لخّصلي

منشور رقم 04 المؤرخ في 26 أكتوبر 1991 المتعلق بمركز الحفظ المؤقت لأرشيف الإدارات المركزية هذه المبادرة صدرت نتيجة انشغال مؤسسة الأرشيف الوطني في المساهمة في حل المشاكل الناتجة عن تراكم وثائق الأرشيف التي هي في تزايد دائم في الإدارات العمومية والتي هي ملزمة طبقا للمادة 07 من القانون رقم 09/88 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني، -1- طبيعة الوثائق الأرشيفية : هذه الأخيرة إلى صنفين متميزين الأول يخص من جهة الوثائق الأرشيفية المسماة بوثائق الطور الأول" أو الأرشيف الحي الذي يكون استعماله شبه دائم مما يبرر بقاؤه على مستوى المصلحة المنتجة التي تضمن ترتيبه و حفظه على مستوى مخازن الحفظ المؤقت المهيأة على مستوى الإدارة المركزية المعنية. ومن جهة أخرى الوثائق الأرشيفية المسماة بوثائق "الطور الثاني" أو "الأرشيف "الوسيط" فهي عكس الوثائق السابقة الذكر لأن استعمالها في الإدارة المعنية غير ضروري ويصبح استعمالها غير ضروري وهذا ما يفرض دفعها إلى مركز الحفظ المؤقت للأرشيف. -2- الإطلاع على الوثائق المدفوعة : تحت تصرف الإدارات التي دفعتها ولها الحق في الإطلاع عليها عند الحاجة طول مدة الحفظ المحدد من طرف القائمة الشاملة للوثائق، وحافظة الدفع لكل إدارة مركزية مع احترام قواعد التبليغ الأرشيفي الإطلاع في عين المكان أو نقل وثيقة الأرشيف من مركز الحفظ المؤقت إلى المؤسسة الأم). تلزم الإدارات التي تطلب المساعدة من مركز الحفظ المؤقت للأرشيف،

منشور رقم 04 المؤرخ في 26 أكتوبر 1991 المتعلق بمركز الحفظ المؤقت لأرشيف الإدارات المركزية

يضع القرار 35 المؤرخ في 10 جوان 1991 المتعلق بإنشاء مركز للحفظ المؤقت لأرشيف الإدارات المركزية الجريدة الرسمية رقم 35 المؤرخ في 24 جويلية (1991) ، تحت تصرف هذه الإدارات مصلحة مشتركة تساعد مختلف الوزارات على بالتكفل بوثائقها الأرشيفية.

هذه المبادرة صدرت نتيجة انشغال مؤسسة الأرشيف الوطني في المساهمة في حل المشاكل الناتجة عن تراكم وثائق الأرشيف التي هي في تزايد دائم في الإدارات العمومية والتي هي ملزمة طبقا للمادة 07 من القانون رقم 09/88 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني، بالحفظ المؤقت للأرشيف تحت رعاية وتوجيهات المؤسسة المذكورة.

-1- طبيعة الوثائق الأرشيفية :

قسم المنشور رقم 03 المؤرخ في 02 فيفري 1991 الخاص بتسيير وثائق الأرشيف ، هذه الأخيرة إلى صنفين متميزين الأول يخص من جهة الوثائق الأرشيفية المسماة بوثائق الطور الأول" أو الأرشيف الحي الذي يكون استعماله شبه دائم مما يبرر بقاؤه على مستوى المصلحة المنتجة التي تضمن ترتيبه و حفظه على مستوى مخازن الحفظ المؤقت المهيأة على مستوى الإدارة المركزية المعنية. ومن جهة أخرى الوثائق الأرشيفية المسماة بوثائق "الطور الثاني" أو "الأرشيف "الوسيط" فهي عكس الوثائق السابقة الذكر لأن استعمالها في الإدارة المعنية غير ضروري ويصبح استعمالها غير ضروري وهذا ما يفرض دفعها إلى مركز الحفظ المؤقت للأرشيف.

-2- الإطلاع على الوثائق المدفوعة :

تبقى في مرحلة الحفظ المؤقت للأرشيف الوثائق المدفوعة للمركز المذكور، تحت تصرف الإدارات التي دفعتها ولها الحق في الإطلاع عليها عند الحاجة طول مدة الحفظ المحدد من طرف القائمة الشاملة للوثائق، وحافظة الدفع لكل إدارة مركزية مع احترام قواعد التبليغ الأرشيفي الإطلاع في عين المكان أو نقل وثيقة الأرشيف من مركز الحفظ المؤقت إلى المؤسسة الأم).
-3- إعداد القوائم الشاملة المخصصة:

بالنظر للانشغال الخاص بالصرامة في تسيير الوثائق الأرشيفية، تلزم الإدارات التي تطلب المساعدة من مركز الحفظ المؤقت للأرشيف، تطبيقا للمادة 03 لقرار 10 جوان 1991 بإعداد القائمة الشاملة للوثائق الخاصة وهذا بالتعاون مع المديرية العامة للأرشيف الوطني.

بالفعل فإنه على أساس المعلومات الموجودة في كل قائمة شاملة، لاسيما تلك المتعلقة بمدة الحفظ، تتخذ إجراءات من طرف مركز الحفظ المؤقت للأرشيف فيما يخص الحفظ الفرز وتحويل هذه الوثائق إلى مركز الأرشيف الوطني للحفظ الدائم أو الحذف عند انقضاء المدة المحددة.