لخّصلي

تُمثل الإجراءات والعمليات التي تتم في المنظمة مورداً لا ينضب من البيانات والمعلومات التي يلزم توفيرها للمستويات الإدارية المختلفة لمتابعة الأنشطة وتقييم وتقويم العمل فمن خلال الاتصال الإداري يتم نقل وتبادل والبيانات والمعلومات التي تدعم جوانب متعددة من العمل. لتعدد وجهات نظرهم إليها ما بين وجهات متعددة سواء أكانت نفسية أو تواصلية أو لغوية إنسانية أو وظيفية، لتكوين نصوص مكتوبة بهدف إيصال رسالة معينة إلى قارئ محدد أو جمهور عام. وأدوات لغوية مثل القواعد والأسلوب. والهيكل العام للنص لضمان وصول الرسالة بفعالية إلى القارئ المستهدف. وبالتالي يمارس دورا فعالا في تقوية العلاقات بين المنظمات من جهة، ويمكن القول بأن الاتصال الكتابي ضروري لتبادل المعلومات والبيانات بين الأفراد في المنظمة؛ ويمكن القول بأن الاتصال الكتابي ضروري لتبادل المعلومات والبيانات بين الأفراد في المنظمة؛ يعتمد الاتصال الإداري الكتابة أساسا ً للتواصل الرسمي اعتمادا يكاد يكون كليا، فهي حاضرة في كل تواصل بني، وعلى الرغم من أهمية الكتابة في العمل الإداري، التحرير الإداري) ، لتجسدها وتصوغها في هيئة وثائق ومحررات ذات صبغة رسمية، ويمكن أن نضيف في هذا السياق تلك المظاهر ما يأتي:

1. الضوابط الشكلية: لكل محرر إداري ووثيقة إدارية قالب خاص وشكل مميز يصاغان فيهما. الموضوع العاشر: أنواع المحررات الإدارية
2. النموذج: وثيقة ورقية أو إلكترونية ذات عناوين ثابتة وحقول متغيرة فارغة ليتم تعبئتها من قبل المستفيد، والشكل (الإخراج). وذلك على النحو الآتي: وعلى الرغم من ارتباط هذه السمات بالشكل - الذي قد يعده بعض الأشخاص أمراً غير ذي قيمة فإنها تقوم بوظائف مهمة جداً في نجاح المحرَّر الإداري وتحقيق الهدف منه. • المباشرة والوضوح في عرض الفكرة. • السلامة من الأخطاء اللغوية والكتابية.
   إلخ. وبواسطة هذه السمات يمكن التفريق بين المحرَّرات الإدارية وغيرها من المحرَّرات والمكاتبات والوثائق التي لا تنتمي إلى المنشآت الإدارية.

تُمثل الإجراءات والعمليات التي تتم في المنظمة مورداً لا ينضب من البيانات والمعلومات التي يلزم توفيرها للمستويات الإدارية المختلفة لمتابعة الأنشطة وتقييم وتقويم العمل فمن خلال الاتصال الإداري يتم نقل وتبادل والبيانات والمعلومات التي تدعم جوانب متعددة من العمل.
وتبرز أهمية الاتصالات في المنظمة لتعزيز كفاءتها وقدرتها على المنافسة من خلال تأثيرها على اتجاهات الموظفين ودوافعهم للعمل وتبنيهم لأهداف وسياسات المنظمة. يُعد الاتصال الإداري ركيزة أساسية لتبادل البيانات والمعلومات والآراء اللازمة لتنظيم وتنسيق الجهود واتخاذ القرارات السليمة في المنظمة.
والاتصال الإداري يقصد به ""عملية إدارية يتم من خلالها نقل البيانات والمعلومات التي تتضمن الحقائق والمشاعر والاتجاهات والآراء وغيرها، بين الأفراد والمنظمات والجماعات، سواءً داخل أو خارج المنظمة باستخدام الوسيلة المناسبة لتحقيق الأهداف التنظيمية."
تًعتبر الكتابة والتحرير حجر الأساس في إنتاج محتوى مقروء يحقق أهدافه بفعالية، سواء في السياقات الرسمية أو الإبداعية. حيث تمثل الكتابة وسيلة لنقل الأفكار والمعلومات بوضوح ودقة، بينما يسهم التحرير في تحسين جودة النصوص وجعله أكثر تنظيمًا واتساقًا.
فالكتابة الفعالة تتطلب وضوح الفكرة وسلاسة الأسلوب، في حين يساعد التحرير على تصحيح الأخطاء اللغوية وتحسين الصياغة بما يضمن تحقيق التأثير المطلوب على القارئ.
تعددت تعريفات الدارسين والباحثين للكتابة، لتعدد وجهات نظرهم إليها ما بين وجهات متعددة سواء أكانت نفسية أو تواصلية أو لغوية إنسانية أو وظيفية، فإن الكتابة تعني: تحويل تلك الرموز الصوتية من رموز سمعية إلى رموز مرئية.
فالكتابة الفعالة تتطلب وضوح الفكرة وسلاسة الأسلوب، في حين يساعد التحرير على تصحيح الأخطاء اللغوية وتحسين الصياغة بما يضمن تحقيق التأثير المطلوب على القارئ.
يمكن تعريف الكتابة بأنها "عملية معرفية ولغوية تهدف إلى تمثيل الأفكار والمعلومات والمشاعر والآراء وتوصيلها من خلال رموز مكتوبة وفق نظام لغوي معين. لتكوين نصوص مكتوبة بهدف إيصال رسالة معينة إلى قارئ محدد أو جمهور عام. تتضمن الكتابة عناصر معرفية مثل التخطيط والتنظيم، وأدوات لغوية مثل القواعد والأسلوب."
وفي مفهوم آخر للكتابة يقصد به " نقل وتحويل المعارف والمعلومات والأفكار التي يحملها الشخص في ذهنه إلى المستقبل عبر الكلمات المكتوبة، ولذلك من الأهمية تنمية مهارات الكتابة لديهم والتعرف على أسس وأساليب الكتابة الجيدة".
أما التحرير فيقصد به "عملية مراجعة وتنقيح وتعديل النصوص المكتوبة بهدف تحسين دقتها ووضوحها وسلامتها اللغوية، مع مراعاة القواعد والأسلوب والمعايير المتبعة. قد يشمل التحرير تعديلات في المحتوى، والصياغة، والهيكل العام للنص لضمان وصول الرسالة بفعالية إلى القارئ المستهدف."

