التوثيق الأولي 
 مقدمة 
  تشمل مرحلة التوثيق الأولي ثلاث خطوات: تقييم المعلومات المجمعة،  ثم إدراج العناصر التراثية في السجل الخاص والوطني،  يعمل التوثيق على إثراء الأرشيف الرقمي الوطني لنشر المعلومات وزيادة الوعي. فوائد التوثيق تشمل:
 تعزيز الفخر والاعتزاز المجتمعي
 شمولية المجتمعات والاعتراف بتنوعها
 تعزيز المشاركة المدنية وبناء شبكات طويلة الأمد
 توفير مرجع قيم للمعلمين والباحثين
 التحقق من صحة معلومات وترشيح أصول أو عناصر التراث الثقافي 
 نظرة عامة :  بعد مرحلة التعريف،  الخطوة التالية هي التحقق من اكتمال معلومات الأصل أو العنصر وأهميته الثقافية.  يمكن للجهة المضي قدماً.  يتيح التحقق إدراج الأصل في السجل الوطني الثقافي،  عند الموافقة، ١- نموذج التحقق من معلومات التراث الثقافي
 ٢-تقييم الاكتمال
 ٣- تقييم المضمون
 ٤- المصادقة النهائية
 1) نموذج التحقق من معلومات التراث الثقافي
 أ) نموذج تحقق معلومات التراث الثقافي يتطلب مراجعة المعلومات المجمعة لضمان اكتمالها.  مقابلات). ٣-معلومات مهمة من مشروع التعريف. ٤-معلومات أساسية للأصول (الاسم،  الوصف،  المعلومات التاريخية). ٥-أدلة تصنيف الأصل وأهمية التراث الثقافي. ب)تقييم الاكتمال 
 تقييم الاكتمال هو المرحلة الأولى من المراجعة التي تقوم بها الجهات المسؤولة،  وهي تقييم المضمون. ١-جمع المعلومات المناسبة خلال مرحلة التعريف (زيارات ٢-ميدانية، ٤-إنتاج وتحليل النتائج البحثية ومراجعتها مع الخبراء. ٥-توافق التعريفات مع التعريفات المعتمدة. ٧-إرفاق مستندات داعمة كافية مع الطلب (خرائط،  مقاطع فيديو). ٨-قبول وجودة الوثائق المقدمة وسهولة قراءتها. ج)تقييم المضمون 
  بالإضافة إلى مراجعة المنهجية المستخدمة في العملية.  يجب أن تشمل المعايير تقييم الحالة الحالية للحفظ وطرق الإدارة لحماية العناصر،  مع النظر في القيم الثقافية الإضافية المحتملة. تعريف أصول أو عناصر التراث الثقافي: 
 الثانوية الواردة في نموذج الطلب بالبيانات الأولية التي حصل عليها المقيمون مباشرة
 بناء على تقييم المضمون،  يقدم المقيم توصية بشأن إدراج الأصل أو العنصر المقترح في السجل الوطني للتراث الثقافي،  وقد يشمل ذلك أيضاً اقتراحاً بشأن أهمية الفئة التي ينتمي إليها الأصل أو العنصر،  بالإضافة إلى توصيات لتدابير الحماية العاجلة،  إذا لزم الأمر. يمكن لجميع الجهات في منظومة التراث الثقافي،  سواء كانت مسؤولة أو تشغيلية أو تمكينية،  أو أفراد مؤهلين،  البحث وجمع المعلومات حول العناصر التراثية.  يجب دمج المعلومات في نموذج تحقق بعد تصنيف الأصل وتقييم أهميته.  تتم المراجعة الأولية من قبل الجهة المسؤولة،  وتكون الموافقة النهائية لإدراج الأصل في السجل والأرشيف الوطني. توجد ثلاثة سيناريوهات للمصادقة النهائية:
 ١- جهة مسؤولة عن قطاع فرعي: تعين شخصًا لتقييم المعلومات من حيث الاكتمال والمضمون، ٢-جهة تشغيلية معتمدة: إذا استوفت معايير معينة مثل الموارد والخبرة،  فإنها تعتبر معتمدة دون الحاجة لشهادة مصادقة من الجهة المسؤولة. ٣-جهات غير معتمدة: يجب أن تحصل على شهادة مصادقة نهائية من الجهة المسؤولة،  التي تتحمل مسؤولية عملية المصادقة كاملة. يعتمد الإجراء على الجهة المقدمة للمعلومات،  حيث يحق للجهات التشغيلية المعتمدة مراجعة تقييماتها دون تدخل خارجي.  يجب على هذه الجهات ضمان إجراء المراجعة والحصول على الاعتماد المناسب. أ) الجهات التشغيلية غير المعتمدة: تتطلب الجهات التشغيلية غير المعتمدة التي تقدم نموذج تعريف الأصل أو عنصر ثقافي اتباع الخطوات التالية:
 ٢-الخطوة الثانية: تلقي الملاحظات حول المعلومات المقدمة. ٣-الخطوة الثالثة: معالجة التعليقات وتقديم المسودة النهائية للاعتماد. الحصول على الموافقة النهائية من السلطة العليا بالجهة المسؤولة عن القطاع الفرعي. ب) الجهات المسؤولة عن قطاع فرعي أو الجهات التشغيلية المعتمدة: ب الجهات المسؤولة عن قطاع فرعي أو الجهات التشغيلية المعتمدة - يجب على الجهات المسؤولة عن قطاع فرعي أو الجهات التشغيلية المعتمدة التي تقدم نموذج التحقق من المعلومات لأصل أو عنصر ثقافي محتمل اتباع الإجراء التالي: