Lakhasly

7. دمج الاستدامة في عملية الشراء
   7.1 استكمال العمليات القائمة بالفعل
   تتناول الفقرة 7 عملية الشراء، وكيف يمكن لكل خطوة من خطوات العملية أن تشتمل على ممارسات الشراء المستدام. وتستهدف الفقرة الأفراد المسئولين عن عملية الشراء الفعلي، علاوة على الأفراد المسئولين عن الوظائف الأخرى المرتبطة بعملية الشراء. لذا يتعين دمج الاستدامة في عمليات الشراء القائمة بالفعل، وتجنب تنفيذ أى عملية موازية.

 
ويوضح الشكل 4 النمط التقليدي لتدفق عمليات الشراء الذي يستخدم كهيكل لهذه الفقرة.

الشكل 4- نظرة عامة على الفقرة 7: دمج الاستدامة في عملية الشراء

ملاحظة: تعتبر عملية جمع المعلومات التنظيمية من العناصر الأساسية لعملية الشراء وتهدف إلى تلبية احتياجات الأعمال، وطبقا للفقرة 3، يشير لفظ "الشروط" إلى مجموعة كبيرة من الشروط التي تؤسس للمعايير الواجب تحقيقها من البضائع أو الخدمات ؛ بينما يشير لفظ المواصفات" إلى الوثيقة التي عادة ما تكون وثيقة فنية تنص على الشروط التي يجب أن تفي بها البضائع أو العمليات أو الخدمات.{ دمج الاستدامة فى شروط المواصفات الفنية مخالف للقانون رقم 5 لسنة 2015 ،المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

6- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
7- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
8- الاتفاقيات الموقع عليها
9- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

 
7.2 التخطيط
7.2.1 دمج عناصر الشراء المستدام الهامة
دمج الاستدامة في استراتيجية التعهيد يمكن المنظمة من:

• تناول أبرز مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص) سواء للبضائع، أو الخدمات، أو سلوك الموردين وأنشطة الشراء، كما هو موضح في البند 5، وتجنب التركيز على التفاصيل والقضايا البسيطة.


• بدء برنامج تعاوني للعمل مع أصحاب المصلحة (مثل العملاء الداخليين، والمستخدمين، والمستهلكين، والعملاء، والموردين غير المباشرين).


• تحديد معايير الاستدامة التي يمكن للموردين الاستجابة لها، مع تحقيق مبدأ القيمة مقابل المال.


• يجب دمج هذه العناصر في استراتيجيةالتعهيد، مما يسمح بجعل اعتبارات الاستدامة جزءا من عملية صنع القرار الاستراتيجي.
  ويوضح الشكل 5 العناصر الرئيسية للتخطيط للشراء المستدام.

7.2.2 تقييم مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص)
إن تقييم مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص) يمكن أن يختلف اختلافا كبيرا حسب نوع البضائع أو الخدمات، ومن مورد إلى آخر. وتشمل الاعتبارات ذات الصلة الجوانب التقنية، وثقافة التوافق، ومواقع التعهيد، وهياكل سلاسل التوريد، مع إيلاء اهتمام خاص بالموردين غير المباشرين.

ومن ثم، ينبغي أن تقوم المنظمة بتقييم وإعطاء الأولوية لأهم مخاطر الاستدامة ذات الصلة (بما فيها الفرص) لكل نشاط شراء. كما ينبغي النظر في التوجيهات المحددة سابقا، على سبيل المثال سياسات واستراتيجيات الشراء في المنظمة، فضلا عن تحديد الأولويات (البند 5 و6.4).

ويجب ألا يتم إجراء هذا التحليل الذي يؤدي إلى وضع استراتيجية التعهيد بمعزل عن غيره. إن تحديد قضايا الاستدامة ذات الصلة يتطلب منهجية متعددة الاختصاصات من أجل استخلاص المعلومات من:

• الخبراء الفنيين الذين لديهم معرفة عميقة بكيفية تصنيع البضائع أو الخدمات ومعالجتها وتسليمها ... الخ.


• خبراء الاستدامة الذين يمكنهم تقديم المشورة الفنية بشأن مسائل مثل حقوق الإنسان والعمالة، والصحة والسلامة، والإدارة البيئية، والقضايا القانونية.


• الخبراء في كيفية استخدام المنظمة للبضائع أو الخدمات.


• ويمكن استخدام منهجيات مختلفة مثل دورة الحياة وتكاليف دورة الحياة "LCC"، بالإضافة إلى تقييم مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص).

وتتكون منهجية دورة الحياة من تقييم تأثيرات الاستدامة المتعلقة بجميع مراحل حياة المنتج بأكملها، على سبيل المثال استخراج المواد الخام، ومعالجة المواد، والتصنيع، والتوزيع، والاستخدام، والإصلاح والصيانة، والتصرف أو إعادة التدوير.{ هذا تدخل فى تفاصيل تكاليف التصنيع }

7.2.3 تحليل التكاليف
من المهم النظر في جميع التكاليف التي سيتم تكبدها خلال فترة حياة البضائع أو الخدمات.
وتعتبر "تكاليف دورة الحياة" إحدى الوسائل التي يمكن استخدامها لتحليل التكاليف. وتتكون مما يلي:
أ) التكلفة الإجمالية للملكية، وتشمل:

1. سعر الشراء وجميع التكاليف المرتبطة بها (التسليم، والتركيب، والتأمين، ... الخ)؛


2. تكاليف التشغيل، بما في ذلك استخدام الطاقة والوقود والمياه وقطع الغيار والصيانة؛


3. تكاليف انتهاء العمر الافتراضي، مثل التفكيك أو التصرف.

ب) العوامل الخارجية الإيجابية أو السلبية التي يمكن تحقيق الدخل منها، بما في ذلك:

1. بالنسبة للمنظمة: تكاليف وفوائد المخاطر (بما فيها الفرص)، أي تقييم التكاليف المرتبطة بالمخاطر (بما فيها الفرص)، أي تقييم التكاليف المرتبطة بتخفيف المخاطر (بما فيها الفرص) وتحقيق الفوائد؛


2. بالنسبة للمجتمع: تكلفة العوامل الخارجية البيئية وتكلفة العوامل الخارجية الاجتماعية (مثل خلق الوظائف أوفقدان الوظائف).

عند تقييم التكاليف باستخدام منهجية "تكاليف دورة الحياة"، يجب أن تحدد المنظمة في وثائق الشراء البيانات التي سيتم تقديمها من قبل مقدمي العطاءات والطريقة التي سيتم استخدامها لتحديد تكاليف دورة الحياة على أساس البيانات.{ العبارات المشار إليها لايوجد ما ينظمها فى القانون المصرى ومخالفة للقوانين المصرية المنظمة لشروط العطاءات و المناقصات ، المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

 
الشكل 6 يقدم نظرة عامة على "تكاليف دورة الحياة" LCC.

7.2.4 تحليل الاحتياجات التنظيمية
عند تحليل الاحتياجات التنظيمية لبضائع أو خدمات معينة، يجب على المنظمة النظر في الخيارات البديلة المتاحة لتحقيق نفس النتيجة بطريقة أفضل، على سبيل المثال:

• الحد من الطلب من خلال مراجعة الحاجة؛


• الحد من وتيرة الاستخدام/ الاستهلاك؛


• تحديد طرق بديلة لتلبية الطلب، مثل خدمات التعهيد أو الاستئجار بدلا من الامتلاك؛


• تجميع وتوحيد الطلب أو أيهما


• مشاركة الاستخدام بين الأقسام أو المنظمات؛


• تشجيع إعادة تدوير البضائع القديمة، أو إصلاحها، أو إعادة استخدامها، أو استخدامها في أغراض أخرى؛


• تحديد ما إذا كان هناك حاجة للتعهيد وكيفية توسيع نطاق المسؤولية عن الممارسات البيئية والعمالية في جميع سلاسل التوريد؛


• استخدام مواد معاد تدويرها/ متجددة.

وهذا يوضح مفهوم الاقتصاد الدائري.

يجب على المنظمة أن تستشير أصحاب المصلحة الداخليين الرئيسيين لتقييم جدوى الحلول المستدامة الممكنة وموائمة التوصيات، وإشراكهم في دعم التغييرات المطلوبة.

عند مشاركة أصحاب المصلحة الخارجيين في تحديد الطلب (على سبيل المثال المنظمات الحكومية)، قد يكون ضروريا إشراكهم مقدما في فحص الخيارات.

7.2.5 تحليل السوق
إن الهدف هو التوصل إلى فهم شامل للقدرة الحالية والمستقبلية للسوق للوفاء باحتياجات المنظمة بالنسبة للاستدامة، مع الحفاظ على نفس المستوى أو تقديم مستوى أفضل للسعر، والكفاءة، وجودة الخدمة. ويمكن لتحليل السوق أن يمكن المنظمة من فهم ما إذا كانت معايير الاستدامة تقلل أو تزيد من مستوى المنافسة أو القوة الشرائية للمنظمة أو كليهما.
ويمكن للمنظمة أن تكون عاملا قويا للتمكين الاقتصادي لجميع أنواع الموردين. وفي حالة إدراج الموردين المحليين، والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة، والسكان والمجتمعات المحرومة (مثل الموردين الذين لديهم و/أو يستخدمون أشخاصا من ذوي الإعاقة، أو السكان المحليين) على رأس قائمة الأولويات، فيجب على المنظمة التأكد من أن أبحاث السوق تركز بشكل خاص على هذه المجموعات.

وفي كثير من الأحيان، يمكن أن يكون الموردون أكثر تقدمية من عملائهم من حيث الإبداع والابتكار. فمن المهم مشاركة مجموعة متنوعة من الموردين في وقت مبكر من العملية لتحديد ما إذا كان يمكن تلبية متطلبات العمل أو تجاوزها من خلال ما يلي:

• تكنولوجيات جديدة؛


• بضائع أو خدمات جديدة؛


• موردون جدد؛


• التقدم في ممارسات الأعمال المستدامة؛


• نماذج أعمال جديدة؛


• علاقات مبتكرة بين المشتري والمورد؛


• استخدام معايير وعلامات ملائمة للاستدامة.

يجب النظر في وضع المنظمة التي تقوم بالشراء في السوق. ويمكن الرجوع إلى المصفوفة في الشكل 7 كدليل.

الشكل 7 - مصفوفة المشاركة في السوق

الأفضل في فئتها

محرك للسوق

مستقبل للسوق

مؤثر في السوق

وتهدف هذه المصفوفة لمساعدة الأفراد المسؤولين عن الشراء الفعلي لفهم ما يمكن تحقيقه من نتائج الاستدامة من السوق، على أساس مدى تأثير المنظمة التي تقوم بالشراء في السوق ومدى طموحها فيما يتعلق بالاستدامة.

• محرك للسوق: في المناطق التي يوجد فيها تأثير كبير بالإضافة إلى الطموح العالي، من المحتمل التأثير بشكل كبير على الموردين أو حتى تحريك السوق إلى مستوى أعلى من الاستدامة والوصول إلى مستوى جديد من أفضل الممارسات.


