لخّصلي

المبادئ التوجيهية الرئيسة لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي
يمكن أن تبدأ عملية تطوير سياسة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك من فحص السياسات المنشورة للمنظمات الكبيرة في مجال الصناعة التي تعمل بها أو الصناعة القريبة منها ويجب أن تؤسس أيضا على التغيرات في مكان العمل بالإضافة أيضا إلى المعايير المعمول بها مثل، الدليل التوجيهي المطور الناجم عن قانون يناير ۲۰۱۳ من قبل المجلس المحلي لعلاقات وشئون العاملين. يتعين صياغة السياسات الأكثر أهمية والمعنية بوسائل التواصل الاجتماعي بحرفية بالغة ويتم تكييفها على كل منظمة.يتعين أن يشمل أي إطار عمل الحوكمة المعلومات IG سياسة استخدام لوسائل التواصل الاجتماعي وضوابط و خطوط توجيهية تشغيلية وإظهار التبعات المترتبة على انتهاك تلك السياسات.السياسة الحصيفة والمتبصرة الخاصة باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي . تحدد من هو المخول بإنشاء حسابات وسائل التواصل الاجتماعي للمنظمة. التخويل المحدد لمن يمكنه التحدث بالنيابة عن المنظمة ومن لا يمكنه ذلك بموجب
التنظيم / المسئولية القانونية). تحديد التأثير السلبي في العلامة التجارية وسمعة الشركة التي يمكن أن تحدثها المنشورات الغير مراقبة أو الضعيفة.ترسم علامات فارقة واضحة بين الاستخدام لصالح العمل والاستخدام الشخصي لوسائل التواصل الاجتماعي وتحدد سواء ما إذا كان الدخول الشخصي مسموح به أم لا أثناء ساعات العمل. . تنص صراحة على ما هو ملائم ومسموح به بالنيابة عن المنظمة وما هو المحظور في منشورات وسائل التواصل الاجتماعي أو استخدام موارد الشركة أو المنظمة. تحظر بشدة أي تصريحات يمكن أن تفسر على أنها تشهيرية أو تمييزية أو عدوانية. تضع خطا تحت حقيقة أنه لا يجب على الموظفين توقع الحصول على أي خصوصية عند استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لأغراض المؤسسة كما هو حاصل في استخدام وسائل الاتصال الأخرى مثل البريد الإلكتروني والمراسل الفوري AOL IM والبريد الصوتي والذي يمكن مراقبته. - توجيه الموظفين للابتعاد دائما عن الانخراط في محادثات سرية في الشركة أو حتى مناقشات جدلية. . تشجع / تطلب من الموظفين أن يقوموا بتضمين إخلاء المسئولية القانونية عند نشر محتوى
والذي يظهر وجهات النظر التي تمت مشاركتها على أنها تمثل الموظف وليس المنظمة.تحظر بشدة استخدام الألفاظ النابية واستخدام نغمة الأعمال المهنية ولو أكثر رسمية من الإتصالات الأخرى للشركة. . تحدد العقوبات الواضحة والإجراءات السلبية التي ستحدث لفرض وتفعيل سياسة وسائل التواصل الاجتماعي.ومن المهم معرفته، على سبيل المثال، استخدام الشعار من ذكياً. كن محترماً. كن إنساناً"." عندها تقسم الدليل التوجيهي إلى قسمين رئيسين: ما يجب عليك فعله وما لا يتوجب عليك أبداً الإفصاح - عنه. كجملة تحذير يتم تضمينها في أفضل سياسة شراء خاصة باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي، لتكون الأساس المنطقي بالنسبة إلى الموظف والذي يتعين عليه التقيد والالتزام بها: احم العلامة التجارية واحم نفسك. لضمان الامتثال لاستراتيجية حوكمة المعلومات IG الخاصة بالشركة يكون من الواجب أيضا تضمين مرجع للسياسات الأخرى المعنية بالمنظمة بما في ذلك سياسة إدارة السجلات والمعلومات.إدارة السجلات واعتبارات الدعاوى القضائية لوسائل التواصل الاجتماعي المتطلبات والطلبات القانونية على جميع المتطلبات الأخرى عند اتخاذ قرارات حل التقاط وحفظ سجلات رسائل التواصل الاجتماعي. لا تختلف وسائل التواصل الاجتماعي عن أي شكل للمعلومات المخزنة إلكترونياً (ESI) وهي أيضاً عرضة للكشف خلال عملية التقاضي. لا تعتبر جميع المعلومات المخزنة إلكترونياً في وسائل التواصل الاجتماعي سجلات ولكنها جميعها قابلة للكشف. إذا كانت المنظمة توظف وسائل التواصل الاجتماعي وتتخذ قرارا واعيا بعدم أرشفة كل أو جزء من تلك البيانات، فإنها تتعرض للمخاطر ويجب أن يكون هناك جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات يمكن الدفاع عنه قانونياً ويجب أن يستند إلى قوانين محددة تحدد السجلات التي يجب الاحتفاظ بها وسياسة الاحتفاظ بالسجلات التي تشرح عملية تحديد وتصنيف وإدارة المعلومات والسجلات. من منظور إدارة السجلات (RM) من المهم الاعتبار إلى أن منشورات وسائل التواصل الاجتماعي هي أكثر من المنشورات في حد ذاتها لأغراض قانونية أو الامتثال، فإنها تحتوي على البيانات الوصفية والارتباطات التشعبية إلى محتوى خارجي وأن المحتوى الخارجي في شكله الأصلي أيضا الحفاظ عليه ويفضل أن يكون في الوقت الحقيقي. قد يكون هذا المحتوى الخارجي مستند
340
‎من منظور إدارة السجلات (RM) من المهم الاعتبار إلى أن منشورات وسائل التواصل الاجتماعي هي أكثر من المنشورات في حد ذاتها لأغراض قانونية أو الامتثال، فإنها تحتوي على البيانات الوصفية والارتباطات التشعبية إلى محتوى خارجي وأن المحتوى الخارجي في شكله الأصلي - يجب أيضاً - الحفاظ عليه ويفضل أن يكون في الوقت الحقيقي. قد يكون هذا المحتوى الخارجي مستند (PDF) بي دي إف أو عرض تقديمي لـ (PowrPoint) باور بوينت أو محتوى موقع ويب أو حتى مقطع فيديو
‎على يوتيوب مما يتطلب وضع أرشفة الفيديو جنباً إلى جنب مع البيانات الوصفية المرتبطة به.‎من أجل التقاط المحتوى الضروري الذي يقتضيه القانون يجب على مديري السجلات والمطابقة أن يفهموا كيفية اتصال البرامج مع بعضها بعضاً من أجل التوصية بالحلول الممكنة لقسم تقنية المعلومات IT وهناك طريقة واحدة للحفاظ على البيانات من تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي على شبكة الانترنت وهي استخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIS) التي يقدمها مزودي خدمة وسائل التواصل الاجتماعي. واجهات برمجة التطبيقات APIs تقدم "خطافات hooks" قياسية في أحد التطبيقات وهناك طريقة أخرى، ربما أفضل، تتمثل في استقطاب خدمة يمكنها التقاط وحفظ المعلومات من شبكات اجتماعية متعددة ويجري تطوير المزيد من الابتكارات في الأدوات والخدمات التي من شأنها أن تجعل التقاط هذه السجلات أسهل.‎المحتوى الموجود في شبكات التواصل الاجتماعي يمكن أن يكون ثابتا أو ديناميكيا. الملفات الشخصية في فيسبوك ومنشورات المدونة هي أمثلة على المحتوى الثابت ويمكن التقاطها قبل نشرها على شبكة الإنترنت. تعد تعليقات المدونة من خلال "إبداء الإعجاب" أو "التفضيل" أو "المشاركة" أمثلة على المحتوى الديناميكي. الطريقة المثلى من وجهة نظر إدارة السجلات هي التقاط كافة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي الديناميكي في الوقت الحقيقي من أجل أن تكون قادرة على إثبات صحة ومحاربة دعاوي سلب ونهب السجلات الفساد أو غش الأدلة) في حال طلب الاكتشاف. وبغض النظر عن طريقة الالتقاط ، ينبغي نقل محتوى وسائل التواصل الاجتماعي الذي يلبي
‎المعايير القياسية للسجل إلى مستودع في تطبيق نظام إدارة السجلات الإلكترونية.341
بما في ذلك البيانات الوصفية والمحتوى المرتبط بها، وفقاً للمادة ٣٤ من القواعد الاتحادية للإجراءات المدنية (FRCP). ومن ثم ينبغي تطبيق قواعد العمل للاحتفاظ بتلك السجلات وتشمل الوظائف النموذجية
‎لنظام إدارة السجلات الإلكترونية (ERM) ما يلي:
‎. تحديد مستند إلكتروني كسجل إلكتروني للقراءة فقط
‎- حماية السجل ضد التعديل والتغيير
‎. إيداع سجل مقابل خطة ملف تنظيمية أو تصنيف للتصنيف وضع علامة على السجلات كسجلات حيوية .