يُعد الاتصال الكتابي أحد أهم وسائل الاتصال في مجال العمل لما يحتويه من كم هائل من البيانات والمعلومات، وما يتمتع به من صفات التوثيق والرسمية وإتاحة الفرصة للتعبير عن الأفكار والأهداف بوضوح، إضافة إلى سهولة الاحتفاظ بها مدة زمنية طويلة، وإمكانية استرجاعها عند الحاجة في أقصر وقت ممكن وأقل تكلفة، وما توفره من خيارات في الاستخدام من حيث القراءة والتعديل وإدراج الملاحظات.
إضافة إلى ما سبق فإن الاتصال الكتابي يُعد أكثر الأشكال شيوعا في مجالات العمل، لما له من أثر فعال في تبادل المعلومات والأفكار المتعلقة بالعمل. ويمارس الأفراد في المنظمة كتابة أنواع مختلفة من الاتصال الكتابي؛ يمكن تحديدها وفقا للمستوى الإداري؛ إذ يكون الاتصال إما على مستوى الإدارة العليا أو المستوى الإشرافي في المنظمة، أو المستوى التنفيذي في الأقسام والوحدات الإدارية.
ويحقق الاتصال الكتابي مزايا عديدة للمنظمة؛ فهو عنصر لا غنى عنه لأدا ء العمل فيها؛ فمن خلاله يتم تبادل الأفكار والمشاعر والسياسات والخطط وغيرها من أجزاء المنظمة؛ وبالتالي يمارس دورا فعالا في تقوية العلاقات بين المنظمات من جهة، وبين الإدارات المكونة للمنظمة من جهة أخرى ، وذلك عن طريق الربط بين أهداف المنظمة والافراد القائمين بالأعمال فيها ؛ إضافة إلى مساعدته على تدفق العمليات داخل المنظمة وخارجها.
ويمكن القول بأن الاتصال الكتابي ضروري لتبادل المعلومات والبيانات بين الأفراد في المنظمة؛ وخاصة تلك التي تتطلب المراجعة والتدقيق وإبداء الرأي ، وإمكانية الرجوع إليها مستقبلاً.
ويمكن القول بأن الاتصال الكتابي ضروري لتبادل المعلومات والبيانات بين الأفراد في المنظمة؛ وخاصة تلك التي تتطلب المراجعة والتدقيق وإبداء الرأي ، وإمكانية الرجوع إليها مستقبلاً.
مفهوم الكتابة الوظيفية: توظيف اللغة المكتوبة في أداء الأغراض الحياتية، وقضاء مصالح الناس الاجتماعية والعملية، التي يحتاج إليها الأفراد في محيط تواصلهم. ومن أبرز سمات الكتابة الوظيفية:
• تعتمد على الأسلوب العلمي الموضوعي القائم على الخبرية والتقريرية.
• تعتمد على الحقائق والبراهين؛ فلا مكان للخيال والصور الفنية فيها.
• أفكارها بارزة، ومعانيها واضحة.
• تستخدم الألفاظ الدقيقة الواضحة، التي لا تحتمل التأويل.
• تتسم بالاختصار والتحديد، وتبتعد عن الأطناب أو الإطالة بلا غاية.
• لها قواعد محددة، وأصول متقنة، وتقاليد متعارف عليها.
الجوانب التي يجب على الكاتب مراعاتها في مرحلة الكتابة (بناء النص) ومن أبرزها:
• الجانب الفكري: ويتضمن الحرص على دقة المعاني والأفكار، وصحتها، وسلامتها، ووضوحها، وترابطها، واتساقها، وترتيبها، ومنطقتيها.
• الجانب التنظيمي: حيث يقسم موضوع النص المزمع كتابته إلى ثلاثة عناصر أساسية: المقدمة، وصلب الموضوع، والخاتمة.
• الجانب الأسلوبي: وفيه يحرص الكاتب على حسن اختيار الألفاظ، وسلامة تركيب الجمل، وجودة سبك الفقرات وبنائها، وجمال الصياغة وإشراقها وبنائها، وجمال الصياغة وإشراقها، فضلا عن مناسبة الأسلوب لمقام القراء.
• ضوابط الرسم والكتابة: وتتمثل في صحة الرسم الإملائي، وجمال الخط ووضوحه، وحسن استخدام علامات الترقيم، وجودة توظيف أدوات الربط المعنوية واللفظية والشكلية.
• الجانب النحوي: من حيث العناية بالصحة النحوية والصرفية للألفاظ والجمل، من حيث المعنى والمبنى.
الجانب التنسيقي الإخراجي: ونعني به حسن إخراج النص وجمال تنسيقه، عبر اختيار نوعية الورق الجيد، ومراعاة الهوامش العلوية والسلفية والجانبية، ومراعاة المسافات بين الأسطر والفقرات، وترك مسافة في بداية كل فقرة ، وقصر كل فقرة على فقرة مستقلة.

يعتمد الاتصال الإداري الكتابة أساسا ً للتواصل الرسمي اعتمادا يكاد يكون كليا، فهي حاضرة في كل تواصل بني، المستويات الإدارية المختلفة، بالإضافة إلى الاعتماد عليها في الأنشطة الإدارية كافة، بدءا من تدوين الملحوظات التذكيرية اليسيرة، وانتهاء بالمراسيم والقرارات العليا.
وعلى الرغم من أهمية الكتابة في العمل الإداري، فإن الاتصال الكتابي لا يقف عند الكتابة بمفهومها الضيق، الذي لا يتجاوز التدوين والخط بالقلم، وإنما تتجاوزه إلى عمليات إدارية أخرى أكثر تعقيدا، من هنا ظهر مصطلح
(التحرير الإداري) ، ليكون دالا على الكتابة في المجالات الإدارية وآدابها وعملياتها كافة.
يستخدم مصطلح التحرير الإداري للدلالة على أمرين:
• عملية الإنشاء والكتابة: بمعنى تحويل الأفكار والمعاني والآراء من صورتها الذهنية المجردة إلى صورة محسوسة مقروءة، وفق صيغ ومواصفات خاصة تنبع من حاجات النشاط الإداري، ومن طبيعة العلاقات بين مختلف الوحدات والمستويات الإدارية من ناحية، وعلاقاتها بالمتعاملين الخارجيين من ناحية أخرى.
المادة المقروءة (ناتج الكتابة): والمقصود بها مجموع الوثائق التي يحررها موظفو الإدارة، وتستعمل بوصفها وسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وبالإضافة إلى تمكن الإدارة من القيام بعملياتها المختلفة، بغية الوصول إلى غاياتها وأهدافها.

يأخذ التحرير وإعداد المحررات(المراسلات) الإدارية حيزا ً كبيراُ من المهمات اليومية لأية منشأة إدارية؛ لأن أي نشاط إداري (اجتماع عمل، معاينة حدث، اتخاذ قرار ، اتصال بجهة أخرى ...) يستلزم بالضرورة وجود دعامة كتابية؛ لتجسدها وتصوغها في هيئة وثائق ومحررات ذات صبغة رسمية، تتولى المنشأة أرشفتها وحفظها بحسب أنظمتها الخاصة بالوثائق والمحررات.
ولا تنفك أهمية التحرير عن أهمية التواصل الكتابي ذاته- كما سبق إيضاحه- في حياة المنشآت الإدارية ، ويمكن أن نضيف في هذا السياق تلك المظاهر ما يأتي:

1. أن التحرر الكتابي هو الوسيلة الغالبة في الاتصال الإداري ، وفي نقل المعلومات والبيانات.


2. أن التحرير الكتابي يجمع بين كونه مادة عمل (ينتجه الموظف) وميداناُ للتطبيق (سلوك تواصل يومي داخل المنشأة).


3. أن للتحرير الكتابي دلالة مادية في الإثبات.


4. أنه يسهم في تيسير حركة الاتصال الإداري في المنشأة.


5. أنه يعبر عن المنشأة وتوجهاتها ، فأي خطأ في وثائقها أو محرراتها قد يكون شؤماُ عليها وعلى العاملين فيها.
   نظراً لأهمية التحرير في أية منشأة إدارية، فإن على عاتق القائمين عليها-وبخاصة المسئولين ومديري الإدارات- مسئولية كبيرة تجاه هذه الوظيفة، وتزاد هذه المسئولية إذا علمنا أن الأقسام التي تُعنى بوظائف التحرير وإعداد المراسلات والمحررات والوثائق الإدارية تعد من الأقسام الرئيسة الأساسية، بالإضافة إلى أنها من أوائل الأقسام تأسيساً في أية منشأة إدارية مهما كان حجمها ومجال عملها. لذا يجب على أصحاب القرار توخي الآتي:


6. اختيار الموظفين المؤهلين تأهيلا جيدا في الميادين: اللغوية والاتصال والإدارة.


7. تنمية مهارات الموظفين في هذا المجال عبر الدورات التحريرية و مناشطها الإثرائية.


8. تحفيز الموظفين في هذا المجال ومكافأتهم.


9. إشراك الموظف المكلف بالتحرير في الحوار والنقاش الخاص بالموضوع الذي سيكتب فيه.


10. إعطاء الموظف المكلف بالتحرير المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة، والجهة المستقبلة لها، والملابسات التي تحيط بالموضوع، والهدف من الكتابة.


11. توفير الاحتياجات الأساسية لمهمات التحرير (كالأجهزة الحاسوبية، والطابعات، ومصادر المعلومات).