• الأفضل في فئتها: عندما يكون سقف الطموح مرتفعا فيما يتعلق بالاستدامة ولكن التأثير على سوق العرض يكون منخفضا، فمن المرجح أن اختيار المستوى الحالي من أفضل الممارسات سوف يحقق النتيجة الأكثر استدامة.


• مؤثر في السوق: عندما يكون سقف الطموح منخفضا والتأثير ملحوظا، فمن غير المرجح دفع السوق إلى مستوى جديد، ومع ذلك، يمكن استخدام هذا التأثير لتشجيع سلاسل التوريد لتطوير ممارسات ونتائج الاستدامة.


• مستقبل للسوق: عندما يكون كل من التأثير وسقف الطموح منخفضين، فإن الاستراتيجية الملائمة تتمثل في تبني ممارسات الاستدامة القياسية التي تقدمها السوق.

ويجب ألا ينظر في التأثير من الناحية المالية فقط؛ فبعض الموردين يمكن أن ينجذبوا إلى فكرة تطوير بضائع أو خدمات أكثر استدامة للعملاء الصغار، بهدف خلق ميزة تنافسية إضافية للعملاء الأكبر. ويمكن أيضا تحسين التأثير من خلال التعاون مع المنظمات الشرائية الأخرى، مع إيلاء الاعتبار الواجب للمسائل الأخلاقية وقانون المنافسة. ويجب ألا تقتصر أبحاث السوق على المصادر الخارجية: فالموارد الداحلية الخاصة بالمنظمة يمكن أن توفر رؤى قيمة فيما يتعلق بمعايير وفرص الاستدامة.

7.2.6 استكمال استراتيجية التعهيد
تصف استراتيجية التعهيد كيفية تحقيق أفضل النتائج لمشروع الشراء. ويمكن أن تتكون من صفحة واحدة فقط بالنسبة لمشاريع الشراء البسيطة (مثل مذكرة إحاطة) أو أطول بكثير بالنسبة لمشاريع الشراء المعقدة.
ويجب أن تشمل استراتيجية التعهيد ما يلي:

• النتائج الرئيسية حول مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص)، والاحتياجات، وسوق العرض؛


• الإجراءات المطلوبة لإدارة المخاطر الرئيسية للاستدامة (بما فيها الفرص)؛


• المنهجية الموصى بها فيما يتعلق بالطلب (مثل الإزالة، والتخفيض، وإعادة الاستخدام، وإعادة التدوير)؛


• كيفية تحقيق منهجية التعهيد لأهداف الاستدامة؛
  كيفية إدراج متطلبات الاستدامة في المواصفات، بما فيها أي معايير خاصة بالانطلاق/ الإلغاء في مرحلة التأهيل أو المناقصة: ويجب الحرص على ضمان إعطاء جميع الموردين فرصة كاملة وعادلة للتنافس؛{ المرجعية تكون :
  1- طبقاً للقوانين المصرية
  
  2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
  3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
  4- الاتفاقيات الموقع عليها
  5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }


• كيفية إدراج جوانب الاستدامة في مسودة العقد أو الشروط والأحكام؛
  الوزن الممنوح للاستدامة{ المرجعية تكون :
  1- طبقاً للقوانين المصرية
  
  2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
  3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
  4- الاتفاقيات الموقع عليها
  5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }
  في معايير التقييم، مع إيلاء الاهتمام الشديد بتحقيق أفضل توازن مع المعايير الأخرى مثل السعر أو الجودة؛


• فوائد الاستدامة المتوقعة، بما في ذلك المدخرات على مدى دورة الحياة؛


• آثار منهجية الاستدامة على خطة المشروع وميزانيته.

وتتطلب بعض البضائع، والمعدات، والأصول تطوير استراتيجيات للتصرف عند انتهاء العمر الافتراضي. إلا أن القرارات الخاصة بالتصرف يجب ألا تتخذ بمعزل عن غيرها. وفي حين يعتبر التصرف المرحلة النهائية في إدارة دورة حياة البضائع، والمعدات، والأصول، فمن الشائع أن يؤدي التصرف إلى اقتناء أصول بديلة. ويجب النظر في استراتيجيات التصرف في منهجية التعهيد ومعايير التقييم عندما يقتضي الأمر ذلك. ويجب أن تركز هذه الاستراتيجيات على تحقيق أقصى استفادة ممكنة من التأثيرات الاجتماعية والبيئية والاقتصادية للأصول القاصرة وظيفيا أو غير المستغلة بالكامل، فضلا عن الحرص على الأمان عند تفكيكها ونقلها وتخزينها.

وتؤثر القرارات المتخذة في هذه المرحلة على عملية الشراء بأكملها. ويجب دعم القرارات والاتفاق عليها بواسطة أصحاب المصلحة الرئيسيين، ويجب توثيقها في نهاية المطاف. وتجري العديد من المنظمات مراجعة في هذه المرحلة موقعة بواسطة كبار أصحاب المصلحة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. { المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

 
7.3 دمج شروط الاستدامة في المواصفات
7.3.1 تحديد معايير الشراء المستدام
بمجرد اتخاذ القرار بشأن استراتيجية التعهيد، يجب تحديد وتوثيق معايير الاستدامة. وفي بعض الأحيان يكون هناك وثيقة واحدة (المواصفات)، ولكن في حالات أخرى يكون هناك وثائق مختلفة تتناول الشروط، وفقا لثقافة المنظمة (على سبيل المثال، مسودة عقد، أو ملخص، أو نطاق العمل، أو وضع معايير التأهيل). ويجب أن يشمل هذا القرار النظر في آثار التغييرات على الترتيبات التعاقدية، على سبيل المثال فقدان نسبة كبيرة من الأعمال التجارية أو الافتقار إلى القدرة على مواكبة الشروط الموسعة.

