تتضمن عملية تجهيز الملفات ترميم الأوراق الممزقة، وتخريمها بعد طيها لتحديد المكان، وتهذيب الزائد منها.  يُرتب بعدها حسب الرموز أو التواريخ، ويرقم تسلسلياً، ثم يُثبت في قائمة محتويات الملف. أخيراً، تُراجع سلامة الحفظ قبل وضع الملفات في الأرفف أو الأدراج أو الخزائن.