لخّصلي

لا تختلف السكرتارية عن غيرها من المهام الاخرى من حيث التطور التاريخي فالقول بان اعمال السكرتارية كألية عمل لم تعرف الا في العصر الحديث، كما ان كتب الفكر الاسلامي تذخر بالعديد من دلائل وجود التنظيم المكتبي ولو بأشكال مختلفة فقد كان الرسول صلى الله عليه وسلم يراسل ملوك الروم وغيرهم برسائل متعددة ومتنوعة وبواسطة وسائل متعدد ايضا، وهكذا استمر العمل في مجال التدوين في مختلف الحضارات والاجيال، فتجده ينشط لدى امة معينة ويقل الاهتمام به في امم اخرى، ويمكن القول ان الظهور الحقيقي المفاهيم السكرتارية، منها الى جانب اجادة القراءة والكتابة، الا ان الاهتمام الفعلي بالأنشطة المكتبية ظهرت مع بداية عهد الثورة الصناعية التي كانت تتطلب العديد من التدوين واعمال الحفظ والارشفة حتى وصلنا اليوم الى عصر التقنيات الحديثة في مجال الادوات والاساليب المتعلقة بأعمال وانشطة الإدارة المكتبية . ان كلمة سكرتير وسكرتارية ليست كلمة عربية اصلا انما مأخوذة من الكلمة الانجليزية Secretary" والتي يعني الجزء الاول منها اي Secret" السر، وقد ظهرت ادارة الاعمال المكتبية باعتبارها نشاطا مساندا للإدارات في المنظمة، يعمل على انجاز الاعمال المكتبية بشكل متخصص؛ ونقلها الى المستفيدين منها، للحصول على افضل النتائج الممكنة بأعلى جودة وباقل تكلفة ممكنة . وقد اطلق البعض على الإدارة المكتبية بادارة المعلومات لان ادارة المعلومات تدل بشكل اكثر دقة على الانشطة التي يؤديها المكتب، وان جوهر العمل المكتبي يمكن في التعامل مع البيانات والمعلومات. وقد برزت اهمية العمل المكتبي كنشاط اساسي مطلوب في اداء جميع انشطة المنظمة؛ وتتضح اهمية العمل المكتبي في قدرته على توفير المعلومات، ونجد كتب الفكر الاسلامي تدخر بالعديد من دلائل وجود التنظيم المكتبي، وقد كان يراسل الرسول صلى الله عليه وسلم ملوك الروم وغيرهم برسائل متعددة ومتنوعة وبواسطة وسائل متعددة. وهكذا استمر العمل في مجال التدوين في مختلف الحضارات والاجيال. منها الكتابات على بعض القطع الفخارية التي يعود تاريخها الى ما قبل 2400 قبل الميلاد في سوريا دليل مهم على وجود الفكرة. ويمكن القول ان الظهور الحقيقي لمفاهيم السكرتارية كان في بريطانيا ابان القرن السادس عشر الميلادي حيث كانت هناك بعض الاشتراطات التي يتطلب توفرها فيمن سيعمل بمهنة السكرتارية منها الى جانب اجادة القراءة والكتابة ان يكون الشخص ممن عرف عنه حفظ الاسرار وبعض المناقب الاجتماعية،

لا تختلف السكرتارية عن غيرها من المهام الاخرى من حيث التطور التاريخي فالقول بان اعمال السكرتارية كألية عمل لم تعرف الا في العصر الحديث، قول يجافي الحقيقة فقد اثبتت بعض الاثار القديمة ان الاعمال الكتابية قد عرفت منذ العصر القديم، ولعل بعض ما وجد من كتابات على بعض القطع الفخارية المحفوظة داخل غرفة الارشيف الملكية والتي يعود تاريخها الى ما قبل 2400 سنة قبل الميلاد في سورية دليل مهم على وجود الفكرة منذ الاف السنين. كما ان كتب الفكر الاسلامي تذخر بالعديد من دلائل وجود التنظيم المكتبي ولو بأشكال مختلفة فقد كان الرسول صلى الله عليه وسلم يراسل ملوك الروم وغيرهم برسائل متعددة ومتنوعة وبواسطة وسائل متعدد ايضا، كما شهد عهد الخليفة الراشد عمر بن الخطاب رضي الله عنه العديد من التنظيمات ومنها تنظيم الدواوين المختلفة. وهكذا استمر العمل في مجال التدوين في مختلف الحضارات والاجيال، فتجده ينشط لدى امة معينة ويقل الاهتمام به في امم اخرى، ويمكن القول ان الظهور الحقيقي المفاهيم السكرتارية، كان في بريطانيا ابان القرن السادس عشر الميلادي حيث كانت هناك بعض الاشتراطات الواجب توافرها في من سيعمل بمهنة السكرتارية، منها الى جانب اجادة القراءة والكتابة، ان يكون الشخص ممن عرف عنه حفظ الاسرار وبعض المناقب الاجتماعية، الا ان الاهتمام الفعلي بالأنشطة المكتبية ظهرت مع بداية عهد الثورة الصناعية التي كانت تتطلب العديد من التدوين واعمال الحفظ والارشفة حتى وصلنا اليوم الى عصر التقنيات الحديثة في مجال الادوات والاساليب المتعلقة بأعمال وانشطة الإدارة المكتبية .
ان كلمة سكرتير وسكرتارية ليست كلمة عربية اصلا انما مأخوذة من الكلمة الانجليزية Secretary" والتي يعني الجزء الاول منها اي Secret" السر، ولذلك فان كثيرا من منظماتنا تطلق اسم كاتم السر . وقد ظهرت ادارة الاعمال المكتبية باعتبارها نشاطا مساندا للإدارات في المنظمة، يعمل على انجاز الاعمال المكتبية بشكل متخصص؛ تقوم بتقديم الخدمات المكتبية للإدارات الاخرى.
حيث عرفها "زويل" بانها النشاط الخاص بتوجيه ورقابة الافراد القائمين بتجميع البيانات والمعلومات وتسجيلها وتجهيزها، ونقلها الى المستفيدين منها، وحفظها وتهيئة الظروف البيئية المناسبة لتحقيق اهداف المنظمة. كما عرفها اخرون بانها التخطيط والتنظيم والتوجيه والاشراف والرقابة والمتابعة للأعمال المكتبية التي تهدف الى ادارة الافراد والطرائق والموارد والآلات؛ للحصول على افضل النتائج الممكنة بأعلى جودة وباقل تكلفة ممكنة . وقد اطلق البعض على الإدارة المكتبية بادارة المعلومات لان ادارة المعلومات تدل بشكل اكثر دقة على الانشطة التي يؤديها المكتب، ومن هنا تكمن اهمية الإدارة المكتبية في المساهمة على انجاز اهداف المنظمة من خلال القيام بالوظائف الادارية لاداء الانشطة المتعلقة بها . وان جوهر العمل المكتبي يمكن في التعامل مع البيانات والمعلومات. وقد برزت اهمية العمل المكتبي كنشاط اساسي مطلوب في اداء جميع انشطة المنظمة؛ فلم يقتصر مجال الاعمال المكتبية على استلام البيانات والمعلومات من الداخل او الخارج وتسجيلها وتصنيفها وحفظها فقط بل تعددت وتوسعت لتشمل كافة انواع الخدمات الادارية التي تساعد المنظمة في تحقيق اهدافها. وتتضح اهمية العمل المكتبي في قدرته على توفير المعلومات، وتشير الدراسات الى ان 90% من نجاح القرار يعتمد على المعلومات، و10% على قدرات ومهارات اتخاذ القرار . وان الاعمال المكتبية عرفت منذ الاف السنين، ونجد كتب الفكر الاسلامي تدخر بالعديد من دلائل وجود التنظيم المكتبي، وقد كان يراسل الرسول صلى الله عليه وسلم ملوك الروم وغيرهم برسائل متعددة ومتنوعة وبواسطة وسائل متعددة. كما شهد عهد الخليفة عمر بن الخطاب رضي الله عنه العديد من التنظيمات ومنها تنظيم الدواوين المختلفة. وهكذا استمر العمل في مجال التدوين في مختلف الحضارات والاجيال. وقد تثبتت بعض الاثار القديمة ان الاعمال المكتبية عرفت منذ العهد القديم. منها الكتابات على بعض القطع الفخارية التي يعود تاريخها الى ما قبل 2400 قبل الميلاد في سوريا دليل مهم على وجود الفكرة. ويمكن القول ان الظهور الحقيقي لمفاهيم السكرتارية كان في بريطانيا ابان القرن السادس عشر الميلادي حيث كانت هناك بعض الاشتراطات التي يتطلب توفرها فيمن سيعمل بمهنة السكرتارية منها الى جانب اجادة القراءة والكتابة ان يكون الشخص ممن عرف عنه حفظ الاسرار وبعض المناقب الاجتماعية، الا ان الاهتمام الفعلي بالأنشطة المكتبية ظهرت مع بداية عهد الثورة الصناعية التي كانت تتطلب العديد من التدوين واعمال الحفظ والارشفة حتى وصلنا اليوم الى عصر التقنيات الحديثة في مجال الادوات والاساليب المتعلقة بأعمال وانشطة الإدارة .