لخّصلي

يتميز التحرير الإداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها من احترام التسلسل الإداري وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية والحيطة والحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أو المراسلات وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها  احترام التسلسل الإداري يقوم التنظيم الإداري في الدولة على أساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى ولابد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة الداخلية وهي احترام السلم الإداري ، بمعنى اذا وجهت رسالة الى أحد رؤسائك ، فلابد أن تطلع عليها رؤسائك المباشرين ، مثلا الى السيد مديرالتربية ، قررت ، يقترح ، ينفذ ، يلتزم ، يعرض ، يلتمس  لكن قد يتغيب المدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه ، و عليه يجب على المحرر مراعاة المسؤولية التامة عند التحرير و عدم استعمال ضمير الجمع ًٌ نحن ٌ بل يستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير  مثلا : يشرفني ، قررت ، بدلا من ، يشرفنا ، نعلمكم  أما الحذر فهو التحفظ ، في رأيي ، يظهر مما سبق  واجب المحافظة على سر المهنة تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة ، إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة , فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري , كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون تجديد مكتوب من رئيسه الإداري مميزات الأسلوب الإداري الأسلوب هو طريقة الإنشاء و اختيار الألفاظ و تأليفها للتعبير عن المعاني قصد الإفصاح، و الأسلوب العلمي، و الأسلوب الصحفي، أما الأسلوب الإداري فهو أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة يالوظيف العمومي ، وهو ما تجعله يشكل مجالا مستقلا ، ينفرد بخصائص مميزة ، وكذا بصيغ و قواعد خاصة هي  : الموضوعية حفاظا على مصداقية الإدارة العمومية و حرصا على تحقيق المصلحة العامة، يتوجب على المحرر الإداري تجنب الانقياد إلى المؤثرات الذاتية أو الخارجية و التجرد من الأحكام المسبقة أو الانحياز لجهة معينة، و تنعكس هذه الموضوعية على أسلوب الخطاب الإداري الذي ينبغي أن يترفع عن الصيغ العاطفية أو العبارات الانفعالية، و كل ما من شأنه أن يخل بمبدأ التجرد و الحياد، و يستحسن في هذا السياق استعمال لغة خطاب تتسم بالتناسق و تبرز الصفة الوظيفية للمحرر لا صفته الشخصية. و من مقتضيات الموضوعية أيضا نقل الوقائع أو سرد الأحداث على حقيقتها، أي كما حدثت فعليا، يقصد بالدقة انتقاء ألفاظ و صيغ تجنب القارئ الوقوع في مزالق الالتباس الدلالي و سوء التأويل،

يتميز التحرير الإداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها من احترام التسلسل الإداري وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية والحيطة والحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أو المراسلات وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها 

احترام التسلسل الإداري

يقوم التنظيم الإداري في الدولة على أساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى ولابد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة الداخلية وهي احترام السلم الإداري ، بمعنى اذا وجهت رسالة الى أحد رؤسائك ، فلابد أن تطلع عليها رؤسائك المباشرين ، مثلا الى السيد مديرالتربية ، بوساطة السيد مفتش التعليم الأساسي ، بوساطة السيد مدير المدرسة 

يستعمل الرئيس الاداري العبارات التالية ، قررت ، لاحظت ، أمركم ، أوجه 

أما المرؤوس فأنه ، يقترح ، ينفذ ، يلتزم ، يعرض ، يلتمس 

المسؤولية والحذر

إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري , ويقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه , والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ", لكن قد يتغيب المدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه ، و عليه يجب على المحرر مراعاة المسؤولية التامة عند التحرير و عدم استعمال ضمير الجمع ًٌ نحن ٌ بل يستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير 

مثلا : يشرفني ، أعلمكم ، قررت ، بدلا من ، يشرفنا ، نعلمكم 

أما الحذر فهو التحفظ ، وعدم تحمل المرؤوس للمسؤولية بل يترك الكلمة الأخيرة لمن بيده اتخاذ القرار فعليه أن يختار العبارات اللطيفة و الخفيفة التي لاتحمل إثباتات صريحة ، يستعمل العبارات التالية : يبدو لي ، في رأيي ، يظهر مما سبق 

واجب المحافظة على سر المهنة

تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة ، إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة , فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري , كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون تجديد مكتوب من رئيسه الإداري

