للاجتماع ما يلي:

معرفة مكان وزمان الاجتماع.
معرفة موضوع الاجتماع.
الحصول على كافة المعلومات ذات الصلة.
معرفة أغراض المشاركين.
ومن الممكن أن تفيد قائمة تدقيق ما قبل الاجتماع:

لاحظ توقيت ومكان الاجتماع.
خصص الوقت للإتاحة للتحضير.
اقرأ كافة الوثائق ذات العلاقة.
لاحظ التعليقات والأسئلة لديك.
اقرأ كامل جدول الأعمال بإمعان.
إذا لاحظت وجود حذف ما في الجدول اتصل بالرئيس لتصحيحه.
اتصل بالمشاركين الآخرين من أجل التشاور والنصح.
قرر فيما إذا كان حضورك ضرورياً أم لا.
مسؤوليات وسط الاجتماع:

حدّد إذا كان يتعيّن عليك حضور الاجتماع أم لا.
استعد، اطلع على جدول الأعمال.
التزم بالوقت.
اطلب توضيحاً بشأن النقاط غير الواضحة.
احضر في الوقت المحدد.
دوّن ملاحظات دقيقة لنقاط العمل التي لها صلة وثيقة بك.
اطرح وجهات نظرك الخاصة بوضوح وإيجاز.
التزم بما هو وارد في جدول الأعمال.
قم بالإصغاء وحافظ على الاتصال المباشر بالعين مع من يتكلم.
كن داعماً لأعضاء المجموعة الآخرين.
تأكد من المشاركة العادلة.
اجعل أفعالك وردود فعلك بطريقة تعزّز أداء أفراد المجموعة.
أشكال اتخاذ القرارات في الاجتماعات:

المناقشة العادية: عادة يكون شكل المناقشة العادية الأكثر شيوعاً ويستخدم إلى حد بعيد باعتباره الخيار الغيابي ولا يتم تبنيه إلا إذا تم اتخاذ قرار متعمد باستخدام أحد الأشكال الأخرى وبصفة أساسية يبين رئيس الجلسة مشكلة ثم يشجع المناقشة المفتوحة بحرية وعند الوصول لاتفاق في الرأي ينتقل رئيس الجلسة إلى موضوع جديد ويتكرر الإجراء.

العصف الذهني: هو عملية معروفة جيداً لتوليد الأفكار ويطلب من الأفراد التفكير في كل الطرق التي يمكن حل مشكلة بها، ولتنفيذ جلسة عصف ذهني ناجحة يجب اتباع القليل من القواعد البسيطة:

أولاً: يجب تشجيع الأفراد على توليد أقصى ما يمكن من الأفكار المتنوعة.
ثانياً: يجب تشجيع اقتراح بدائل فريدة وبالتحديد يجب تشجيع الأفكار المتباينة عن الممارسة أو الفلسفة الحالية.
ثالثاً: يجب نصح الأعضاء بأن ينهموا من أفكار بعضهم البعض.
رابعاً: الأهم هو ضرورة عدم قيام الأعضاء بانتقاد الأفكار عند اقتراحها بل يؤخر التقييم إلى ما بعد توليد جميع الأفكار.
اسلوب المجموعة الأسمي: يمكن التفكير في اسلوب المجموعة الأسمي باعتباره شكلاً مهيكلاً بدرجة مرتفعة للعصف الذهني، يضمن أربع مراحل:

بعد بيان المشكلة يطلب من أعضاء المجموعة تدوين أقصى ما يستطيعون من الحلول البديلة.
يطلب رئيس الجلسة من الأعضاء إعداد عن أفكارهم في شكل بيان موقع من عدة أفراد بينما يسجلها كاتب على رسم بياني أو سبورة.
تعقد مناقشة موجزة بصفة أساسية لتوضيح البنود التي تم بيانها أو تسجيلها بطريقة غامضة.
يطلب من الأعضاء التصويت للبدائل التي يفضلونها ويمكن أن يتم هذا التصويت بعدة طرق.
مسؤوليات ما بعد الاجتماع:

إن الفشل في متابعة الأعمال المددة والمخصصة في الاجتماع يعني أن الاجتماع لم يأت بثماره، ويعود سبب الفشل في الاجتماعات إلى:

الجداول المخبوءة.
نقص التركيز والانتباه.
العرقلة من خلال الاجتماعات الصغرى.
الموقف الضحل.
التحضير الهزيل.
السلوك الهزيل.
وأغلب هذه النقاط اعتيادي ومألوف ويجب التعامل معها من أجل زيادة فعالية الاجتماع.

مراحل إدارة الاجتماعات ( قيادة الاجتماع ):

أولاً: مرحلة ما قبل الاجتماع

مهما كان نوع الاجتماع فإنه توجد عدة متطلبات ينبغي توافرها قبل عقد أي اجتماع، ويكون التخطيط للاجتماع في مقدمتها، ويبرز ذلك في:

تقرير مدى ضرورة الاجتماع.
تحديد الهدف من الاجتماع.
تحديد المشاركين الملائمين.
تحديد عدد المشاركين.
تحديد الزمان والمكان.
رسم وتوزيع جدول الأعمال.
استراتيجيات التهيؤ للاجتماع
من الضروري هنا أن نشير إلى ثلاث استراتيجيات مهمة يمكن الاخذ بهم قبل بدء الاجتماع وخاصة عندما تكون هناك أطراف أخرى من خارج المنظمة أو الإدارة يمكن أن يشاركوا في الاجتماع، وهذه الاستراتيجيات هي على النحو التالي:

تحديد مسار الاجتماع: الحرص على التحضير الجيد للاجتماع وذلك بأخذ زمام المبادرة بقيادة الاجتماع بدلاً من أن يقودها المجتمعون إلى مناقشة وإقرار الموضوعات التي يرغبون فيها، لذا يتوجب على قائد الاجتماع تدوين النقاط التي يرغب في طرحها أمام كل بند في جدول أعمال الاجتماع.
اجتماع ما قبل الاجتماع: وذلك بعقد الاجتماع المسبق مع بعض الأعضاء قبل بداية الاجتماع الحقيقي هؤلاء الأشخاص قد يكونون من الأشخاص المؤيدين أو المعارضين له، وفي كلتا الحالتين فإنه بهذا الاجتماع يسعى أي كسب تأييدهم لبعض الموضوعات أو تحييدهم أو اختيار توجهاتهم في النقاش.
فهم المشاركين الآخرين: يتوجب على قائد الاجتماع الاهتمام بالمشاركين من حيث معرفة مدى اهتمامهم بموضوعات الاجتماع وخبراتهم.