لخّصلي

مرحلة توثيق النظم خاصة عند القيام بعمليات التنفيذ والمتابعة والتقييم والتصحيح . وتوثيق النظم يعني إعداد مستندات وصفية للنظام ككل، وتعليمات وإجراءات التشغيل، وخرائط التدفق . أي أن توثيق النظم هو تجميع لكل المستندات الخاصة بالنظم طوال دورة حياة النظم (أي خلال مراحل التخطيط والتحليل والتطوير والتصميم والتنفيذ) وحفظها بصورة منظمة للرجوع إليها مستقبلاً عند الحاجة لتحديث أو لتطوير النظم أو غيره من الأغراض الأخرى. وهناك عدة أسباب تبرر أهمية التوثيق في نظم المعلومات المحاسبية، أ) وصف كيفية عمل النظام فعملية التوثيق تساعد المستخدم في تشغيل النظام، كما تساعد العاملين الجدد في التعرف على واجباتهم ومسئولياتهم والصلاحيات المخولة لهم . جـ) تدريب مستخدمي النظم تتضمن عملية التوثيق عادة دليل استخدام للمساعدة في تشغيل النظام، وكذلك برنامج خاص لتدريب مستخدمي النظم . كما تعد مرجعاً مهماً لمخططي البرامج عند إجراء أي تعديل على البرامج الحالية . هـ) الرقابة على تطوير النظم وتكاليف الصيانة: عند استخدام برامج تطبيقية جاهزة من السوق، يجب التأكد من عملية التوثيق لتسهيل عملية التطوير والصيانة للنظام . ز) مراجعة نظام المعلومات المحاسبي: ففي حالة المراجعة فإن عملية التوثيق تسهل عمل المراجع، وبخاصة عملية تقييم نظام الرقابة الداخلية؛ وبناء عليه يقوم بتحديد نطاق عملية المراجعة . لا بد من التأكيد على ضرورة أن تكون عملية توثيق النظام مصاحبة لكل خطوة من خطوات تخطيط وتحليل وتطوير وتصميم وتنفيذ النظام . وهذه عملية على درجة كبيرة من الأهمية ؛ هذا ، ويشتمل توثيق نظام المعلومات على الوثائق الخاصة بتحديد وتحليل المشكلة والوثائق التي تصف النظام، والوثائق التي تستخدم أثناء تشغيل النظام ؛ حيث يساعد هذا التوثيق الإدارة فيما يلي :

مرحلة توثيق النظم

تعتبر عملية التوثيق في نظم المعلومات المحاسبية جزءاً مهما لنظام المعلومات . فهذه العملية توفر معلومات للمستخدم النهائي، وخاصة للإدارة والمبرمجين عند إجراءات تسجيل البيانات، والأوامر المستخدمة لتشغيل برامج الحاسب الآلي، وكيفية التدفق الفعلي للبيانات، وما إلى ذلك من الأمور المهمة، وذلك ليس فقط لغرض الاستخدام الحالي، ولكن لاستخدامها في المستقبل في حالة الرغبة أو الحاجة لتغيير النظام . فبدون التوثيق فإن قدراً كبيراً من المعلومات سوف يضيع في الأجل الطويل، فمع مرور الوقت فإن قدراً كبيراً من المعلومات قد ينسى، خاصة عند القيام بعمليات التنفيذ والمتابعة والتقييم والتصحيح .

وتوثيق النظم يعني إعداد مستندات وصفية للنظام ككل، تشمل الوصف الكتابي للنظام ككل ، وقوائم البرامج، وتعليمات وإجراءات التشغيل، وعينات من المستندات المستخدمة في النظم والتقارير والقوائم الناتجة عن النظم، وخرائط التدفق . أي أن توثيق النظم هو تجميع لكل المستندات الخاصة بالنظم طوال دورة حياة النظم (أي خلال مراحل التخطيط والتحليل والتطوير والتصميم والتنفيذ) وحفظها بصورة منظمة للرجوع إليها مستقبلاً عند الحاجة لتحديث أو لتطوير النظم أو غيره من الأغراض الأخرى. وهناك عدة أسباب تبرر أهمية التوثيق في نظم المعلومات المحاسبية، منها

ما يلي :

(أ) وصف كيفية عمل النظام فعملية التوثيق تساعد المستخدم في تشغيل النظام، وأيضاً في عمليات الإدخال والإخراج، كما تساعد العاملين الجدد في التعرف على واجباتهم ومسئولياتهم والصلاحيات المخولة لهم .

