تساهم الرقمنة في تسريع عملية استرجاع الوثائق والوصول إليها.  خاصة إذا كانت هناك حاجة للوصول إلى مئات أو آلاف الوثائق المخزنة في الأرفف أو الملفات المبعثرة.  يمكن استخدام برامج البحث الرقمية للوصول إلى الوثائق المطلوبة في ثوان معدودة،  وذلك بفضل الفهرسة المتقدمة ووسائل
  وهذا لا يساهم فقط في تحسين كفاءة العمل،  بل يساهم أيضًا في رفع مستوى الخدمة المقدمة