ذهب كثير من العلماء والباحثين في مجال الإتصال الي استخدام مصطلح الإتصال التنظيمي بخلاف الإتصال المؤسسي أو الإداري،  ويعتبر آخرون في نفس المجال " الإتصال" أن تفضيلهم لمصطلح الإتصال التنظيمي لأنه يعبر بشكل دقيق عن العمليات الإتصالية التي تقوم بها منظمات الأعمال إذ يصعب تصور المنظمة وتتفيذ أنشطتها بدون الإتصال. يذهب المؤلف في ذات الإتجاه باعتبارة من زمرة المهتمين بالشأن الإتصالي،  فلذلك جاء الإنحياز لمصطلح الإتصال التنظيمي دون غيره من المسميات ( الإتصال الإداري أو المؤسسي) نتيجة لإرتباط عملية الإتصال التي يعبر عنها "بنقل المعلومات وتدفقها بين وحدات المشروع المختلفة" بالبناء التنظيمي للمنظمة،  إذ يصعب تحقيق وأتمام العملية الإتصالية وانتقال البيانات والمعلومات بين الأفراد والجماعات في مختلف الإتجاهات إلا إذا تناسب ذلك البناء التنظيمي مع حجم وطبيعة أنشطة المؤسسة ومقوماتها البشرية والمادية والفنية وبالتالي تسهل عملية تدفق المعلومات لتوافقها مع البناء التنظيمي،  ويمكن القول أن هنالك تناسباً طردياً فيما بين الهيكل التنظيمي والإتصال فزيادة فعالية الإتصال التنظيمي تتوقف علي جودة البناء التنظيمي للمؤسسة. الإتصال التنظيمي هو ( عملية إدارية اجتماعية نفسية تتم داخل المنظمة وتهتم بنقل وتحويل الأراء والأفكار عبر القنوات الرسمية وغير الرسمية مستهدفة خلق التماسك بين وحدات المشروع ومكونات البناء التنظيمي للمنظمة من أجل تحقيق أهدافها. كما تم تعريف الإتصال التنظيمي بأنه ( نظام متداخل يشمل الإتصال الداخلي والخارجي ويهتم بالمهارات الإتصالية في منظمات الاعمال). يأخذ علماء الإدارة بالبعد الاجتماعي فى الاتصال باعتباره العملية الأولى للتفاعل الاجتماعي،  لذلك يعرَّف الاتصال التنظيمي بأنه ( العملية التى تهدف إلى تدفق البيانات والمعلومات فى صورة حقائق بين وحدات المشروع المختلفة من مختلف الاتجاهات من هابطة وصاعدة وأفقية عبر مراكز العمل المتعددة من أعلى المستويات الإدارية إلى أدناها والعكس داخل الهيكل التنظيمي للمشروع وكذا بينه وبين جمهوره الداخلي والخارجي،  وذلك من أجل تنسيق الجهود وتحقيق الترابط والتعاون وتبادل الآراء ووجهات النظر الخاصة بالعمل ومشاكله بما يحقق الفهم والتجاوب بين العاملين مما يقود لتحقيق الأهداف بطريقة جيدة. إذن الاتصال الفعّال هو اتصال ثنائي الاتجاه فهو يجب ألاً يقتصر على نقل المعلومات فى اتجاه واحد بل يسير فى كل الاتجاهات ويتخذ عدة مستويات إتصالية
 ١/ مستوى الاتصال الرسمي المكتوب.