- تنظيم وظيفة التموين 1-مفهومها: - حتى تؤدي وظيفة التموين دورها بكفاءة عالية لابد من تنظيم إداري جيد لها بالإضافة إلى هيكل تنظيمي في كل وظيفة ومنه في التنظيم هو وسيلة لتحقيق التنسيق والتعاون فيما بين وظائف المؤسسة و بالتالي تحديد مختلف المصالح التي تكون في مجموعها مصلحة للتموين، أما الهيكل التنظيمي لوظيفة التموين تحتل مكانة هامة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة من حيث الصلاحيات و المسؤوليات كلما ازدادت كمية وقيمة المشتريات. - إن تحديد العلاقات التنظيمية يؤدي إلى تعزيز التجانس بين أجزاء التنظيم مما يدعم الأداء الفعال للمنظمة ككل. العيوب: - عدم قدرة الأفراد ومضمون الهيكل مما يؤدي إلى انعدام قيمة المبادئ التي تقوم عليها التنظيم . - عدم التوازن بين المركزية و اللامركزية قد يؤدي إلى التمادي فيهما لما تحققه كل منها من المزايا التي تفيد حركة التنظيم أو تفككها، 3- الاعتبارات الأساسية في تنظيم وظيفة التموين: نتطرق في ظل هذه النقطة إلى مشكلتين تنظيميتين في مجال تنظيم وظيفة التموين هما: اولا: تحديد موقع إدارة التموين في التنظيم: نتعرض هنا الى نقطتين هما: *اللامركزية: توزيع الصلاحيات الخاصة بعملية الشراء بين الإدارات والأفراد( أي كل جهة تقوم بشكل انفرادي بشراء المواد اللازمة). (الشكل 1) النموذج الثاني: تبعية إدارة المشتريات لنائب رئيس مجلس الإدارة لشؤون العمليات (الشكل 2). النموذج الثالث: تبعية إدارة المشتريات لنائب مجلس الإدارة لشؤون الصنع (الشكل 3). ا ـ مجموعة مندوبي الشراء: يقومون بجميع الأنشطة الشراء الفنية. ب ـ مجموعة الموظفين الكتابيين: يقومون بجميع الأعمال الكتابية. 4-مكونات تنظيم وظيفة التموين: إن وظيفة التموين تشتمل على وظيفتين أساسيتين هما وظيفة الشراء و التخزين وفي هذا الاطار نقوم بدراسة عامة لهاتين الوظيفتين: 1) وظيفة الشراء: 1- مفهومها : تعرف عامة بأنها نشاط الأعمال الموجهة لتأمين حصول منظمة على ما تحتاج اليه من المواد والآلات اللازمة لعملياتها. 2- وظائفها: u ] - متابعة اوامر الشراء: توكل الى الادارة المستخدمة للمادة او قسم التخطيط لضمان وصولها بوقتها وضمان عدم توقف الإنتاج. - الاستلام والفحص والتفتيش: يوكل امر الاستلام الى ادارة الشراء اما التفتيش الى ادارة الاستلام او الشراء بالنسبة للسلع النمطية وقد يوكل ذلك لقسم الإنتاج مادام قد حدد المواصفات بنفسه. - التخزين: تمثل ركن هام في وظيفة الشراء وهي امتداد وجزء من عملية الشراء. 5-دراسة وظيفة التموين في المؤسسة، ص 42. الجزائر، - الفحص والتفتيش: تتعلق بضمان جودة المواد وقد تعهد هذه المهمة ادارة مستقلة وتبقى ادارة المخازن على علاقة وثيقة مع دائرة التفتيش و تؤدى هذه المهمة داخل المخازن سواء عند الاستلام أو قبل ارسال المواد للتأكد من عدم تلفها. - جرد المواد: ونعني به الجرد الفعلي للمواد مقارنة الأرصدة الفعلية الدفترية. المواد الأولية: تساهم في صناعة السلع