(ب) المساعدة في تصميم نظام الرقابة الداخلية: فعندما تكون وسائل الإدخال والإخراج موثقة ، يستطيع المحاسب سد الثغرات الموجودة في نظام الرقابة الداخلية .

(جـ) تدريب مستخدمي النظم تتضمن عملية التوثيق عادة دليل استخدام للمساعدة في تشغيل النظام، ومواجهة بعض المشكلات المحتملة، وكذلك برنامج خاص لتدريب مستخدمي النظم .

(د) تصميم نظم جديدة وجود وثائق للنظام الكائن تساعد محللي النظام في عملية تصميم نظام جديد أو تطوير النظام الكائن ؛ ولضمان سلامة التصميم، ولتسهيل عملية تصميم خرائط تدفق النظام الجديد، وما إلى ذلك . كما تعد مرجعاً مهماً لمخططي البرامج عند إجراء أي تعديل على البرامج الحالية .

(هـ) الرقابة على تطوير النظم وتكاليف الصيانة: عند استخدام برامج تطبيقية جاهزة من السوق، فإن عملية التوثيق تكون متوافرة، ولكن في حالة التصميم الداخلي للنظم، يجب التأكد من عملية التوثيق لتسهيل عملية التطوير والصيانة للنظام .

(و) تسهيل عملية الاتصال مع الآخرين فإن استخدام مصطلحات ولغة موحدة بين المستخدمين النهائيين أثناء التطوير والتنفيذ والتقييم ، يسهل الاتصال بالآخرين

(ز) مراجعة نظام المعلومات المحاسبي: ففي حالة المراجعة فإن عملية التوثيق تسهل عمل المراجع، وبخاصة عملية تقييم نظام الرقابة الداخلية؛ وذلك حتى يستطيع أن يحدر نقاط القوة والضعف في النظام، وبناء عليه يقوم بتحديد نطاق عملية المراجعة .

لا بد من التأكيد على ضرورة أن تكون عملية توثيق النظام مصاحبة لكل خطوة من خطوات تخطيط وتحليل وتطوير وتصميم وتنفيذ النظام . ولذلك يتطلب توثيق النظام تجميع كل المستندات الخاصة بالنظام طوال مراحل التخطيط والتحليل والتصميم والتنفيذ وحفظها بصورة منظمة للرجوع إليها مستقبلاً عند الحاجة إليها . وهذه عملية على درجة كبيرة من الأهمية ؛ لأنه في حالة عدم وجود توثيق كامل للنظام يؤدي ذلك إلى إعادة دراسة النظام بكامله إذا ظهرت الحاجة إلى إجراء أي تعديل أو تغيير في النظام. وأيضا في حالة عدم وجود توثيق كامل للبرامج سيؤدي إلى ضرورة إعادة توثيق البرامج عند ظهور الحاجة إلى تعديل المخرجات مثلاً .

هذا ، ويشتمل توثيق نظام المعلومات على الوثائق الخاصة بتحديد وتحليل المشكلة والوثائق التي تصف النظام، والأجهزة والوثائق البرامج والملفات المستخدمة، والوثائق التي تستخدم أثناء تشغيل النظام ؛ بحيث يمكن في أي وقت لاحق معرفة كيف تم تصميم النظام وكيف يعمل. كما يجب توثيق مواصفات النظام بصورة جيدة ضمن التقرير الرسمي الخاص بتصميم النظام، حيث يساعد هذا التوثيق الإدارة فيما يلي :

اختيار أحد بدائل التصميم في حالة وجود أكثر من بديل .

تحديد مدى اتفاق مواصفات النظام مع أهداف تطوير النظام، وذلك كما يعكسها الاحتياجات من المعلومات ومتطلبات النظام .

المشاركة بصورة فعالة وكاملة في مرحلة التصميم مع مصممي النظام .

ويراعى عند توثيق تصميم النظام إرفاق خطاب بتقرير تصميم النظام يلخص التصميم وأهدافه، بالإضافة إلى:

(1) تقرير مواصفات التصميم، بالإضافة إلى خرائط تدفق النظام والخرائط الأخرى. (ب) كما يتضمن تحليلات تفصيلية للتكاليف والمنافع المترتبة على التصميم .

(جـ) خطة مبدئية للتنفيذ .

(د) تأثير النظام المتوقع على الهيكل التنظيمي للمنشأة وعلى الوحدات والأجهزة الحالية التشغيل البيانات، وعلى هيكل العمالة .