ويعد دمج جوانب الاستدامة في هذه الوثائق أكثر الوسائل فعالية لضمان إدراج مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص) في عملية اتخاذ القرار فيما يتعلق بالشراء. ويجب أن يتم ذلك بالتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين الرئيسيين، لكي يعكس ذلك الاعتبارات العملية والتقنية.{ المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

وتنطبق بعض هذه الشروط مباشرة على البضائع أو الخدمات التي يتم شراؤها. وقد ينطبق بعضها على أساليب الإنتاج والمعالجة المستخدمة في تسليم البضائع أو الخدمات وغيرها إلى المورد نفسه.
وعند إدراج معايير الاستدامة في عملية الشراء، يجب أن تحرص المنظمة على أن معايير الاستدامة:

• تعكس الأولويات المحددة في استراتيجية التعهيد، على سبيل المثال، من خلال إدراج الشروط الرئيسية للاستدامة في المعايير الدنيا للاستدامة؛


• تكون موضوعية ويمكن التحقق منها؛


• تكون محددة بوضوح دون وجود أي شبهة تحيز أو تواطؤ؛


• يتم نقلها بشفافية وفعالية إلى الموردين المحتملين؛


• تسمح بالمنافسة العادلة، و أن تضمن، عند القيام بذلك، إيلاء اهتمام خاص للمنظمات الصغيرة والمتوسطة وتنمية قدرتها على الاستجابة لهذه المعايير؛


• تحديد مدى الوصول الضروري في سلاسل التوريد لإجراء تقييم مناسب للتأثيرات.
  ويجب أن تتضمن مسودة العقد عند الحاجة بنودا تمكن المنظمة من زيادة سيطرتها على ما يحدث في سلاسل التوريد. { المرجعية تكون :
  1- طبقاً للقوانين المصرية
  
  2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
  3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
  4- الاتفاقيات الموقع عليها
  5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }


• ويمكن أن تشمل الأمثلة على البنود ما يلي:


• نصوص لتقييم/ مراجعة جميع الأطراف المشاركة في سلاسل التوريد؛


• التزام المورد بإبلاغ المنظمة بأي تأثيرات مهمة في سلاسل التوريد؛


• الحد الأدنى من المعايير التي يجب أن يفي بها الموردون في المستويات الدنيا من سلاسل التوريد؛
  الحق في إنهاء العقد في حالة الإخلال بالتزامات الاستدامة.{ المرجعية تكون :
  1- طبقاً للقوانين المصرية
  
  2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
  3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
  4- الاتفاقيات الموقع عليها
  5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

7.3.2 اختيار أنواع الشروط
يمكن استخدام أنواع مختلفة من الشروط:

• شروط مادية أو وصفية: تحديد سمة للبضائع أو الخدمات؛
  مثال 1 محتوى معاد تدويره أو متجدد، أو خال من الزئبق، أو الطريقة التي يتم بها تصنيع المنتج أو تسليمه (أي العملية)، على سبيل المثال أخشاب و مصايد أسماك عضوية أو مستدامة.


• شروط الأداء: تحديد مواصفات الأداء التي يتعين الوفاء بها بالنسبة للبضائع أو الخدمات، بما في ذلك تعريف الطريقة التي يتعين بها تسليم البضائع أو الخدمات من أجل تحسين التأثيرات الاجتماعية والبيئية المتعلقة بالأداء المستقبلي؛
  مثال 2 مواصفات الرعاية وعدد المرضى بالنسبة لخدمة الرعاية الاجتماعية، ووقت التسليم، والنفايات، و خفض انبعاثات الكربون.


• الشروط الوظيفية: تحديد الوظيفة المقترحة التي يتعين الوفاء بها بالنسبة للبضائع أو الخدمات.
  مثال 3 قوة ومتانة الإسمنت الذي سيتم توريده، أو كفاءة الطاقة/ الوقود.

وبصفة عامة، يفضل الجمع بين شروط الأداء والشروط الوظيفية، حيث يمكن ذلك الموردين من اقتراح الحل التقني الأكثر كفاءة للأداء أو الوظيفة المطلوبة، مما يؤدي إلى فوائد استدامة محتملة مثل تحسين أداء الطاقة، وتقليل النفايات، و سلامة أعلى للمستخدمين، والتصميم العالمي، وإدارة التصرف وانتهاء العمر الافتراضي. وعند استخدام الشروط الفنية، يجب أن تحرص المنظمة على عدم تحديد علامات تجارية معينة إلا إذا كان لا مفر من ذلك.

7.3.3 تطبيق الشروط الدنيا والاختيارية
يمكن أن تكون الشروط:

• دنيا: عندما تحدد مستويات دنيا من الأداء المقبول، وتستثني الخصائص غير المرغوب فيها.
  اختيارية: عندما تحدد حلول الاستدامة المفضلة: في هذه الحالة، يجب أن تكون متعلقة بمعيار تقييم يستخدم لمكافأة الأداء الذي يتجاوز المواصفات الدنيا، وربما تكون متعلقة بمؤشر أداء رئيسي والذي يجب إدارته خلال التعاقد. { المرجعية تكون :
  1- طبقاً للقوانين المصرية
  
  2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
  3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
  4- الاتفاقيات الموقع عليها
  5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

وبالإضافة إلى هذين الخيارين الرئيسيين، يمكن للمنظمة استخدام تقنيات إضافية مثل المتغيرات من أجل تشجيع حلول بديلة أفضل.

