يمكن تعريف مصطلح الأرشيف بأنه الهيئة التي تتولى مهمة حفظ الوثائق و السجلات و القيود و المدونات بصورة منظمة ،  و يتداولها من يتناوبون على المسؤولية أو أية جهة مخولة بالاحتفاظ بها و ذلك من خلال اتساع المفهوم الأصلي للأرشيف المقصود به حفظ هذه المواد ،  و كذلك حفظ ما يخص تاريخ أنساب العائلات و الشخصيات البارزة التي تقدم عند حفظها فائدة في توفير المصادر الأولية و الأدلة و الشواهد على تاريخ البلاد و أصول شعبها . و هناك لفظة أخرى تستعمل في هذا المجال هي كلمة ( الوثائق أو السجلات ) و استعمالها شائع في المملكة المتحدة ( بريطانيا ) دائرة الوثائق و كذلك في دول رابطة الشعوب البريطانية ( الكومنولث )
   و يعرف قاموس أكسفورد الأرشيف بأنه المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة و المستندات التاريخية .  و تطلق الكلمة نفسها على المواد الوثائقية ،