12. توفير الأنظمة واللوائح والتعليمات للموظفين في هذا المجال.
    الموضوع الثامن: مرتكزات التحرير الإداري
    للتحرير الإداري مرتكزات أساسية تميزه، وضوابط وأصول تسمه، يتحتم على المشتغل في تحرير المحررات والوثائق الإدارية توخيها، وهذه المرتكزات يمكن تصنيفها إلى أربعة ضوابط، هي:


13. الضوابط الشكلية: لكل محرر إداري ووثيقة إدارية قالب خاص وشكل مميز يصاغان فيهما.


14. الضوابط القانونية: يتوجب على المحرر الإداري مراعاة مضامين النصوص التشريعية والتنظيمية المتعلقة بالموضوع الذي يكتب عنه، وأن يتوخى مبدأ المشروعية والنظامية التي يجب أن تتصف بها كل التصرفات الإدارية، بالإضافة إلى ذلك فإن عليه أن يعي أن كل وثيقة أو محرر سيأخذ صفة الحجية القانونية.


15. الضوابط اللغوية: ينبغي للمحرر الإداري أن يكون حريصا على الكتابة الصحيحة الفصيحة، بعيداً عن كل ما يشين التراكيب اللغوية من خطأ في الإملاء أو في النحو أو في الصرف، أو في استخدام الألفاظ -وبخاصة المصطلحات القانونية والإدارية- في غير مكانها الصحيح، حتى يضمن للمحرر الذي يكتبه الدقة والوضوح.


16. الضوابط التنظيمية: هناك مجموعة من الضوابط والأخلاقيات في العمل الإداري، يجب على الموظف احترامها وعدم تجاوزها أيا كانت طبيعة عمله أو منزلته الإدارية، وهي إن كانت عامة إلا أن انعكاسها في التحرير الإداري وممارسته، ومن هذه الضوابط والأخلاقيات: احترام التسلسل الإداري، والمسئولية والحذر، والمحافظة على أسرار العمل.
    تختلف الكتابة عن غيرها من الكتابات سواء الإبداعية أم الوظيفية أيضا، فهي لها أسلوبها النابع من الطبيعة المعقدة للاتصال في المجال الإداري القائم على تعدد أطرافه، واختلاف اتجاهاته، وتعدد غاياته، ويمكن إيجاز مميزات التحرير الإداري في السمات التالية:


17. تُعد السلامة اللغوية ضرورية في الكتابة عموماً، وتكتسب أهمية قصوى في المجال الإداري نظرًا لحاجته الماسة للدقة والوضوح لتجنب الالتباسات وسوء الفهم، مما يستلزم سلامة البناء اللفظي ودلالة المعاني.


18. الحياد: يقتضي الحياد عدم الانحياز إلى رأي-وإن كان قويا- على حساب رأي آخر، فعليه أن يعضد رأيه بالأدلة والبراهين.


19. الموضوعية: تتطلب الموضوعية أن يكون الأسلوب خاليا من الانفعالات والمشاعر والعواطف وذلك لأن العمل الإداري ليس رؤية شخصية وإنما هو تنظيم اجتماعي، يهدف إلى تحقيق المصلحة العامة.


20. مراعاة الأعراف: من السمات الراسخة في التحرير الإداري مراعاة الأعراف أي العادات وما استقر عليه الناس في تصرفاتهم في كافة مناحي حياتهم، ومن ذلك:
    • استخدام الألقاب الإدارية (الاعتبارية) في مواضعها الصحيحة.
    • اختيار التحية المناسبة للمتلقي.


21. المجاملة واللباقة: ويتحقق هذا المعنى في التحرير الإداري عبر استعمال العبارات والجمل التي تراعي احترام مشاعر المتلقين.


22. المسئولية: يقوم التحرير الإداري على مبدأ المسئولية، ونعني بها سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه.


23. الوضوح والمباشرة: يجب أن تصل إلى الآخرين صحيحة خالية من الفهم الخطأ، أو التأويل غير السليم؛ لذا يجب على المحرر الإداري أن يعبر عن الأفكار التي يرغب في إيصالها للمتلقين بوضوح ومباشرة، دون غموض أو تلاعب بالألفاظ وتكلف في الأسلوب.