ويعتمد القرار بشأن المواصفات الدنيا والاختيارية على تحليل السوق الذي يتم إجراؤه في وقت سابق في عملية الشراء. على سبيل المثال، درجة وفاء الموردين بمعايير الاستدامة التي تضعها المنظمة قد لا تكون معروفة دائما عند كتابة المناقصة، أو ربما يكشف تحليل السوق عن وجود فجوة كبيرة بين الموردين فيما يتعلق بأداء الاستدامة. في هذه الحالة، يجب تجنب المجازفة بتقييد المنافسة واستبعاد الموردين القادرين، إلا إذا كان هذا الشرط ضرورة مطلقة للمنظمة. { المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

وفي حالة اختيار مورد ذو أداء أقل فيما يتعلق بالاستدامة، يجب التوصل إلى اتفاقات بشأن كيفية تقدم المورد لتحقيق أداء أعلى في المستقبل فيما يتعلق بالاستدامة. ويجب رصد ذلك في مرحلة التعاقد.{ المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

7.3.4 توفير المعلومات لوضع الشروط
في السوق، هناك علامات، بطاقات، أو شهادات لتحديد البضائع أو الخدمات التي تتوافق مع معايير استدامة محددة. وتندرج هذه المعايير في المواصفات التقنية التي قد تكون عامة أو خاصة، محلية، إقليمية، أو دولية.

ومن المفيد اعتبار مثل هذه المواصفات مصادر قيمة للمعلومات عند وضع شروط الشراء. وتحدد المعايير في هذه المواصفات على مدى مرحلة أو أكثر من دورة حياة البضائع أو الخدمات، وتكون متعلقة بجانب واحد أو عدة جوانب من الاستدامة.

ويمكن للمنظمة أن تقرر أي من مجالات تأثير الاستدامة هي الأكثر صلة بالموضوع، مع الإشارة إلى المعايير الجزئية أو الكلية الواردة في هذه المواصفات عند وضع الشروط. ويمكن استشارة الموردين واتحادات الصناعة إذا تطلب الامر ذلك.

وباستخدام هذه المنهجية، يمكن شراء أي بضائع أو خدمات تتوافق مع هذه الشروط، حتى وإن لم تمنح رسميا علامة أو بطاقة أو شهادة الاستدامة، مع وضع في الاعتبار إرشادات تقييم المطابقة الواردة في 7.3.5.

وهناك منهجية بديلة وهو ذكر في شروط الشراء أن البضائع أو الخدمات يجبيفضلأن تكون حائزة على الشهادات، أو البطاقات، أو العلامات المرشحة (في بعض الدول، قد يكون هناك قيود للسياسة العامة للشراء على هذا النهج). ويجب إيلاء الاهتمام الواجب لعدد الموردين المؤهلين لتجنب تحديد المنافسة دون قصد، حيث يختلف مدى توافر مثل هذه العلامات والبطاقات حسب الصناعات.
ملحوظة:
ينبغي مراعاة القدرات التنظيمية والمالية للمنشآت الصغيرة والمتوسطة.

7.3.5 تقييم مدى الوفاء بشروط الاستدامة
يجب التحقق من كل شرط من شروط الاستدامة من خلال إجراءت تقييم تحددها المنظمة في وثائق المناقصة. { المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }
وعند اختيار إجراءات التقييم المناسبة، يجب على المنظمات أن تأخذ العوامل الآتية في الاعتبار:

• أهمية القضية/ الشرط (ما في ذلك قضايا الاستدامة) للمنظمة؛


• مخاطر عدم مطابقة معايير الاستدامة؛


• تكلفة إجراءات التقييم؛


• توافر البنية التحتية التقنية لدعم إجراءات التقييم؛


• اختصاص المقيّم؛


• مصداقية أي هيئة او منظمة خارجية معنية بالأمر.

وتشمل إجراءات التقييم أنشطة مثل مراجعة الوثائق، والاختبارات، وعمليات التفتيش، ومراجعة الحسابات، وإصدار الشهادات، ونظم الإدارة، والتقييم، ومطالب الاستدامة، والبطاقات والإعلانات أو مزيج بينهما.{ هذه العبارات مخالفةللقانون رقم 5 لسنة 2015 المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

ويمكن إجراء هذه الأنشطة بواسطة المورد أو من يمثله (الطرف الأول)، أو المنظمة التي تقوم بالشراء أو هيئة خارجية نيابة عنها (الطرف الثاني)، أو منظمة أو هيئة خارجية مستقلة (الطرف الثالث). وعند تحديد إجراءات التقييم لكل شرط، يجب أن تحدد المنظمة الأنشطة التي يجب القيام بها ومن يقوم بها.{ المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

ويجب استخدام مواصفات الأيزو التي تتناول تقييم المطابقة، عند الاقتضاء، عند وضع إجراءات التقييم. وعند اختيار إجراءات التقييم، يجب أن توازن المنظمة بين التكلفة ومستوى الضمان المطلوب. ويمكن أن تختلف التكلفة بين إجراءات التقييم. ويجب أن تنظر المنظمة أيضا في من يتحمل التكلفة، مع الأخذ في الاعتبار المعلومات الخاصة بالمورد (مثل الحجم، والموقع).

ويجب أن تنظر المنظمة أيضا في مستوى الضمان الذي يقدمه كل نوع من إجراءات التقييم. وبصفة عامة، عادة ما تقدم نظم إصدار الشهادات مستويات أعلى من الثقة مع جهد محدود للمنظمة التي تقوم بالشراء.

ويجب أن تحدد المنظمة أيضا مدى اختصاص البنية التحتية التقنية المشاركة في إجراءات التقييم ومدى توافقها مع المعايير والإرشادات ذات الصلة والمعمول بها.