338
المبادئ التوجيهية الرئيسة لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي

يمكن أن تبدأ عملية تطوير سياسة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك من فحص السياسات المنشورة للمنظمات الكبيرة في مجال الصناعة التي تعمل بها أو الصناعة القريبة منها ويجب أن تؤسس أيضا على التغيرات في مكان العمل بالإضافة أيضا إلى المعايير المعمول بها مثل، الدليل التوجيهي المطور الناجم عن قانون يناير ۲۰۱۳ من قبل المجلس المحلي لعلاقات وشئون العاملين. يتعين صياغة السياسات الأكثر أهمية والمعنية بوسائل التواصل الاجتماعي بحرفية بالغة ويتم تكييفها على كل منظمة.

يتعين أن يشمل أي إطار عمل الحوكمة المعلومات IG سياسة استخدام لوسائل التواصل الاجتماعي وضوابط و خطوط توجيهية تشغيلية وإظهار التبعات المترتبة على انتهاك تلك السياسات.

السياسة الحصيفة والمتبصرة الخاصة باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي . تحدد من هو المخول بإنشاء حسابات وسائل التواصل الاجتماعي للمنظمة.

. التخويل المحدد لمن يمكنه التحدث بالنيابة عن المنظمة ومن لا يمكنه ذلك بموجب

التنظيم / المسئولية القانونية).

. تحديد التأثير السلبي في العلامة التجارية وسمعة الشركة التي يمكن أن تحدثها المنشورات الغير مراقبة أو الضعيفة."

ترسم علامات فارقة واضحة بين الاستخدام لصالح العمل والاستخدام الشخصي لوسائل التواصل الاجتماعي وتحدد سواء ما إذا كان الدخول الشخصي مسموح به أم لا أثناء ساعات العمل. . تنص صراحة على ما هو ملائم ومسموح به بالنيابة عن المنظمة وما هو المحظور في منشورات وسائل التواصل الاجتماعي أو استخدام موارد الشركة أو المنظمة.

. تحظر بشدة أي تصريحات يمكن أن تفسر على أنها تشهيرية أو تمييزية أو عدوانية. تضع خطا تحت حقيقة أنه لا يجب على الموظفين توقع الحصول على أي خصوصية عند استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لأغراض المؤسسة كما هو حاصل في استخدام وسائل الاتصال الأخرى مثل البريد الإلكتروني والمراسل الفوري AOL IM والبريد الصوتي والذي يمكن مراقبته. - توجيه الموظفين للابتعاد دائما عن الانخراط في محادثات سرية في الشركة أو حتى مناقشات جدلية. . تشجع / تطلب من الموظفين أن يقوموا بتضمين إخلاء المسئولية القانونية عند نشر محتوى

والذي يظهر وجهات النظر التي تمت مشاركتها على أنها تمثل الموظف وليس المنظمة.

٣٣٩

تحظر بشدة استخدام الألفاظ النابية واستخدام نغمة الأعمال المهنية ولو أكثر رسمية من الإتصالات الأخرى للشركة. . تحدد العقوبات الواضحة والإجراءات السلبية التي ستحدث لفرض وتفعيل سياسة وسائل التواصل الاجتماعي.

. رسم قواعد واضحة على استخدام اسم الشركة وشعارها ...