مميزات الأسلوب الإداري

الأسلوب هو طريقة الإنشاء و اختيار الألفاظ و تأليفها للتعبير عن المعاني قصد الإفصاح، و هناك أنواع كثيرة من الأساليب: الأسلوب الأدبي، و الأسلوب العلمي، و الأسلوب الصحفي، أما الأسلوب الإداري فهو أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة يالوظيف العمومي ،وهو ما تجعله يشكل مجالا مستقلا ، ينفرد بخصائص مميزة ، وكذا بصيغ و قواعد خاصة هي 

: الموضوعية

حفاظا على مصداقية الإدارة العمومية و حرصا على تحقيق المصلحة العامة، يتوجب على المحرر الإداري تجنب الانقياد إلى المؤثرات الذاتية أو الخارجية و التجرد من الأحكام المسبقة أو الانحياز لجهة معينة، و تنعكس هذه الموضوعية على أسلوب الخطاب الإداري الذي ينبغي أن يترفع عن الصيغ العاطفية أو العبارات الانفعالية، و كل ما من شأنه أن يخل بمبدأ التجرد و الحياد، و يستحسن في هذا السياق استعمال لغة خطاب تتسم بالتناسق و تبرز الصفة الوظيفية للمحرر لا صفته الشخصية.

و من مقتضيات الموضوعية أيضا نقل الوقائع أو سرد الأحداث على حقيقتها، أي كما حدثت فعليا، و تجنب أي محاولة لتوجيهها وجهة ذاتية أو التأثير على القارئ بغية تكريس دلالات و أفكار معينة

: الدقة

يقصد بالدقة انتقاء ألفاظ و صيغ تجنب القارئ الوقوع في مزالق الالتباس الدلالي و سوء التأويل، و ذلك بالحرص على اختيار المفردات و العبارات التي تفيد المعاني المقصودة بدقة متناهية و تعبر عن الحدث أو الواقعة بشكل مباشر، وعليه يتوجب على المحرر التدقيق في الصياغة الإدارية، بحيث يختار من الكلمات أدقها للتعبير عن المعنى الذي يجول في ذهنه، و يتجنب الصيغ التي تؤدي إلى تشويه المعاني أو تعيق استيعابها بسهولة و يسر ، فالوثيقة الادارية صادرة عن جهة رسمية و تحمل ختما و توقيعا و ترتب آثار قانونية لذلك 

: البساطة و الوضوح

المحررات الإدارية هي وثائق موجهة إلى فئات مختلفة و متفاوتة من حيث المستويات العلمية و المعرفية، و حتى تكون هذه المحررات مفهومة و واضحة للجميع ينبغي على المحرر استخدام أسلوب بسيط و واضح ، فمثلا : الوثيقة الادارية مجسدة في القرار الاداري و ان كانت غامضة فان صاحب المصلحة طبقا للمادة 801 من قانون الاجراءات المدنية و الادارية قد يلجأ للقضاء الاداري طالبا تفسير مصطلح أو ألفاظ واردة في قرار اداري

و ترتكز هذه البساطة على استخدام المفردات المتداولة بكثرة في الحياة الإدارية و التي يستطيع القارئ استيعاب مدلولاتها بسرعة و بدون عناء، و تقصير العبارات بما يسمح بقراءتها بسهولة و يسر، و تجنب التكرار و التكلف و الصيغ الطويلة و الغامضة

رابعا: الإيجاز

يقصد بالإيجاز في الأسلوب الإداري ، هو التعبير عن الفكرة أو الأفكار التي يشتمل عليها موضوع المحررات الإدارية بأقل ما يمكن من الألفاظ والعبارات

تجنب تحميل الوثيقة مواضيع متعددة أو غير متجانسة؛ و كذلك الحرص على خلو التحرير من الحشو والتطويل غير اللازم

خامسا: المجاملة

يعبّر عن المجاملة باستعمال العبارات التي تهدف إلى احترام و مراعاة مشاعر المخاطبين و تجنب استعمال العبارات المحقرة أو المضايقة و تتجلى هذه المجاملة بالخصوص في استعمال صيغ خاصة عند الرد على طلبات المواطنين أو المستخدمين، حيث يتوجب على المحرر التحلي باللباقة و انتقاء العبارات الإيجابية التي تترك باب الأمل مفتوحا في حس المخاطب بها و ذلك حتى في حالة الرد السلبي ، كرفض طلب توظيف نستعمل العبارات التالية : يؤسفني ، لا يمكنني في الحال ، يبدو لي متعذرا الآن ، أرى أنه ليس من الحكمة 

تجدر الإشارة إلى أن الأسلوب الإداري المستعمل في المراسلات الإدارية يتنوع بتنوع موضوع مستوى المحرر , غزارة أفكاره وكذالك الشخص المرسل إليه كما يتأثر بالمحيط السياسي