لخّصلي

المبحث الرابع
دور نظم الخبرة في تصميم نظام معلومات محاسبي اداري الكتروني
أولاً: مقومات استخدام نظم الخبرة في تصميم نظام معلومات محاسبي إداري إلكتروني:-
كما ذكر الباحثان في المبحث الثاني، فهناك متطلبات يلزم تواجدها في نظام الخبرة كي يحقق الأهداف التي صمم من أجلها، وبالإضافة لتلك المتطلبات، لا شك أن هناك مجموعة من المقومات الأساسية لابد من توافرها في أي منظمة حتى يتسنى لنا استخدام نظم الخبرة في تصميم نظام معلومات محاسبي اداري الكتروني، وأبرز تلك المقومات نوردها فيما يلي:[52]

1. 
   

   أجهزة الأنظمة الإلكترونية:
   وتتألف هذه الأجهزة من مجموعة متكاملة من الأجهزة المتصلة فيما بينها، هي الأجهزة التي ستحتوي برامج نظم الخبرة ويستطيع المستخدم التعامل معها حسب التعليمات والاختصاصات.

   
   


2. 
   

   البرامج والارشادات الاساسية:
   وتمثل البرامج سلسلة من التعليمات التي يستطيع الحاسوب تفسيرها وتنفيذها وترشده إلى تشغيل البيانات، وهي تمثل أوامر مكتوبة بلغة معينة، وموجهة لوحدة التشغيل المركزية للقيام بتنفيذ عملية معينة، وتدخل هذه الأوامر في تصميم البرامج.

   
   


3. 
   

   اللوائح والمستندات:
   فأي نظام تشغيل يعتمد على الحاسب، لابد أن تتوفر له مجموعة كاملة من المستندات واللوائح، والتي تعتبر جزءا من مكونات الرقابة على النظام، كما انها من اهم وسائل الاتصال داخل هذا النظام.

   
   


4. 
   

   ادارة الحاسب:
   حيث أن ادارة الحاسب هي الوحدة الإدارية المسئولة عن تشغيل البيانات واستخراج النتائج المطلوبة ضمن التفويض العام المعطي لها، وتتطلب أهمية هذه الإدارة ضرورة تنظيمها بشكل مناسب، توضح فيه مراكز السلطة والمسؤولية، وأساليب إعتماد الأعمال وإقرارها، وتتحدد من خلاله وبشكل واضح حدود السلطات الممنوحة، والمسؤولية الملقاة على كل قسم من الأقسام وكل فرد من الافراد.

   
   


5. 
   

   تطوير المهارات الحاسوبية للعاملين في النظام:
   حيث أن نظم المعلومات المحاسبية الإدارية في الغالب تتعامل مع عدد كبير من بيانات النظم الفرعية التي يضمها النظام، فيصبح من الضروري أن يكون الافراد القائمين على العمل فيها على معرفة مناسبة بالحاسبات من حيث كيفية تشغيلها وبرمجتها وكيفية استخدام التكنولوجيا الحديثة المرتبطة بها وكيفية التعامل مع نظم الخبرة وبرامج الذكاء الاصطناعي المصممة لتلك النظم، ومن هنا يجب تطوير مهارات الافراد العاملين من خلال دورات التعليم المستمر ودورات الكفاءة المهنية، في سبيل الاطلاع على كافة المستجدات والتطورات التكنولوجية, بما يمكن أن يؤدي إلي المساهمة في تحقيق زيادة مستمرة في كفاءة وفعالية نظام المعلومات المحاسبي الإداري وصولا إلي تحقيق الهدف العام الذي تسعى الشركة ككل لتحقيقه.

   
   


6. 
   