وعند استخدام هيئة خارجية، يجب أن تنظر المؤسسة فيما إذا كانت تعمل وفقا للمواصفات ذات الصلة (على سبيل المثال ISO/IEC 17020، وISO/IEC 17021، وISO/IEC 17025، وISO/IEC 17024، وISO/IEC 17065.)

ويعد الاعتماد وسيلة لتقييم الكفاءة التقنية ونزاهة المنظمات التي تقدم خدمات التقييم من أجل المصلحة العامة. وقد ترغب المنظمات في النظر إلى الضمانات الإضافية التي يمكن الحصول عليها باستخدام هيئة تقييم معتمدة. { المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

وبصفة خاصة عند التعامل مع إجراءات التقييم التي تتضمن علامات بيئية، قد يكون من المفيد النظر في ثلاثة أنواع شائعة من العلامات البيئية:

• النوع الأول من العلامات البيئية أيزو 14024: يتضمن إصدار الشهادات ومنح العلامات بواسطة طرف ثالث (معترف به بواسطة الشبكة العالمية للعلامات البيئية)، بعد تقييم المنتج وإثبات التوافق مع معايير الأداء البيئي البيئية المتفق عليها والتي تستند إلى اعتبارات دورة الحياة؛


• النوع الثاني من العلامات البيئية أيزو 14021: يتضمن المطالب البيئية للمورد (الطرف الأول) بالتوافق، بما في ذلك البيانات، والرموز، والرسومات، فيما يتعلق بالمنتجات.


• النوع الثالث من العلامات البيئية أيزو 14025: يتضمن تحقق الطرف الثالث من "إعلان المنتج البيئي" (EPD)، وهو يتضمن بيانات بيئية كمية بناء على دورة حياة المنتج للتمكن من مقارنته بالمنتجات الأخرى التي تهدف إلى القيام بنفس الوظيفة.

وتشتمل العلامات الأخرى على عمليات تحقق وإصدار شهادات مع التركيز على قضايا مفردة (مثل استهلاك الطاقة، وإزالة الغابات المستدام). وحتى لو كانت الأهمية البيئية العامة للعلامات البيئية ذات مغزى أكبر لأنها تأخذ في الاعتبار دورة الحياة الكاملة للمنتج، فإن العلامات الموثوق بها التي يمنحها الطرف الثالث والتي تركز على قضايا مفردة يمكن أن تكون فعالة في استهداف مشكلات معينة.

ويمكن القيام بإجراءات التقييم كجزء من التأهيل أو كخطوة في عملية المناقصة. وبعد ترسية العقد، يجب إجراء تقييم إضافي مستمر وفقا للخطة الموضوعة ضمن المناقصة. ويمكن تبسيط هذا التقييم المستمر، وهو يتكون من أنشطة يمكن أن تكون مختلفة عن تلك المحددة في المناقصة، طالما أنها متسقة، وتأخذ في الاعتبار ظروف التوريد السابقة، وتركز على أهم القضايا ذات الصلة. { المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }

7.4 اختيار الموردين
7.4.1 تقييم قدرات الموردين
يجب على المنظمة تقييم قدرات المورد على الوفاء بشروط وتوقعات المنظمة فيما يتعلق بالاستدامة منخلال توريد البضائع أو الخدمات.

وغالبا ما يشمل اختيار الموردين التأهيل والمناقصات. والفرق الرئيسي بين مرحلتي التأهيل والمناقصات ما يلي:

• عادة ما يركز التأهيل على القدرات الشاملة للمورد لتحقيق النتائج المتوقعة بما في ذلك الاستدامة؛


• عادة ما تركز المناقصات على قدرة والتزام المورد بالوفاء بالشروط بالتفصيل وبالتحديد، بما فيها تلك المتعلقة بالاستدامة، بالنسبة للبضائع أو الخدمات.


• عند اختيار المورد، يجب على المنظمة التأكد من الالتزام بجميع السياسات العامة (على سبيل المثال السياسات العامة للشراء)، ومن تعزيز المنافسة المفتوحة والعادلة بين الموردين المحتملين. وعند القيام بذلك، يجب إيلاء اهتمام خاص لما يلي:


• الأخلاقيات،{ حذف العبارة لأنها غير محددة } ومنع الفساد، وتضارب المصالح، واحترام الممتلكات، والتعديات على الملكية الفكرية، والضوابط الداخلية؛


• الشفافية والمحاسبة في عملية الاختيار بأكملها؛


• تأهيل أو عدم تأهيل الموردين؛


• إشراك جميع المنظمات القادرة على الوفاء بالشروط أيا كان حجمها أو مركزها أو وضعها.

 
7.4.2 تأهيل الموردين
الغرض من التأهيل هو جمع المعلومات المتعلقة بقدرة الموردين على المشاركة في المناقصات، وفي بعض الحالات، تقييم المناقصات وفقا لمعايير الانطلاق/ الإلغاء. ويجب تحديد شروط التأهيل بوضوح، على أن تأخذ في الاعتبار قضايا الاستدامة ذات الصلة مع الأخذ في الاعتبار مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص) المتعلقة بالمنظمة التي تقوم بالتوريد. وتستخدم العديد من المواصفات الصناعية،وقواعد سلوك المورد، ونظم الإدارة في التأهيل؛ على سبيل المثال التوافق مع مواصفات منظمة العمل الدولية فيما يتعلق بظروف العمل وحقوق الإنسان يمكن أن يعد معيارا إلزاميا.{ حذف العبارة لأن هذه المعايير ليست من معايير القوانين المنظمة للمناقصات و المزايدات : المرجعية تكون :
1- طبقاً للقوانين المصرية

2- طبقاً للقرارات الوزارية الصادرة فى هذا الشأن .
3- اللوائح الفنية المعمول بها فى ج. م. ع
4- الاتفاقيات الموقع عليها
5- الاتفاقيات التى رفضت ج. م. ع التوقيع عليها مثل اتفاقية تحرير المشتريات الحكومية لمنظمة التجارة العالمية. }
أيضا يجب أن تقرر المنظمة ما إذا كانت ستشجع الموردين على التوقيع على ميثاق أو قواعد سلوكية و/أو الانضمام إلى مبادرة استدامة، وعند اتخاذ هذا القرار، يجب أن تنظر في الآثار المترتبة على قيام المورد بذلك.

