في تقرير حديث حول "إدارة المشاريع المتعثرة" ، أفاد مجلس الرؤساء التنفيذيين أن ما يقرب من 75٪ من المؤسسات أكدت بأن أكثر من 20٪ من المشروعات التي تبدو صحية تخفي مشاكل المشروع في جوهرها! من واقع خبرتي المهنية ، فإن ما يمكن وصفه بمشاريع البطيخ هذه تظهر الأخضر ( أو الصحي) من الخارج، ولكن خلف هذا الغلاف الاخضر الذي يحيط بها يتخفى لون احمر فاقع في الداخل ، و/ أو فشل ادارة المشروع أن تحدد عناصر ادارة المشروع او موارده مثل الجدول الزمني التقليدي ، والتكلفة ، والنطاق ، والمخاطر وغيرها من تدابير التتبع الأخرى في اكتشاف الخلل للمؤشرات الرئيسية المشروع أو أن تلك المؤشرات لم يتم إنشاؤها اصلاً او الاتفاق بشأنها مع اصحاب المصلحة في بداية المشروع. هل هذا يبدو مألوفا؟ أعتقد أن تشبيه البطيخ له صدى لدى جميع مديري المشاريع. لقد رأيت (وربما أبلغت عن نفسي . في الماضي بالطبع) العديد من المشاريع التي تظهر على المسار الصحيح ، ولكن بمجرد قيامك ببعض التتبع ، تجد نفسك في الواقع في مأزق كبير. عامل الخوف في الأيام الأولى من مسيرتي المهنية في إدارة المشاريع ، شعرت بعدم الارتياح لتحويل المشروع إلى اللون الرمادي أو الأحمر. شعرت أنه سيطرح السؤال عن كفاءتي أو مهارتي كمدير للمشروع. كانت هذه وجهة نظر عاطفية وليست وجهة نظر مهنية مدعومة بالبيانات. لقد تعلمت بمرور الوقت ومن خلال التجربة أن البيانات لا تكذب وأنه من الضروري تمامًا أن تنعكس صحة المشروع بدقة وشفافية لكافة المعنيين من أصحاب المصلحة، خاصة عندما يكون المشروع خارج المسار الصحيح ويتطلب الأمر إيصال ذلك في أقرب وقت ممكن لأصحاب المصلحة المعنيين قبل فقدان السيطرة او زيادة المخاطر - كلما كان ذلك مبكراً كان أفضل للجميع. وبصفتك مدير مشروع محترف، فمن واجبك أن تكون منفتحًا وصادقًا بشأن بيانات المشروع. بل على العكس من ذلك ، فهذه علامة على وعيك ومهنيتك وتحملك للمسؤولية بأن المساعدة مطلوبة والحصول على الثقة للتعامل مع هذه التحديات والمشكلات، ويزبد ذلك من احتمالية حصولك على المساعدة التي تحتاجها في مشروع ما عندما تكتنفه المشاكل وتحتاج الى المساعدة العاجلة. قضايا المؤشر السبب الثاني هو أيضا شائعٌ جداً : كم منكم أنشأ حدودًا حمراء وخضراء للتكلفة أو الجدول الزمني أو النطاق في مشروع ما؟ هل قمت بالتنسيق المسبق مع أصحاب المصلحة لديك وحصلت على الموافقة الصريحة والموثقة منهم في البداية على حدود المستويات المقبولة من الانحراف عن الخطة أو التباين للمشروع؟ أعتقد أن نحو 50٪ من المشاريع لم يتم الاتفاق بشأن متطلباتها ومؤشراتها مع كافة اصحاب المصلحة المعنيين في البداية! فعلى سبيل المثال، عندما تكون في منتصف الطريق في تنفيذ المشروع تفوتك مرحلة مهمة بأسبوع واحد ، هل تحول هذا المشروع حينئذ إلى اللون الأحمر؟ أم أنه تم الاتفاق في البداية على أن هذا تجاوز مقبول؟ ماذا لو كانت لديك مشكلة في الموارد ظلت مفتوحة لمدة شهر واحد. حدد فئات التقارير الرئيسية وحدودها في مرحلة التخطيط مع أصحاب المصلحة للمشروع واحصل على طريقة اعتماد استلام عناصر المشروع بدقة ووضوح . عادةً ما تكون الفئات الرئيسية هي: الوقت التكاليف نطاق العمل الجودة الموارد المخاطر العوامل الخارجية والبيئية متطلبات المشروع بصورة شاملة استخدم ألوان متناسقة وثابتة للإشارة إلى حالة كل عنصر في المشروع: حدد بدقة وثبات دائم ألوان الفئات والعناصر حسب خطة المشروع للأحمر والرمادي والأخضر: ماذا يعني أن يكون المشروع في النطاق "الأحمر"؟ هل تجاوزت ميزانيتك بمقدار معين من الريالات؟ أو بمقدار معيّن من الأيام؟ هل انتهت او استهلكت الموارد الرئيسية للمشروع أو أعيد تخصيصها لغير ما رُصدت له أصلاً؟ تحتاج ( وبالتعاون مع فريقك واصحاب المصلحة المعنيين و الجهات الراعية للمشروع) إلى تحديد ما يعنيه ذلك إذا كان المشروع في "اللون الأحمر". قد تختار تعيين المحددات للمشاريع البسيطة إلى الأكثر تعقيدًا ، نفس الشيء بالنسبة للمشروعات "الرمادية" - قم بتعيين المحددات التي تكون واضحة للجميع بحيث يقوم الجميع بالإبلاغ بنفس الطريقة عن مهام المشروع الخاصة بهم والتجاوزات او الانحرافات التي تحصل اثناء التنفيذ . وعادة ما يكون اللون الأخضر واضحًا جدًا وليس محل جدل! قم بتعريف المحددات اللازمة لكافة عناصر المشروع واتفق بشأنها مع اصحاب المصلحة بحيث تكون ثابتة طوال فترة تنفيذ المشروع. بمجرد تعيين المحددات والاتفاق بشأنها، قم بإرسال هذه المحددات لاستخدامها للإبلاغ عن حالة المشروع لجميع أصحاب المصلحة ، لذلك عندما تقوم بتحديثهم في كل ما يتعلق بعناصر المشروع المختلفة، فإنك حينذاك لا تترك مجالاً لسوء الفهم والغموض حول عناصر المشروع وخططه.