من الضروري الاهتمام بالجانب اللوجستي والإداري للمؤتمر بعد الانتهاء من التخطيط والتسويق للفعالية،  هذه المرحلة تتضمن عدة أشياء مثل،  وتوزيع دعواتهم وتسجيلهم في قاعدة بيانات المؤتمر،  وتوفير احتياجاتهم من النقل والإقامة والتغذية،  بالإضافة إلى تجهيز شارات الدخول والهدايا التذكارية والشهادات لهم،  وتعيين فريق من المتطوعين للترحيب بهم وتوجيههم ومساعدتهم في أي استفسارات أو مشاكل.