24. الإيجاز: يعتبر الإيجاز من السمات المميزة للتحرير الإداري ويقصد به التعبير عن الأفكار بأقل قدر ممكن من الألفاظ دون إخلال بدلالات تلك الأفكار وما تحويه من معلومات.
    الموضوع العاشر: أنواع المحررات الإدارية
    تتعدد المحرَّرات الإدارية وتتنوع في شكلها وأهميتها ووظيفتها، تبعاً لتنوع الأهداف التي تحقق أهداف المنشآت الإدارية تحقيقها المنشآت الإدارية، وتشعب أنشطتها، وتعدد ما تقوم به من وظائف وأعمال؛ لذلك يمكن تصنيف تلك المحرَّرات إلى الآتي:


25. الرسالة الخارجية: هي وسائط تسجيل المعلومات التي يتم تبادلها بين جهاز حكومي وآخر أو مؤسسة تجارية أو فرد من الأفراد. وهي تحمل معلومات يراد إبلاغها للطرف المرسل إليه أو يتم حفظها للرجوع إليها وقت الحاجة.


26. المذكرة الداخلية: هي وسائط التسجيل التي يتم تبادلها داخل الجهاز الحكومي الواحد لنقل وتبادل المعلومات والبيانات داخلياً – مهما كان هناك تباعد مكاني – وهي أكثر مباشرة من الرسالة الخارجية.


27. البريد الإلكتروني: هو وسيلة تواصل مثالية في بيئة العمل داخل المنظمة وخارجها لسهولة استخدامه وكلفته المنخفضة وسرعته الفائقة، مع إمكانية تبادل المراسلات والمعلومات والملفات المختلفة، وحفظها وتوثيقها بكفاءة. بالإضافة إلى استخدامه كوسيط للدعاية، وقناة لاستقبال الملاحظات والمقترحات.


28. التعميم: هو وسيلة اتصال هابط الاتجاه من المستويات الإدارية العليا إلى المستويات الإدارية التنفيذية، ويحتوي إما على تعليمات إدارية أو مالية أو تفسيراً لبعض النظم واللوائح. وقد يكون التعميم خارجياً أو داخلياً، وقد يكون وزارياً أو إدارياً بحسب الجهة الصادرة عنه.


29. القرار: هو وسيلة اتصال كتابية يصدر من صاحب الصلاحية ويكون بمقتضى الأنظمة واللوائح والتعليمات، بقصد إحداث مركز نظامي معين، وفقاً للمصلحة العامة. ومنها: القرار الوزاري، القرار الإداري.


30. المحضر: هو تسجيل كتابي يوثق أعمال اللجان والاجتماعات وما يتفق عليه المجتمعون من قرارات ومرئيات بهدف التسجيل الدقيق لمجرياتها وتوثيقها؛ لاستخدامها مستقبلاً. وهو عبارة عن مستند يعده فريق عمل مكلف برصد موضوع معين، وإعداد تقرير مفصل عنه، بعد مناقشته وتداوله بين أعضاء الفريق، وعادةً ما يكون مُوقعاً من جميع الأعضاء.


31. النموذج: وثيقة ورقية أو إلكترونية ذات عناوين ثابتة وحقول متغيرة فارغة ليتم تعبئتها من قبل المستفيد، تستخدم لجمع البيانات والمعلومات عن المستفيد لتسهيل عمليات تسجيل وعرض البيانات والمعلومات بطريقة منظمة، وتداولها والرجوع إليها في وقت الحاجة.
    أيُّ محرَّرٍ إداري له جانبان متلازمان لا ينفكان كتلازم وجهي العملة، وهما: المضمون، والشكل (الإخراج). ولكل منهما سمات يسهم الالتزام بها في جودة المحرَّر وحسن تحريره. وذلك على النحو الآتي:


32. السمات المضمونية للمحرَّرات الإدارية: وهي سمات مرتبطة ارتباطاً وثيقاً بالأسلوب الإداري.
    السمات الشكليَّة للمحرَّرات الإدارية: وهي سمات ترتبط بهيئة المحرَّرات والوثائق الإدارية وشكلها على اختلاف أنواعها ومضامينها. وعلى الرغم من ارتباط هذه السمات بالشكل - الذي قد يعده بعض الأشخاص أمراً غير ذي قيمة فإنها تقوم بوظائف مهمة جداً في نجاح المحرَّر الإداري وتحقيق الهدف منه.
    الموضوع الثاني عشر: السمات المضمونية للمحررات الإدارية
    من أبرز السمات المضمونية ما يأتي:
    • المباشرة والوضوح في عرض الفكرة.
    • الاختصار والبعد عن الإطالة بلا سبب.
    • الدقة والصدق في تقديم المعلومات والبيانات.
    • الموضوعية والحياد.
    • تسلسل الأفكار ومنطقيتها.
    • السلامة من الأخطاء اللغوية والكتابية.
    • تجنب استعمال الألفاظ ذات المدلولات السلبية.
    • الالتزام بالمصطلحات والرموز والاختصارات المتعارف عليها، الشائعة فنيًّا وإداريًّا.
    • حسن استخدام علامات الترقيم في مواضعها.
    • اختيار اللغة المناسبة لمقام قارئها؛ فلكل مقام مقال.
    • المحافظة على الصبغة الرسمية، وتحاشي استعمال الألفاظ العامية.
    • مراعاة آداب اللياقة والذوق في التعبير مهما كان مضمون المحرِّر وأسباب كتابته، والابتعاد عن العبارات الانتقادية الجارحة.
    • التأكد من موافقة مضمون المحرَّر الإداري للأنظمة واللوائح والقوانين وعدم مخالفتها.
    • اختيار التعبيرات والألفاظ الفصيحة المألوفة، وتجنب غير المألوف منها في التواصل الإداري.
    • أن يعكس هويّة المنشأة الإدارية التي يصدر عنها، ويمثلها خير تمثيل.
    
    أبرز السمات الشكلية للمحررات الإدارية الآتي:
    • أنه يبرز انتماء المنشأة الإدارية على المستوى الدولي، أو الإقليمي، أو الوطني، أو المؤسسي، أو المهني...إلخ.
    • أنه يمنح المحرَّرات الإدارية صفة الرسمية والحُجِّيَّة، وبواسطة هذه السمات يمكن التفريق بين المحرَّرات الإدارية وغيرها من المحرَّرات والمكاتبات والوثائق التي لا تنتمي إلى المنشآت الإدارية.
    • أنّا تسهم كثيراً في حماية المحرَّر الإداري من التلف وبخاصة في عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع.
    • أنها تمنح المحرَّرات الإدارية أبعاداً جمالية، لها انعكاسات نفسية تؤثر كثيراً في التفاعل مع تلك المحرّرات وردود الأفعال حولها.
    ومن السمات الشكلية للمحررات الإدارية أيضاً: الترويسة (رأس الصفحة) ، التذييل ، ورق الكتابة ، لون الورق ونوعه ، الهوامش ، ترقيم الصفحات.
    يكتنف الكتابة صعوبات كبيرة بعكس الحديث، وهي صعوبات ناشئة من عدة أمور لعل من أبرزها:
    • أن الكتابة تعد رمزاً (مرئياً /بصرياً) للرمز (المنطوق/المسموع) في حين أن الحديث يعد رمزا واحدا، لذا تبتعد الكتابة عن الفكر (المعنى) بمقدار خطوتين.
    • أن طبيعة الكتابة تختلف عن طبيعة الحديث، من حيث الجهد الذهني والعضلي، والوقت الذي تستغرقه، ووسائل الإيضاح المساعدة والوظيفة فيهما وغير ذلك.
    أن فيها كلفة لاحتياجها تجهيزات وأدوات خاصة (الأوراق، الأقلام، الأجهزة الحاسوبية... إلخ) بعكس لغة الحديث التي تتميز بالعفوية واليسر في الأداء.