وفي مرحلة التأهيل، قد يكفي طلب إثبات احترام حقوق الإنسان، والتجارة الأخلاقية، وسياسات العمل والبيئة من خلال إعلان الموردين الالتزام (مطالب ذاتية) بشأن تلك المواضيع. ومع ذلك، مع تقدم العملية وإجراء مزيد من التقييمات للموردين المحتملين من خلال عملية المناقصة، يمكن استخدام مراجعة الحسابات، والزيارات الميدانية، وغيرها من وسائل جمع الأدلة بشأن المطابقة (تقييم الطرف الثاني أو الطرف الثالث) لتوفير مزيد من الضمانات. ويجب أن يكون اختيار أنسب طريقة لتقييم المطابقة ناتجا عن تقييم المخاطر من عواقب الفشل في المطابقة الكاملة للشروط.

وقد تكون بعض معايير التأهيل اختيارية ويمكن استخدامها للوصول إلى تقييم دقيق لمزيد من الموردين الذين يتم اختيارهم والملتزمين بجميع المعايير الإلزامية.
مثال: يمكن اختيار مورد له سجل حافل في خفض انبعاثات الكربون وتفضيله على آخر له خبرة أقل في هذا المجال.

ويمكن اعتبار المثال الوارد في شكل 8 حالة للانطلاق/ الإلغاء، مع اعتبار"جيد" كشرط أدنى، أو كطريقة للاختيار في حالة عدم وجود حد أدنى من المعايير الإلزامية.
 

الشكل 8 - مثال على سؤال ومعايير التأهيل

وفي حالة الاتصال بالموردين خلال عملية التأهيل ولم يتم اختيارهم، يفضل إخطارهم رسميا وإبلاغهم بالأسباب. ويجب أن يكون الموردون على علم في حالة عدم تمكنهم من الوفاء بالشروط وأسباب ذلك (بما فيها تلك المتعلقة بقضايا الاستدامة)، مما يرسل بدوره إشارة واضحة للسوق فيما يتعلق بأهمية الممارسات التجارية المستدامة.

7.4.3 إدارة المناقصات
وقد تتم دعوة الموردين لحضور جلسة توجيهات قبل المناقصة لتحديد عملية العطاء وضمان التواصل المستمر، وذلك وفقا للحجم والسوق وتعقيد عملية الشراء. وتعتبر هذه فرصة أخرى للتأكيد على أن الموردين يفهمون تماما التوقعات التجارية وتوقعات الاستدامة وتشجيع المقترحات المشتركة من الشركات التي تتمتع بميزات استدامة تكميلية (على سبيل المثال، يمكن أن تدخل منظمة كبيرة مشروعا مشتركا مع منظمة صغيرة لها توجهات فيما يتعلق بالاستدامة.)

وتعد الشفافية والمساءلة والأخلاقيات هي مفاتيح مرحلة المناقصة: يجب الاتفاق بشأن جميع معايير تقييم العطاءات، ومنهجية التقييم، و وتقييم الفوائد قبل المناقصة وإبلاغ الموردين بذلك على نحو واضح. ويجب على المنظمة التأكد أن الموردين يفهمون بشكل كامل أهمية جميع جوانب المقترح، بما فيها شروط الاستدامة.

ويمكن تقييم المعايير بعدة طرق منها:

• وضع شروط دنيا أو معايير للأداء (معايير الانطلاق/ الإلغاء)؛


• معايير الترجيح؛


• طرق حساب التكاليف؛


• استثمار بعض التأثيرات، مثل استهلاك الطاقة والنفايات.

وقد لا يفوز دائما بالمناقصة المورد ذو الأداء الأفضل في قضايا الاستدامة، إذا لم يكن تنافسيا في مجالات أخرى. وفي هذه الحالة، قد يكون من المناسب جعل ترسية العقد مشروطا بتحقيق الحد الأدنى من المعايير خلال فترة زمنية محددة. وفي المثال في الشكل 9، يمكن جعل ترسية العقد مشروطا بحصول المورد على معيار "جيد" بعد فترة من الزمن.

الشكل 9 - مثال على سؤال ومعايير التقييم الخاصة بالمناقصة

ويمكن أن يقدم الموردون أسعارا منخفضة مع أداء جيد. ومع ذلك، يمكن أن يقدم الموردون ذوى الممارسات غير المستدامة أسعارا منخفضة بشكل غير طبيعي مما يمكن أن يعكس قصورا في الجوانب الاجتماعية والبيئية، مقارنة بالموردين الذين يتمتعون بظروف أفضل. وما لم يتم إجراء تأهيل قوي والتأكد من صحة عمليات ومعايير المناقصة لضمان الوصول إلى معايير دنيا جيدة قبل اختيار المورد، يمكن أن تتسبب المنظمة في تقويض سياسات الاستدامة الخاصة بها، وتعريض نفسها إلى مخاطر كبيرة، وإعطاء إشارة للسوق أنها تقلل من شأن الاستدامة مقارنة بقضايا أخرى.