ومن المهم معرفته، أن السياسة لا تحتاج إلى أن تكون طويلة ولكنها تحتاج إلى أن تكون وضحة. وأفضل سياسة لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي، على سبيل المثال، استخدام الشعار من ذكياً. كن محترماً. كن إنساناً"." عندها تقسم الدليل التوجيهي إلى قسمين رئيسين: ما يجب عليك فعله وما لا يتوجب عليك أبداً الإفصاح - عنه. كجملة تحذير يتم تضمينها في أفضل سياسة شراء خاصة باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي، لتكون الأساس المنطقي بالنسبة إلى الموظف والذي يتعين عليه التقيد والالتزام بها: احم العلامة التجارية واحم نفسك. لضمان الامتثال لاستراتيجية حوكمة المعلومات IG الخاصة بالشركة يكون من الواجب أيضا تضمين مرجع للسياسات الأخرى المعنية بالمنظمة بما في ذلك سياسة إدارة السجلات والمعلومات.

إدارة السجلات واعتبارات الدعاوى القضائية لوسائل التواصل الاجتماعي المتطلبات والطلبات القانونية على جميع المتطلبات الأخرى عند اتخاذ قرارات حل التقاط وحفظ سجلات رسائل التواصل الاجتماعي. لا تختلف وسائل التواصل الاجتماعي عن أي شكل للمعلومات المخزنة إلكترونياً (ESI) وهي أيضاً عرضة للكشف خلال عملية التقاضي. لا تعتبر جميع المعلومات المخزنة إلكترونياً في وسائل التواصل الاجتماعي سجلات ولكنها جميعها قابلة للكشف. إذا كانت المنظمة توظف وسائل التواصل الاجتماعي وتتخذ قرارا واعيا بعدم أرشفة كل أو جزء من تلك البيانات، فإنها تتعرض للمخاطر ويجب أن يكون هناك جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات يمكن الدفاع عنه قانونياً ويجب أن يستند إلى قوانين محددة تحدد السجلات التي يجب الاحتفاظ بها وسياسة الاحتفاظ بالسجلات التي تشرح عملية تحديد وتصنيف وإدارة المعلومات والسجلات. من منظور إدارة السجلات (RM) من المهم الاعتبار إلى أن منشورات وسائل التواصل الاجتماعي هي أكثر من المنشورات في حد ذاتها لأغراض قانونية أو الامتثال، فإنها تحتوي على البيانات الوصفية والارتباطات التشعبية إلى محتوى خارجي وأن المحتوى الخارجي في شكله الأصلي أيضا الحفاظ عليه ويفضل أن يكون في الوقت الحقيقي. قد يكون هذا المحتوى الخارجي مستند

340

‎ا بي دي إف أو عرض تقديمي لـ (PowrPoint) باور بوينت أو محتوى موقع ويب أو حتى مقطع فيديو على يوتيوب مما يتطلب وضع أرشفة الفيديو جنباً إلى جنب مع البيانات الوصفية المرتبطة به.

‎من منظور إدارة السجلات (RM) من المهم الاعتبار إلى أن منشورات وسائل التواصل الاجتماعي هي أكثر من المنشورات في حد ذاتها لأغراض قانونية أو الامتثال، فإنها تحتوي على البيانات الوصفية والارتباطات التشعبية إلى محتوى خارجي وأن المحتوى الخارجي في شكله الأصلي - يجب أيضاً - الحفاظ عليه ويفضل أن يكون في الوقت الحقيقي. قد يكون هذا المحتوى الخارجي مستند (PDF) بي دي إف أو عرض تقديمي لـ (PowrPoint) باور بوينت أو محتوى موقع ويب أو حتى مقطع فيديو

‎على يوتيوب مما يتطلب وضع أرشفة الفيديو جنباً إلى جنب مع البيانات الوصفية المرتبطة به.