   الضوابط الرقابية :
   ويقصد بها كافة الإجراءات الرقابية المتبعة، لضمان سلامة التشغيل الإلكتروني للبيانات، وتتضمن كلا من إجراءات الرقابة اللازمة لضمان صحة البيانات كمدخلات، واجراءات الرقابة الخاصة بتقسيم العمل، واجراءات الرقابة على البرامج والملفات، بالإضافة إلى إجراءات الرقابة على أجهزة الحاسب الآلي نفسها وعلى قواعد المعرفة المكونة لنظام الخبرة، وذلك لضمان سلامة البيانات والمعلومات التي ينتجها النظام الخبير.
   وبتوافر تلك المقومات تستطيع الشركة الاستفادة من تطبيقات النظم الخبيرة والاستفادة من مزايا وامكانيات تقنية المعلومات في مجال الخبرة الإلكترونية، ولكن في الوقت ذاته فإنه لتعظيم الاستفادة من تلك النظم، لابد أن يكون أي نظام معلومات بالشركة قادراً على التكيف والتأقلم السريع مع هذه التكنولوجيا ومجاراتها، حيث أن انتشار التكنولوجيا الحديثة للمعلومات والاتصالات بشكل واسع في النظم الاقتصادية والادارية والاجتماعية سيؤثر بشكل متزايد في أي نظام للمعلومات في الشركة، حيث أن التباطؤ في إدخال البرمجيات الحديثة في تطوير نظام المعلومات سيؤدي إلى تباطؤ عملية الاستفادة من هذا النظام.
   ثانياً: مراحل تصميم نظام معلومات محاسبي إداري إلكتروني بإستخدام نظم الخبرة:-
   قبل التعرف على مراحل تصميم نظام معلومات محاسبي اداري الكتروني، يجب التوضيح أن أي نظام معلومات محاسبي أو اداري، الكتروني أو يدوي يجب أن يشمل الاتي:[53]
   • تحديد الاهداف التي يتم اعداد وتصميم النظام على أساسها.
   • تحديد المدخلات والتي تتمثل في كافة البيانات المطلوبة لإعداد وتصميم وتشغيل هذا النظام سواء كانت هذه البيانات من داخل المنشاة (البيانات المالية، التشغيلية، الإدارية، التسويقية، التكاليفية، وغيرها) أو من خارج المنشأة (البيانات السوقية، الاقتصادية، التنافسية، وغيرها).
   • توفير قواعد البيانات وذلك لتخزين البيانات والمعلومات واسترجاعها عن الحاجة إليها.
   • عمليات التشغيل التي تقوم بتحويل البيانات إلى معلومات من خلال ترتيبها وتصنيفها وإجراء كافة العمليات المطلوبة عليها سواء كانت حسابية أو رياضية أو غيرها.
   • مخرجات النظام التي تتمثل (بالنسبة لنظام المعلومات المحاسبي الإداري) في القوائم والتقارير المالية والرسوم البيانية والتقارير الإحصائية وغيرها من التقارير والرسوم والنتائج التي تساعد على تحقيق اهداف النظام واتخاذ القرارات الهامة والاستراتيجية.
   • التغذية العكسية والتي تنتج من تنفيذ والرقابة على النظام وإعادة تشغيل المعلومات التي تم انتاجها في النظام وذلك لتطويرها وتحسينها بما يتناسب مع تحقيق اهداف النظام والتطورات والمتطلبات التي تحيط بالمنشاة.
   • وجود مستخدمون يستفيدون من المعلومات التي ينتجها هذا النظام.
   وقبل تصميم نظام المعلومات الإلكتروني يجب الاخذ في الاعتبار عدة عوامل ومحددات تتمثل في:

   
   


7. 
   

   عوامل مرتبطة بالنظام منها:[54]
   تكاليف النظام، نوعية النظام، سرعة الادخال، سرعة الحصول على المخرجات، الافراد المستفيدين والمستخدمين للنظام، العائد من النظام، حجم عمليات التشغيل اليومي، متطلبات النظام، تحقيق الهدف من تصميم النظام.

   
   


8. 
   