7.4.4 ترسية العقود
يمكن استخدام أربع طرق لتعزيز النتائج المستدامة في مرحلة التقييم.
أ) مكافأة المعايير والأداء المتميز: قد يتضمن ذلك الاعتراف بقدرة البضائع أو الخدمات على تعزيز استدامة البضائع أو الخدمات الخاصة بالمنظمة، كما هو موضح في 7.3.2.
ب) يمكن استخدام الحكم النوعي في بعض السياقات المحددة. ويمكن أن يطلب من الموردين، خاصة في صناعات الخدمات، تلخيص تجاربهم وأساليبهم فيما يتعلق بمعايير الاستدامة في ردهم بخصوص المناقصات، مما يتيح للمنظمات تقييم منهجيتهم في إدارة مخاطر الاستدامة الرئيسية (بما في ذلك الفرص) التي تم تحديدها خلال مرحلة التخطيط. وعادة ما ينصح بإجراء مقابلات وجها لوجه مع الموظفين الرئيسيين والقيام بزيارات ميدانية إلى الأماكن التي تجري فيها خدمات مماثلة للتأكد من أن الأحكام النوعية مدعمة بأفضل الدلائل الممكنة.
ج) التقييمات المناسبة للغرض والتي تمكن من تحديد وتقييم البضائع والخدمات التي قد لا تكون قوية بما فيه الكفاية، مما يؤدي إلى ارتفاع تكاليف الإصلاح والاستبدال: وبعض المقترحات قد تكون بالغة التعقيد، أو تقوم بوظائف أو خدمات غير مطلوبة مقابل نفقات إضافية. وكلا المقترحين المتناقضين لا يوفران حلا مستداما، ويجب أن ينعكس ذلك في التقييم. إن معايير وضع العلامات البيئية (انظر 7.3.4 و7.3.5)، والخصائص المذكورة في المواصفات البيئية الخاصة بالمنتج، والمعايير الأخرى للمنتج، يمكن أن تساعد على تقييم مواصفات البضائع، بما في ذلك قضايا الاستدامة ذات الصلة. وبدلا من ذلك، فإن الأدلة القائمة على التجارب أو تجارب العملاء الآخرين يمكن أن تساعد على تقييم هذا الجانب المهم.
د) طرق حساب التكلفة للتأكد من تحقيق القيمة الحقيقية مقابل المال، مما يؤدي إلى اختيار أفضل مورد على مدى التعاقد؛ وفي حالة تطبيق هذه التقنية بصورة صحيحة، فإنها ستساعد على حساب تكاليف الاستخدام وانتهاء الصلاحية، مثل استهلاك الطاقة، والاستبدال أو الإصلاح المبكر للسلع غير المعمرة، والتصرف فيها. ويجب تضمين التكاليف المتوقعة في المستقبل (مثل الضرائب البيئية والاجتماعية المتوقعة) إن أمكن.

وقد تتمكن منظمات القطاع الخاص وبعض الهيئات العامة من التفاوض بعد تقييم المناقصة. هذه المرحلة تمثل خطرا لانخفاض الالتزامات المتعلقة بالاستدامة من قبل المورد خاصة إذا كان التركيز على التكلفة فقط. ويمكن أيضا أن تعتبر هذه المرحلة فرصة لتحسين مشاركة المورد.

ويجب إدراج أي شروط معلقة في التحضير لاجتماع التفاوض و/أو استراتيجية التفاوض وطرحها خلال التفاوض.

ويمكن أن تشمل النتائج الرئيسية للتفاوض ما يلي:

• تأمين الشروط المتعلقة بقضايا الاستدامة والاتفاق على التقارير (على سبيل المثال الرصد، والإجراءات، ومؤشرات الأداء الرئيسية)؛


• الاتفاق على خطة عمل لإدارة مخاطر الاستدامة (بما فيها الفرص) المحددة في مرحلة التأهيل أو تقييم المناقصة؛


• تحقيق تأثير استباقي على أجندة الاستدامة المستقبلية للمورد.

ويجب كتابة التزامات الاستدامة في العقد إذا كان ممكنا، لضمان إلزام المورد تعاقديا بتقديمها وتحسين أداءها مع مرور الوقت. وإذا لم يكن ممكنا التفاوض بشأن الالتزامات التعاقدية، يمكن اتباع منهجية أقل رسمية وأكثر مرونة لإقناع الموردين بتبني مبادرات الاستدامة. وعادة ما تكون هذه المبادرات ضمن خطة تطوير منفصلة خاصة بالمورد أو مذكرة تفاهم. وتشمل الأمثلة على المبادرات الالتزام بالتحول إلى (أو زيادة استخدام) الأخشاب المعالجة بطريقة مستدامة، أو تقليل أو القضاء على استخدام المواد الكيميائية الخطرة، أو زيادة استخدام المؤسسات المحلية الصغيرة والمتوسطة، أو ضمان تحسين ظروف العمل في سلسلة التوريد.

وعند انتهاء التفاوض، يجب ترسية العقد رسميا على المورد، ويجب أن يتم الموافقة عليه بشكل كامل بواسطة أصحاب المصلحة الرئيسيين والسلطات المفوضة (قد تجري المنظمات مراجعة رسمية عند هذه النقطة). ويجب إبلاغ أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين بالأمر بالترتيبات الجديدة.
ويجب إخطار الموردين الذين لم يقع عليهم الاختيار وإبلاغهم بالأسباب بشكل كامل. . ويجب أن يكون الموردون على علم في حالة عدم تمكنهم من الوفاء بالشروط المتعلقة بالاستدامة وأسباب ذلك (بما فيها تلك المتعلقة بقضايا الاستدامة)، حيث يعتبر ذلك مساهمة تنظيمية مهمة لتطوير الموردين، مما يعزز بدوره أهمية الممارسات التجارية المستدامة في السوق.