لخّصلي

يتناول النص عملية تصنيف الوثائق، مُعرّفاً إياها بخطة لترتيب الوثائق في مجموعات متشابهة لسهولة الوصول إليها. يُقدّم النص ثلاث طرق رئيسية للتصنيف: الموضوعية، والجغرافية، والعشرية. الطريقة الموضوعية تصنف الوثائق حسب مواضيعها، مع مزايا كالسهولة في الرجوع للوثائق وتوسع التصنيف، لكنها تحتاج لفهرس وتواجه صعوبة في تحديد الموضوع الأساسي. أما الجغرافية فتُصنّف حسب الموقع الجغرافي، وتتميز بسهولة الاستخراج دون الحاجة لفهرس مُفصّل، لكنها تعاني من صعوبة العثور على وثائق معينة وعدم السرية. أخيراً، الطريقة العشرية، المُستمدة من نظام ديوي، تجمع ملفات ذات موضوع واحد، لكنها عرضة للتعديل والتمديد. يختم النص باستعراض بعض استعمالات كل طريقة.

أولا: التصنيف
التصنيف هو عبارة عن خطة تنتهجها الأمينة حتى تتمكن من ترتيب الوثائق، وهو عبارة عن تكوين مجموعات متشابهة ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة وبالتالي فصل الوثائق غير المتشابهة تبعا لدرجة الاختلاف وذلك للتعرف عليها بسهولة. وعلى ذلك يمكن أن يوصف التصنيف بأنه مجموعات لكل صنف على حد وهو دراسة تحليلية للأشياء، والغرض منها جمع المتشابهة من الوحدات وفصل غير المتشابهة وهناك عدة طرق للتصنيف هي:
أ-الطريقة الموضوعية
يقصد بالطريقة الموضوعية تصنيف الوثائق حسب موضوعات المعلومات التي تتضمنها، أي جمع المعلومات التي تخص موضوع واحد في ملف خاص يحمل اسم هذا الموضوع، ويتم تقييم المحفوظات في أي مؤسسة إلى مجموعات رئيسية يطلق عليها اسم-أبواب- ثم إلى فصول ثم إلى عدة موضوعات( ).
1-مزايا الطريقة الموضوعية

• تسمح بالرجوع إلى الوثائق من خلال معرفة مواضيعها.


• تساعد على التوسع في التصنيف إذ لا يوجد مايحد هذا التوسع.


• يسهل تطبيقها على جميع أنواع المحفوظات بغض النظر على حجمها(1).
  2-عيوب الطريقة الموضوعية


• تحتاج إلى فهرس حسب الموضوعات.


• خلق صعوبة في مصلحة التوثيق لإيجاد الموضوع الأساسي( ).
  3- استعمالاتها


• المصالح الادارية المختلفة.


• مؤسسات الصحافة والنشر.
  ب- الطريقة الجغرافية
  وهنا يتم تقسيم الملفات في الطريقة الجغرافية إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي سواء كانت محافظة، ولاية، مدينة أو مقاطعة، بلدية، أحياء، مناطق.
  1-مزايا الطريقة الجغرافية


• يمكن الاستغناء عن استخدام الفهارس التي اعتبرت ضرورية في الطريقة السابقة.


• السهولة في استخراج الملفات بمجرد معرفة اسم المدينة.
  2-عيوب الطريقة الجغرافية


• صعوبة العثور على الوثائق الخاصة.


• حتمية وجود فهرس خاص بالبلديات والدوائر والولايات.


• عدم السرية.
  3-استعمالاته:


• مكاتب التصدير والاستيراد.


• شركات الانتاج.

ج- الطريقة العشرية
قام بوضع هذا النظام الفيلسوف ديوي- Diwey- حيث ابتكر في بادئ الأمر تصنيف الكتب بالمكتبات، ونفس الفكرة يمكن أن تستخدم في تصنيف الوثائق.
1-مزايا الطريقة العشرية
يساعد هذا التصنيف على جمع الملفات التي تتعلق بموضوع واحد في مكان واحد.
2-عيوب الطريقة العشرية
كثيرا ما يكون هذا النظام عرضة لعمليات التمديد والتبديل( ).