لخّصلي

إدارة المشتريات هي القسم المسؤول عن توفير جميع احتياجات المؤسسة التشغيلية والإنتاجية، بدءًا من التخطيط ووضع سياسات الشراء، مرورًا بإجراء البحوث السوقية ومراجعة طلبات الشراء، وصولًا لإصدار أوامر الشراء، ومتابعة التوريد، واعتماد عملية التسليم، والتخلص من المخزون الزائد. أهميتها تنبع من دورها المحوري في تحقيق أهداف المؤسسة، وتنسيقها مع مختلف الإدارات لتحقيق الكفاءة المالية، وتوازن العرض والطلب، والامتثال للوائح والقوانين. مسؤولياتها تتضمن التخطيط، إجراء البحوث، مراجعة طلبات الشراء، الجدولة الزمنية، تحديد مستوى المخزون، إصدار أوامر الشراء، واعتماد التسليم. تهدف إلى توفير احتياجات المؤسسة بتكلفة منخفضة وجودة عالية، ودعم تنافسيتها، وبناء علاقات قوية مع الموردين، وتطوير الكوادر. تواجه تحديات كالزيادة في تكاليف المواد، وندرة الموردين، وقصور المعلومات، وقيود الميزانية. تساهم برامج إدارة المشتريات التكنولوجية في تحسين الأداء المالي من خلال أتمتة العمليات، وبناء شبكة موردين فعالة، وإدارة المخزون، وإصدار تقارير مالية دقيقة. باختصار، تُركز إدارة المشتريات على ضمان الحصول على الكمية المطلوبة، بالجودة المثالية، والسعر المناسب، وفي الوقت المحدد، ومن أفضل مصدر توريد، بما يحقق أقصى استفادة للمؤسسة.

• إدارة المشتريات هي الإدارة التي تتولى كافة المهام المتعلقة بتوفير المستلزمات التي تحتاجها المؤسسة للتشغيل والإنتاج.

• تكمن أهمية إدارة المشتريات في أدوارها المتمثلة في التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان كفاءة الأداء المالي، وتحقيق التوازن بين العرض والطلب لاحتياجات المنشأة وحجم مبيعاتها، وضمان الامتثال للوائح والقوانين المعمول بها لتنظيم عمليات المشتريات.

• تتعدد مسؤوليات إدارة المشتريات ومن أهمها التخطيط ووضع سياسات الشراء التي تناسب المؤسسة، وإجراء البحوث والدراسة اللازمة لسوق العمل والمنافسين، ومراجعة طلبات الشراء، والجدولة الزمنية للمشتريات، وتحديد مستوى المخزون، وإصدار أوامر الشراء والتوريد، واعتماد عملية التسليم.

• تتبلور أهداف إدارة المشتريات حول توفير احتياجات المؤسسة بتكلفة منخفضة وجودة عالية، ودعم تنافسية المؤسسة، وبناء شبكة علاقات مع الموردين، وإعداد كوادر مستقبلية يُمكن الاعتماد عليهم لضمان سير عمليات المشتريات كما يُرام. 

• تشتمل مراحل الشراء في إدارة المشتريات على عدة مراحل وهي استقبال طلبات الشراء ودراستها، وتحديد المُورد، وإصدار أمر الشراء، والمفاوضات وتوقيع العقود والمستندات اللازمة، واستلام الأصناف وفحصها، ومراجعة المستندات والفواتير.

• تواجه إدارة المشتريات بعض المشكلات والتحديات المتمثلة في زيادة تكاليف المواد والمنتجات، وندرة أو زيادة الموردين، وعدم امتلاك المعلومات الكافية المتعلقة بالمنتج، وقيود الميزانية المُخصصة للشراء.

• تقدم برامج إدارة المشتريات حلول تكنولوجية مفيدة لدعم الأداء المالي مثل أتمتة عمليات الشراء، وبناء شبكة الموردين وسهولة التواصل معهم، وإدارة المخزون، وإصدار التقرير المالية التي تساعد على تقييم أداء المشتريات.

ما هي إدارة المشتريات؟

هي الإدارة المسئولة عن التخطيط المسبق لتوفير كافة مستلزمات المؤسسة التي تحتاج إليها، وإجراء الرقابة عليها؛ لتحقيق أهداف المؤسسة وأداء وظائفها على أكمل وجه. وبناءً على ذلك يمكن القول إن إدارة المشتريات تُركز جهودها لإتمام عمليات الشراء بالكمية المطلوبة، والجودة المثالية، والسعر الأنسب، والوقت المحدد، ومصدر التوريد الأفضل.

أهمية إدارة المشتريات

تكتسب إدارة الشراء أهميتها من كونها عنصرًا رئيسيًا لتحقيق أهداف المؤسسة، حيث تُعتبر حلقة ضرورية تعتمد عليها الأقسام الأخرى لممارسة أنشطتها، وضمان سير العملية التشغيلية داخل المؤسسة، كما تعمل إدارة المشتريات على توفير احتياجات المؤسسة بالسعر الأنسب ومن أفضل مصدر توريد، وفي هذه الحالة تكون وظيفة إدارة المشتريات قد تمت بنسبة كبيرة كما ينبغي. 

