لخّصلي

هل يعاني مشروعك من ظاهرة البطيخ؟ في تقرير حديث حول إدارة المشاريع المتعثرة" ، أفاد مجلس الرؤساء التنفيذيين أن ما يقرب من 75% من المؤسسات أكدت بأن أكثر من 20 من المشروعات التي تبدو صحية تخفي مشاكل المشروع في جوهرها من واقع خبرتي المهنية ، فإن ما يمكن وصفه بمشاريع البطيخ هذه تظهر الأخضر (أو (الصحي) من الخارج ولكن خلف هذا الغلاف الاخضر الذي يحيط بها يتخفى لون احمر فاقع في الداخل ، هذه الظاهرة الخادعة تحدث عادةً لسببين 1. غالباً ما يتردد مدير المشروع أو أعضاء فريق المشروع في تصعيد المشكلات عند تحديدها و / أو 2 6 فشل ادارة المشروع ان احد عناصر ادارة المشروع او موارده مثل الجدول الزمني التقليدي ، والتكلفة ، والنطاق ، والمخاطر وغيرها من تدابير التتبع الأخرى في اكتشاف الخلل للمؤشرات الرئيسية المشروع أو ان تلك المؤشرات لم يتم إنشاؤها اصلاً او الاتفاق بشأنها مع اصحاب المصلحة في بداية المشروع. 2 هل هذا يبدو مألوفا ؟ أعتقد أن تشبيه البطيخ له صدى لدى جميع مديري المشاريع. لقد رأيت (وربما أبلغت عن نفسي ... في الماضي بالطبع العديد من المشاريع التي تظهر على المسار الصحيح ، ولكن بمجرد قيامك ببعض التتبع ، تجد نفسك في الواقع في مأزق كبير.
عامل الخوف في الأيام الأولى من مسيرتي المهنية في إدارة المشاريع ، شعرت بعدم الارتياح لتحويل المشروع إلى اللون الرمادي أو الأحمر شعرت أنه سيطرح السؤال عن كفاءتي أو مهارتي كمدير للمشروع. كانت هذه وجهة نظر عاطفية وليست وجهة نظر مهنية مدعومة بالبيانات. لقد تعلمت بمرور الوقت ومن خلال التجربة أن البيانات لا تكذب وأنه من الضروري تمامًا أن تنعكس صحة المشروع بدقة وشفافية لكافة المعنيين من أصحاب المصلحة خاصة عندما يكون المشروع خارج المسار الصحيح و يتطلب الأمر إيصال ذلك في أقرب وقت ممكن لأصحاب المصلحة المعنيين قبل فقدان السيطرة او زيادة المخاطر - كلما كان ذلك مبكراً كان أفضل للجميع. وبصفتك مدير مشروع محترف، فمن واجبك أن تكون منفتخا وصادق بشأن بيانات المشروع وبالاضافة لكون ذلك جزءاً من مدونة قواعد السلوك الأخلاقية الخاصة بك إذا كنت تحمل شهادة محترف ادارة المشاريع PMP لا ينبغي أن يكون ذلك أمراً تخاف منه، بل على العكس من ذلك ، فهذه علامة على وعيك ومهنيتك و تحملك للمسؤولية بأن المساعدة مطلوبة و الحصول على الثقة للتعامل مع هذه التحديات و المشكلات ويزيد ذلك من إحتمالية حصولك على المساعدة التي تحتاجها في مشروع ما عندما تكتنفه المشاكل وتحتاج الى المساعدة العاجلة. قضايا المؤشر السبب الثاني هو أيضا شائع جداً : كم منكم أنشأ حدودا حمراء وخضراء للتكلفة أو الجدول الزمني أو النطاق في مشروع ما؟ هل قمت بالتنسيق المسبق مع أصحاب 5 المصلحة لديك وحصلت على الموافقة الصريحة و الموثقة منهم في البداية على حدود المستويات المقبولة من الانحراف عن الخطة أو التباين للمشروع؟ أعتقد أن نحو %50% من المشاريع لم يتم الاتفاق بشأن متطلباتها و مؤشراتها مع كافة اصحاب المصلحة المعنيين في البداية فعلى سبيل المثال عندما تكون في منتصف الطريق في تنفيذ المشروع تفوتك مرحلة مهمة بأسبوع واحد ، هل تحول هذا المشروع حينئذ إلى اللون الأحمر؟ أم أنه تم الاتفاق في البداية على أن هذا تجاوز مقبول؟ ماذا لو كانت لديك مشكلة في الموارد ظلت مفتوحة لمدة شهر واحد هل هناك حد معين يشير إلى أن أي مشكلة مفتوحة لأكثر من 4 أسابيع تحول المشروع إلى اللون الأحمر؟
هذه مجرد أمثلة متكررة لتسليط الضوء على التحدي الذي يمكن أن يواجهه مدير المشروع عند ظهور المشاكل. أود ان أؤكد انك قد تضع نفسك في مأزق و تهيء نفسك لموقف صعب ان لم تنسق مسبقاً مع اصحاب المصلحة المعنيين وتتفق معهم بشفافية و وضوح تام على وجود مجموعة محددة جيدًا ومعرفة بدقة ومتفق عليها من الحدود القصوى والتجاوزات والتباين المقبول للمجالات الرئيسية والفرعية لخطة ادارة المشروع وعلى الأخص تحديد الفئات والمراحل في التقارير الرئيسية لذلك المشروع و مستويات الانحراف المقبولة فيها ، ان لم تفعل ذلك بمهنية ومسؤولية فأنت في حقيقة الامر تقوم بإعداد نفسك لمحادثة صعبة للغاية مع أصحاب المصلحة والجهات الراعية إذا دقت ساعة الصفر وحان وقت التسليم ثم ظهرت المشكلات وتذكر أن المشاريع المختلفة سيكون لها مجموعة مختلفة من التحديات والمتباينات والحدود القصوى حسب التعريفات والاتفاق المسبق بين مدير المشروع و فجأة دفعة واحدة! اصحاب المصلحة . اليك بعض التوصيات حول كيفية تحويل البطيخ إلى لون واحد محدد حدد فئات التقارير الرئيسية وحدودها في مرحلة التخطيط مع أصحاب المصلحة للمشروع واحصل على طريقة اعتماد استلام عناصر المشروع بدقة و وضوح . عادةً ما تكون الفئات الرئيسية هي: نطاق العمل الموارد . المخاطر متطلبات المشروع بصورة شاملة . الوقت التكاليف الجودة . العوامل الخارجية والبيئية استخدم ألوان متناسقة وثابتة للإشارة إلى حالة كل عنصر في المشروع:
حدد بدقة و ثبات دائم ألوان الفئات والعناصر حسب خطة المشروع للأحمر و الرمادي والأخضر: ماذا يعني أن يكون المشروع في النطاق "الأحمر ؟ هل تجاوزت ميزانيتك بمقدار معين من الريالات؟ أو بمقدار معين من الأيام؟ هل انتهت او استهلكت الموارد الرئيسية للمشروع أو أعيد تخصيصها لغير ما رصدت له أصلا؟ تحتاج ( و بالتعاون مع فريقك و اصحاب المصلحة المعنيين والجهات الراعية للمشروع إلى تحديد ما يعنيه ذلك إذا كان المشروع في اللون الأحمر". قد تختار تعيين المحددات للمشاريع البسيطة إلى الأكثر تعقيدا ، بناءً على الأثر الاستراتيجي لتلك العناصر من المشروع أو بناء على الأولويات والموارد المتاحة للمشروع، نفس الشيء بالنسبة للمشروعات "الرمادية" - قم بتعيين المحددات التي تكون واضحة للجميع بحيث يقوم الجميع بالإبلاغ 10 بنفس الطريقة عن مهام المشروع الخاصة بهم و التجاوزات او الانحرافات التي تحصل اثناء التنفيذ . و عادة ما يكون اللون الأخضر واضحًا جدا و ليس محل جدل قم بتعريف المحددات اللازمة لكافة عناصر المشروع و اتفق بشأنها مع اصحاب المصلحة بحيث تكون ثابتة طوال فترة تنفيذ المشروع بمجرد تعيين المحددات و الاتفاق بشأنها قم بارسال هذه المحددات لاستخدامها للإبلاغ عن حالة المشروع لجميع أصحاب المصلحة ، لذلك عندما تقوم بتحديثهم في كل ما يتعلق بعناصر المشروع المختلفة، فإنك حينذاك لا تترك مجالاً لسوء الفهم والغموض حول عناصر المشروع وخططه و سوف يتيح ذلك لك و لفريقك ولأصحاب المصلحة 11 مجالاً لجودة التواصل المحترف و الواضح و يمكنك من إدارة علاقات أصحاب المصلحة بشكل أفضل وأكفا. إذا كان المشروع باللون الأحمر أو الرمادي ، فيجب أن يكون لديك خطة لإعادته إلى اللون الأخضر وسوف تحتاج إلى الاتفاق مع اصحاب المصلحة حول الجدول الزمني لإعادة المشروع إلى اللون الأخضر. استخدم نفس المؤشرات (سهم لأعلى ، لأسفل ، خط ثابت لإظهار الاتجاه بصورة ثابتة ومتكررة في جميع مراحل المشروع و التقارير التغلب على عامل الخوف كلما أسرعت في الإقرار بأنك في ورطة و توفرت لديك الثقة في الإبلاغ عنها ، كلما وضعت قدمك على طريق التعافي مبكرا بصفتك مدير المشروع فأنت مسؤول أمام 12
أصحاب المصلحة والراعي لتكون صريحاً جداً وشفافاً بشأن سلامة المشروع وتحقيقه لمتطلباته وأهدافه . خاصة عندما لا تسير الأمور بسلاسة من بداية المشروع وحتى نهايته ، لذا عليك ان تكون وبصفة دائمة متسقًا و محدداً في تقاريرك واتصالاتك. أود حقًا أن أستمع إلى أفكارك حول التوصيات أعلاه وأن أستمع إلى وجهة نظرك وأفكارك حول كيفية تطوير هذا المجال من إدارة المشروع بشكل أكبر ، وإبعاد أنفسنا عن مشاريع البطيخ الخادعة ذات اللونين إلى المشاريع الأكثر خضرة!13