   عوامل مرتبطة بالمنشاة:
   نوع النشاط، حجم المعاملات، نوعية الحاسبات والشبكات المستخدمة، حجم المنشاة، البرمجيات التي تستخدمها المنشاة، وغير ذلك.

   
   


9. 
   

   عوامل خارجية وغير مرتبطة بالنظام:[55]
   • العوامل البيئية Environmental Condition: التنافسية، الاقتصادية، السوقية، وغير ذلك.
   • تطور وتقدم تكنولوجيا المعلومات (IT) والمتمثل في: التطورات التكنولوجية TechnoIogical، التطورات المعلوماتية Informational، التطورات الوظيفية Functional، التطورات الإدارية Managerial.
   • استراتيجيات الاعمال Business Strategy والتي أهمها: إستراتيجية ريادة التكلفة Cost leadership، استراتيجية الابتكار والتميز innovative differentiation.
   وبعد إستقراء مجموعة من الدراسات والابحاث التي تناولت تصميم نظم معلومات محاسبية وادارية إلكترونية، ودراسات اخرى تناولت تصميم نظم الخبرة ومزاياها ومتطلباتها، فقد توصل الباحثان إلى مراحل تصميم نظام معلومات محاسبي اداري الكتروني بالاستعانة بنظم الخبرة على النحو التالي:
   إن مراحل تصميم أي نوع من انواع النظم المحاسبية سواء كانت يدوية أو إلكترونية يمر بالآتي:[56]

   
   


10. 
    

    مرحلة تحليل النظام.

    
    


11. 
    

    مرحلة تصميم النظام.

    
    


12. 
    

    مرحلة تشغيل النظام.

    
    


13. 
    

    مرحلة تنفيذ والرقابة على النظام وصيانته.
    وفيما يلي شرح لكل مرحلة من المراحل السابقة لتصميم نظام معلومات محاسبي اداري الكتروني باستخدام نظم الخبرة:

    
    


14. 
    

    المرحلة الاولى: تحليل النظام:-
    وتسمى بمرحلة الدراسة الاولية أو المبدئية حيث تقوم هذه المرحلة بتحليل كافة الجوانب المرتبطة بتصميم النظام حيث تبدأ بتحليل أهداف النظام، تحليل مدخلات النظام، تحليل عمليات التشغيل، تحليل مخرجات النظام، وتحليل تكاليف النظام والعائد منه، ولتصميم نظام معلومات محاسبي اداري الكتروني يعتمد على نظم الخبرة فإن مرحلة التحليل تتم على النحو التالي:
    • تحليل أهداف النظام في ضوء متطلبات المستويات الإدارية المختلفة التي يخدمها هذا النظام (الإدارة المالية، الإدارة العليا، إدارة التكاليف، وغيرها).
    • تحليل مدخلات النظام من خلال الإعتماد على البيانات الواردة في القوائم المالية والتقارير الإدارية وتقارير تقييم الاداء.
    • تحليل عمليات تشغيل البيانات لتحويل هذه البيانات إلى معلومات، ومعرفة مدى تأثير هذه المعلومات في تحقيق الغرض الذي صمم من اجله النظام.
    • تحليل مخرجات النظام والتعرف على مدى إمكانية الاستفادة من هذه المخرجات في عمليات التخطيط وتحسين الاداء واتخاذ القرارات.
    • تحليل تكاليف هذا النظام والتي منها: تكاليف أجهزة الحاسب الآلي المستخدمة في تصميم النظام، تكاليف برامج نظم الخبرة، تكاليف الحصول على المعرفة من نظم الخبرة، تكاليف تشغيل النظام، تكاليف تنفيذ النظام، تكاليف الرقابة على النظام.
    • تحليل العائد (سواء كان هذا العائد مادي أو غير مادي) من كلاً من: تكامل نظم المعلومات المحاسبية ونظم المعلومات الإدارية وتصميم نظام معلومات محاسبي اداري، استخدام نظم الخبرة في تصميم نظام معلومات محاسبي اداري يعتمد على تكنولوجيا المعلومات، والعائد من استخدام تكنولوجيا المعلومات والحاسبات الإلكترونية في تصميم نظم معلومات محاسبية ادارية.

    
    


15. 
    

    المرحلة الثانية: تصميم النظام:-
    يبدأ تصميم النظام بالتقرير الذي ينتج من مرحلة التحليل، حيث أن هذا التقرير يوفر المعلومات المطلوبة لتصميم النظام والبدائل المتاحة التي توفرها عملية التحليل لكل خطوة من خطوات هذه المرحلة، والتي تتمثل في:
    • الحصول على البيانات التي يحتاجها النظام لتحقيق اهدافه والغرض الذي صمم من اجله وذلك من المصادر المختلفة للحصول على هذه البيانات، سواء كانت مصادر داخلية من: ادارة التكاليف، ادارة التمويل، الادارة المالية، الادارة التسويقية، الادارة العليا، وغيرها، أو خارجية من: الموردين، العملاء، المستثمرين، وغيرهم.
    • الاختيار بين البدائل المتاحة للحصول على الأجهزة والادوات المطلوبة لتصميم النظام، من حيث: نوع الجهاز الذي سيتم استخدامه لتصميم هذا النظام، التكلفة سواء شراء أو تأجير، أفضل الموردين، وغير ذلك.
    • الاختيار بين البدائل المتاحة للحصول على برامج نظم الخبرة: هل سيتم تصميمها داخل المنشاة، أو سيتم شرائها جاهزة، واختيار البرنامج الذي يحقق مزايا اعلى من حيث الوقت اللازم لإعداده وتصميمه، وتخفيض الجهد والتكاليف اللازمين لتصميم نظام معلومات محاسبي اداري الكتروني.
    • إذا كان القرار أن يتم تصميم برامج نظم الخبرة داخل المنشأة يتم عمل الاتي:
    تصميم قواعد معرفة، تجميع المصادر والمعلومات اللازمة لإعداد المعرفة، تصميم خريطة تدفق تناسب نظام الخبرة لاستخدامه في تصميم نظام المعلومات المحاسبي الاداري، اختبار البرنامج الذي تم تصميمه للوقوف على أي قصور أو متطلبات تلزم لتنفيذ هذا البرنامج، تعديل البرنامج إذا لزم الأمر(كما ذكر الباحثان في المبحث الثاني).
    • إذا كان القرار بشراء برامج نظم الخبرة جاهزة فإنه يتم:
    المفاضلة بين موردين برامج نظم الخبرة، تحديد التكلفة اللازمة لشراء هذه البرامج، تحديد المتطلبات اللازم توافرها في نظم الخبرة التي سيتم شرائها بما يتناسب مع متطلبات تصميم نظام المعلومات المحاسبي الاداري.
    • ثم يتم اعداد نظام رقابة لمتابعة تنفيذ وتشغيل نظام المعلومات المحاسبي الاداري الإلكتروني بما يتناسب مع طريقة عمل هذا النظام والمخرجات التي تنتج من تشغيل هذا النظام.

    
    


16. 
    

    المرحلة الثالثة: تشغيل النظام:-
    تبدأ عملية تشغيل النظام بعد الانتهاء من خطوات ومراحل تصميمه، حيث يكون قد تم:
    • تجميع والحصول على كافة البيانات اللازمة لتشغيل النظام من مختلف مصادرها.
    • تحديد أجهزة الحاسب الآلي اللازمة للقيام بعمليات تشغيل النظام.
    • تجهيز الأماكن والأفراد للعمل على النظام الذي تم تصميمه.
    • تحديد برامج نظم الخبرة اللازمة لتصميم نظام معلومات محاسبي إداري الكتروني سواء إذا تم تصميمها داخل المنشاة أو شراؤها جاهزة.
    • المقارنة بين نظم المعلومات المحاسبية والادارية القائمة وبين نظام المعلومات المحاسبي الاداري الإلكتروني الذي قد تم تصميمه ومعرفة المزايا التي يحققها.
    • تحديد قاعدة المعرفة والبيانات اللازمة لتشغيل النظام، ويمكن القول أن قاعدة البيانات والمعرفة التي يحتاجها نظم المعلومات المحاسبي الاداري الإلكتروني تتكون من:[57]
    • البيانات التي توفرها نظم المعلومات الإدارية والتي تتمثل في:

    
    


17. 
    

    بيانات نظام الانتاج والتصنيع.

    
    


18. 
    

    بيانات نظام المبيعات.

    
    


19. 
    

    بيانات نظام المشتريات والمخازن.

    
    


20. 
    

    بيانات نظام الموارد البشرية.

    
    


21. 
    

    بيانات نظام التمويل.
    • البيانات التي توفرها نظم المعلومات المحاسبية:

    
    


22. 
    

    بيانات النظام المحاسبي المالي.

    
    


23. 
    

    بيانات نظام محاسبة التكاليف.

    
    


24. 
    

    بيانات نظم الرقابة الداخلية.
    تحديد المخرجات التي ستنتج من تشغيل هذا النظام والتي يمكن توضيح أهمها كالتالي: ([58])

    
    


25. 
    

    معلومات القوائم والتقارير المالية التي هي نتاج نظام المعلومات المحاسبي المالي.

    
    


26. 
    

    المعلومات التكاليفية التي هي نتاج نظام محاسبة التكاليف.

    
    


27. 
    

    معلومات نظم الرقابة الداخلية.

    
    


28. 
    

    معلومات الانتاج والتصنيع.

    
    


29. 
    

    معلومات المبيعات والمشتريات والمخازن.

    
    


30. 
    

    معلومات نظم الموارد البشرية.

    
    


31. 
    

    المعلومات التمويلية.

    
    


32. 
    

    معلومات اخرى.
    • تحديد الطريقة التي سيتم تشغيل نظام المعلومات المحاسبي الاداري الإلكتروني بها، حيث هناك عدة طرق للتشغيل تتمثل أهمها في:[59]
    • طريقة التشغيل المتوازي:
    هذه الطريقة تعتمد على تشغيل نظام المعلومات المحاسبي الإداري الجديد الذي تم تصميمه وفي نفس الوقت تشغيل نظم المعلومات المحاسبية والادارية القائمة بالفعل في المنشاة.
    • طريقة التشغيل المباشر:
    هذه الطريقة تعتمد على إلغاء النظام أو النظم القديمة التي كانت قائمة وتشغيل النظام الجديد الذي تم تصميمه.
    • طريقة التشغيل المتدرج.
    • طريقة الاختيار الاسترشادي.
    وبعد اختيار الطريقة الامثل والافضل لتشغيل نظام المعلومات المحاسبي الاداري الذي تم تصميمه، يتم تشغيله وعمل اختبارات عليه، وتدريب الافراد المسئولين عن تنفيذ هذا النظام الجديد على استخدامه.

    
    


33. 
    

    المرحلة الرابعة: تنفيذ والرقابة على النظام وصيانته:-
    تحتوي هذه المرحلة على ثلاث خطوات رئيسية تتمثل في:
    • أن هذه المرحلة تبدأ بالتنفيذ الفعلي لنظام المعلومات المحاسبي الاداري الإلكتروني الذي تم تصميمه وتم تجربته في مرحلة التشغيل وتدريب الافراد على استخدامه.
    • بعد ذلك يأتي دور متابعة تنفيذ النظام والرقابة عليه باستخدام نظام الرقابة الذي تم تصميمه في مرحلة تصميم النظام، وذلك للوقوف على أوجه القصور في هذا النظام ومحاولة معالجتها وتقليلها ومعرفة نقاط القوة والعمل على زيادتها وتحسينها.
    • كما يتم عمل صيانة دورية للنظام من خلال إجراء التحديثات والتغييرات اللازمة التي تتماشى مع التطورات والتغييرات التي تحدث للمنشأة والتي تؤثر في عمليات التخطيط وإتخاذ القرارات، وذلك باستخدام التغذية العكسية من خلال استراجاع واعادة تشغيل مخرجات النظام لجعلها أكثر قدرة وكفاءة على المساعدة في عمليات التخطيط والتنبؤ واتخاذ القرارات.
    ثالثاً: دور نظام المعلومات المحاسبي الاداري الإلكتروني المعتمد على نظم الخبرة في مساعدة إدارة المنشاة على القيام بوظائفها:-
    تبرز أهمية نظام المعلومات المحاسبي الاداري الإلكتروني والذي تم اعداده باستخدام نظم الخبرة في مساعدة ادارة المنشاة على القيام بدورها بكفاءة وفاعلية من تخطيط, وتوجيه، ورقابة على أداء المنشأة، والتنبؤ، وإتخاذ القرارات الهامة والاستراتيجية والتي تؤثر ليس فقط على أداء المنشأة ولكن أيضاً تؤثر على قرارات الاطراف المتعاملة معها والمستفيدين من المعلومات التي ينتجها هذا النظام وذلك عن طريق:
    • يوفر هذا النظام المعلومات المختلفة التي تحتاجها إدارة المنشأة للقيام بعملها سواء كانت هذه المعلومات مالية، أو غير مالية، تشغيلية، وكمية، وتمويلية، وتكاليفية، وغيرها من خلال تكامل نظم المعلومات المحاسبية المختلفة التي تكون هذا النظام.
    • استخدام برامج نظم الخبرة في تصميم هذا النظام باعتبارها أحد أهم أنواع أساليب الذكاء الصناعي الحديثة يمكن إدارة المنشاة من حل مشاكلها بسرعة وسهولة باستخدام الحاسب الآلي ودون الحاجة إلى القيام بعمليات معقدة.
    • يوفر هذا النظام المعلومات التي تحتاجها ادارة المنشاة في الوقت المناسب اللازم لقيامها بعملها.
    • يخفض هذا النظام الوقت المطلوب لإعداد وانتاج المعلومات التي تحتاجها ادارة المنشاة للقيام بعملها.
    • يوفر هذا النظام أساليب وطرق تمكن ادارة المنشاة من اتخاذ قرارات رشيدة في الوقت المناسب.
    • يمكن هذا النظام ادارة المنشاة من توفير المعلومات المطلوبة داخل المنشاة (من الملاك، المساهمين، العمال، المستويات التنظيمية والادارية المختلفة)، من معلومات عن: الانتاج، التصنيع، الاجور والمرتبات، المبيعات والمشتريات، أساليب وطرق التمويل، وما إلى ذلك.
    • يمكن هذا النظام ادارة المنشاة من توفير المعلومات المطلوبة خارج المنشاة (من الموردين، العملاء، البنوك، الشركات المنافسة، الجهات الحكومية والخاصة ذات الصلة بالمنشاة)، من معلومات عن: أداء المنشاة، القوائم والتقارير المالية، قيمة المنشاة، مركز المنشاة المالي، ادائها الائتماني، وما إلى ذلك.
    • يساهم هذا النظام في تحسين وتطوير عمليات الرقابة الداخلية من خلال توفير نظام رقابة داخلي فعال ومتطور.
    • يوفر استخدام نظم الخبرة في تصميم هذا النظام قواعد معرفة واستدلال منطقية وعملية تساهم في تطوير وتحسين عملية اتخاذ القرارات خاصة القرارات الاستراتيجية، وتطوير قدرة الادارة على التخطيط الاستراتيجي والتنبؤ.