كذلك تكتسب إدارة المشتريات أهميتها من دعم المؤسسة في تقديم خدمات وسلع متكاملة عن طريق البحث عن أنسب البدائل المتاحة في السوق، و تتراوح تكاليف المشتريات بين 40 إلى 60% من قيمة المبيعات في أغلب المؤسسات والشركات وهي نسبة كبيرة ينبغي أن يتم التعامل معها بالشكل الأمثل، وتكمن أهمية إدارة المشتريات في النقاط التالية:-

• التنسيق مع الإدارات المختلفة مثل إدارة المبيعات، وإدارة الإنتاج والتصنيع، وإدارة التسويق، وإدارة التوزيع وغيرهم للمساهمة في إتمام العمليات المشتركة بكفاءة عالية.

• التفاوض للحصول على أفضل شروط للشراء والتعاقد.

• اختيار الموردين الموثوقين والمُعتمدين، وذلك من خلال جمع كافة المعلومات والبيانات الهامة حول سمعة ومصداقية الموردين و تكاليف المشتريات، وهو ما يُتيح للمؤسسة اتخاذ القرارات الصائبة بشأن الجهات المُختارة للشراء.

• تحقيق التوازن بين العرض والطلب من خلال التحديد الدقيق لإحتياجات الشراء من المواد والمنتجات بناء على حجم المبيعات الفعلية والمتوقعة للمنشأة خلال فترة زمنية معينة.

• ضمان الامتثال للقوانين التي تنظم عمليات المشتريات وأهمها التشريعات الضريبية، والجمركية، وأعمال التفتيش من الجهات المسؤولة لضمان جودة المواد المٌستخدمة في الإنتاج والتصنيع.

• تحسين الأداء المالي للمنشأة من خلال توفير تكاليف المشتريات وتقليل الهدر.

• دعم ثقة ومصداقية المؤسسة وتحسين صورتها أمام العملاء والشركاء، فعندما تتعامل إدارة المشتريات بالمؤسسة مع موردين موثوقين، يضمن ذلك جودة المنتجات وهو ما يحقق بناء سمعة طيبة للمؤسسة في السوق.

مسئوليات إدارة المشتريات

مسئوليات إدارة المشتريات التي تحملها عاتقها كثيرة ومتعددة، مما يعكس بشكل مباشر أهمية هذه الإدارة في المؤسسة، ويمكن تحديد أهم هذه المسئوليات فيما يأتي:

· التخطيط

من مهام إدارة المشتريات التخطيط ووضع سياسة شراء محكمة وتطويرها لتناسب ظروف ومتطلبات المؤسسة، وتتحدد ملامح هذه السياسة غالبًا بناء على مجموعة من المعايير، كالكمية والحاجة والجودة والسعر ... إلخ.

· إجراء البحوث

لأن إدارة المشتريات هي عنصر التعامل المباشر مع سوق الأعمال، ينبغي أن تكون على وعي كامل بوضع السوق وتقلُّباته وهو ما يتطلب إجراء بحوث ودراسات بشكل مستمر. لذلك يعتبر من مسئوليات إدارة المشتريات جمع المعلومات ذات الصلة باحتياجات المؤسسة من مواد وخدمات، ودراسة اتجاهات أسعارها ومدى توافر كمياتها، وكذلك دراسة البدائل المناسبة.

· مراجعة طلبات الشراء

من مهام إدارة المشتريات كذلك مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الإدارات المختلفة، وفي حال كان هناك تجاوز فيها يتم مراجعة الطلبات مع الإدارة لإعادة هيكلتها بما يحقق احتياجات الإدارة ولا يتعارض مع خطة المؤسسة.

· الجدولة الزمنية للمشتريات

تعمل إدارة المشتريات على تنظيم جدول زمني لتسلُّم المشتريات، بحيث تلبي احتياجات المؤسسة وإداراتها المختلفة، كما تُراعي في ذلك الكفاء التخزينية لدى المؤسسة، مع الأخذ في الاعتبار جدولة الدفعات المالية مقابل المواد المُورَّدة.

· تحديد مستوى المخزون

تعيين مستويات المخزون من مسئوليات إدارة المشتريات التي تتم بالتعاون مع إدارة المخازن، حيث يتم تعيين مستويات المخزون بين الحد الأدنى للطلب، ونقطة إعادة الطلب، والحد الأقصى للمخزون.

· إصدار أوامر الشراء والتوريد

بعد الاتفاق مع المورد على استقدام مواد منه بكمية وسعر ومواصفات محددة، تقوم إدارة المشتريات بإصدار مستند أمر الشراء للمورد لكي يتم تزويد مخازن المؤسسة بهذه المواد، وتتابع معه عملية التسليم.

· اعتماد عملية التسليم

تعمل إدارة المشتريات بالتعاون مع الشئون القانونية على التأكد من سلامة عقود الشراء والفواتير. كما تعتمد إدارة المشتريات المواد المورّدة بعد فحصها من قِبل المختصين والتأكد من موافقتها للمواصفات المطلوبة.

· التخلص من المخزون الزائد

من مهام إدارة المشتريات كذلك تصريف الأصناف التي لم يعد لها حاجة وتسبب عبئًا على المخزون.

اقرأ ايضا:

ما هو الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها