حيث ان المخازن تتنوع حسب تنوع المؤسسة اما اقتصادية او عمومية،       حيث اختلفت طرق تسير هذه المخزونات  سابقا من التقنيات التقليدية اليدوية بطرق وأنظمة كلاسيكية قديمة شائعة مثل تسجيل المنتجات المخزنة والكميات المتاحة واعداد قوائم الطلبيات كلها تتم بالطرق اليدوية،  وللتوثيق أهمية كبيرة في إدارة المخازن يساعد في التسجيل وتتبع حركة المواد وفهم كميات المخزون المتاحة والمباعة وكذلك فهو يساعد أيضا في تحليل البيانات واتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بإعادة تعبئة المخزون وتخطيط الطلبات بفضل التوثيق الدقيق في حركة المخزون وهي تتبع جميع العمليات التي تحدث في المخزن تشمل هذه العمليات الوارد والصادر فهي اداه هامة لإدارة المخزون بشكل فعال واتخاذ القرارات المستنيرة بشان إعادة تعبئة المخزون وتخطيط الطلبات.