‎من أجل التقاط المحتوى الضروري الذي يقتضيه القانون يجب على مديري السجلات والمطابقة أن يفهموا كيفية اتصال البرامج مع بعضها بعضاً من أجل التوصية بالحلول الممكنة لقسم تقنية المعلومات IT وهناك طريقة واحدة للحفاظ على البيانات من تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي على شبكة الانترنت وهي استخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIS) التي يقدمها مزودي خدمة وسائل التواصل الاجتماعي. واجهات برمجة التطبيقات APIs تقدم "خطافات hooks" قياسية في أحد التطبيقات وهناك طريقة أخرى، ربما أفضل، تتمثل في استقطاب خدمة يمكنها التقاط وحفظ المعلومات من شبكات اجتماعية متعددة ويجري تطوير المزيد من الابتكارات في الأدوات والخدمات التي من شأنها أن تجعل التقاط هذه السجلات أسهل.

‎المحتوى الموجود في شبكات التواصل الاجتماعي يمكن أن يكون ثابتا أو ديناميكيا. الملفات الشخصية في فيسبوك ومنشورات المدونة هي أمثلة على المحتوى الثابت ويمكن التقاطها قبل نشرها على شبكة الإنترنت. تعد تعليقات المدونة من خلال "إبداء الإعجاب" أو "التفضيل" أو "المشاركة" أمثلة على المحتوى الديناميكي. الطريقة المثلى من وجهة نظر إدارة السجلات هي التقاط كافة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي الديناميكي في الوقت الحقيقي من أجل أن تكون قادرة على إثبات صحة ومحاربة دعاوي سلب ونهب السجلات الفساد أو غش الأدلة) في حال طلب الاكتشاف. وبغض النظر عن طريقة الالتقاط ، ينبغي نقل محتوى وسائل التواصل الاجتماعي الذي يلبي

‎المعايير القياسية للسجل إلى مستودع في تطبيق نظام إدارة السجلات الإلكترونية.

341

‎الشركات الأمريكية التي تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي ملزمة بالحفاظ على تلك السجلات، بما في ذلك البيانات الوصفية والمحتوى المرتبط بها، وفقاً للمادة ٣٤ من القواعد الاتحادية للإجراءات المدنية (FRCP).

‎ينبغي أن تكون سياسة وسائل التواصل الاجتماعي فريدة من نوعها فيما يخص كل مؤسسة خاصة. ومن ثم ينبغي تطبيق قواعد العمل للاحتفاظ بتلك السجلات وتشمل الوظائف النموذجية

‎لنظام إدارة السجلات الإلكترونية (ERM) ما يلي:

‎. تحديد مستند إلكتروني كسجل إلكتروني للقراءة فقط

‎- حماية السجل ضد التعديل والتغيير

‎. إيداع سجل مقابل خطة ملف تنظيمية أو تصنيف للتصنيف وضع علامة على السجلات كسجلات حيوية . تخصيص (قواعد الأرشفة أو التدمير) للسجلات قواعد تجميد وفك تجميد التخلص من السجلات

‎. تطبيق ضوابط الوصول والضوابط الأمنية قد تختلف قواعد الأمان عن مصدر المستند الإلكتروني في نظام إدارة المستند الإلكتروني أو برنامج إدارة المحتوى للشركة ECM.) . تنفيذ عملية التخلص ( عادة ما تكون مهمة إدارية)

‎. الحفاظ على البيانات الوصفية التنظيمية / التاريخية والتي تحفظ سياق العمل التجاري

‎للسجل في حالة التغير التنظيمي.

‎. توفير موعد / مسار التدقيق."

‎وقد تكون قدرات البحث القوية أهم عنصر في إدارة السجلات الإلكترونية في شبكات التواصل الاجتماعية أو حل الأرشفة. من الجيد الحفاظ على السجلات والبيانات الوصفية المرتبطة بها تماما ولكن إذا لم تتمكن من العثور على المعلومات وإنتاجها بسهولة، فإن الجهود المتعلقة بالامتثال والاكتشاف الإلكتروني ستكون قاصرة وقد تكلف المنظمة كثيرا.

‎ستكون سياسة وسائل التواصل الاجتماعي فريدة من نوعها لكل منظمة بعينها ومن الجيد أن تبدأ بمثال أو نموذج لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي ولكن يجب أن تكون مصممة خصيصا لاحتياجات المنظمة لكي تكون فعالة وقابلة للدفاع قانونيا."