لخّصلي

وفي اطار التحول الرقمي للخدمات وإجراءات العمل للوحدات الإدارية والتي هي جزء من رؤية قطر 2030 ولاسيما متابعة وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات لعمليات التحول الرقمي للخدمات في وزارة العدل , أولا نظام الاتفاقيات الرقمية: بالاشارة الى الكتاب المرفق والذي افادت فيه ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي بان" النظام المطروح لايتناسب مع مهام الإدارة ولايرقى الى تطلعاتها في تطوير عمل الادارة"نذكر ان النظام المطروح قد تم تطويره مع ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي والذي تم من خلالها جمع احتياجات الادارة ومتطلباتها ودراسة التحديات التي تواجههم من البحث عن المواضيع المتعلقة باتفاقية او تعاون دولي وربط ماتم بشأنهم من مستندات ووثائق وصعوبةالوصول اليها لتواجدها لدى الجهات الخارجية التي قد تكون طرفا في دورات العمل مثل: وزارة الخارجية او الامانة العامة لمجلس الوزراء او الديوان الاميري وغيرها ، فقد قامت ادارة نظم المعلومات بعد دراسة تحليلية للمطلوب بتطبيق حل متکامل امن و حدیث لجميع جهات الدولة والذي قد تم اعتمادها تدريجياً او(خطوة بخطوة) من ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي سواء من ناحية اعتماد التحليل، وتم عمل ورشة لاعلان التدشين وعرض النظام في حفل كبير بتواجد ممثلين من جهات مختارة ليتم للبدء -مرفق كشف الحضور - والذي يشمل ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي كراعي لهذا الحفل. وتم تفعيل النظام مع الامانة العامة لمجلس الوزراء عبر ارسال معاملة تجريبية وقد استكملت اجراءاتها ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي بإشراف ادارة نظم المعلومات. لم يتم استخدام النظام منذ ذلك الوقت سواءا داخليا او خارجيا رغم محاولات ادارة نظم المعلومات للوقوف على الاسباب حيث افادت ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي باكتفائهم بنظام تواصل لحجم العمل وانه يلبي كافة احتياجاتهم وانه هو المناسب لهم. ثم وردهم كتاب من ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي بارسال ملاحظات وتعديلات كشرط لاستخدام النظام وقد تم تلبيتها بالكامل في النظام ، • طلبت الادارة مؤخرا تدريب فريقها للبدء في استخدام النظام -مرفق- ، وعند الاستفسار عن الاسباب افادوا بان نظام تواصل يفي بالغرض ولانحتاج لانظمة اخرى، واشارت الى انه من المفترض الرجوع لإدارة التخطيط والجودة حيث هم من يضعون الخطط الاستراتيجية للوزارة. وقد طلبت الإدارة المذكورة اجهزة ماسح ضوئي بمواصفات عالية وتم شراؤها بعد بحث كبير لهم وتركيبها للبدء في عمليات الارشفة للملفات في برنامج الارشفة المطلوب من جهتهم ، عليه للتكرم سيادتكم بالاطلاع وتوجيه المختصين نحو اتخاذ اللازم حول عدم استخدام الجهة المذكورة للنظام الجديد بعد اجراءات التنفيذ وتطبيق الملاحظات والتدريب والاعتماد والتدشين ، والمال ومازالت الادارة لاتتبني استخدامه مع الجهات المعنية ،

بالاشاره الى الموضوع أعلاه، وفي اطار التحول الرقمي للخدمات وإجراءات العمل للوحدات الإدارية والتي هي جزء من رؤية قطر 2030 ولاسيما متابعة وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات لعمليات التحول الرقمي للخدمات في وزارة العدل ,قامت إدارة نظم المعلومات بمخاطبة إدارة الاتفاقيات والتعاون الدولي بتوفير نظامين الأول هو الاتفاقيات الرقمية والثاني هو نظام ارشفة الكتروني وعليه نفيدكم بمايلي:
أولا نظام الاتفاقيات الرقمية: بالاشارة الى الكتاب المرفق والذي افادت فيه ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي بان" النظام المطروح لايتناسب مع مهام الإدارة ولايرقى الى تطلعاتها في تطوير عمل الادارة"نذكر
لسيادتكم التالي:
ان النظام المطروح قد تم تطويره مع ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي والذي تم من خلالها جمع احتياجات الادارة ومتطلباتها ودراسة التحديات التي تواجههم من البحث
عن المواضيع المتعلقة باتفاقية او تعاون دولي وربط ماتم بشأنهم من مستندات ووثائق وصعوبةالوصول اليها لتواجدها لدى الجهات الخارجية التي قد تكون طرفا في دورات العمل مثل:
وزارة الخارجية او الامانة العامة لمجلس الوزراء او الديوان الاميري وغيرها ، حيث دعت
الحاجة لوجود قاعدة بيانات مركزية على مستوى الدولة تخزن فيها مواضيع الاتفافية على مستوى الدولة عبر نظام مركزي تدخل فيه الجهات الحكومية ذات الصلة على تلك الاتفاقية وتحديث الاجراءات والمستدات والبيانات لتلك الاتفاقية ومايتم بشأنها ، مما يسهل لكافة الاطراف الوصول للمعلومات والمستندات لتلك الاتفاقية وبهذا يكون ملف الاتفاقية متكامل وسهل المتابعة ممايسهم في خدمة الادارات العليا ومتخذي القرار على مستوى الدولة.
فقد قامت ادارة نظم المعلومات بعد دراسة تحليلية للمطلوب بتطبيق حل متکامل امن و حدیث لجميع جهات الدولة والذي قد تم اعتمادها تدريجياً او(خطوة بخطوة) من ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي سواء من ناحية اعتماد التحليل،التنفيذ، او اعتماد اختبار وقبول النظام ،وتدريب المستخدمين واعطاء الصلاحيات ،وقد تم اكتمال المشروع اعتماده واطلاق النظام ، واغلاق المشروع كما هو مرفق رسميا في الايميلات.
وتم عمل ورشة لاعلان التدشين وعرض النظام في حفل كبير بتواجد ممثلين من جهات مختارة ليتم للبدء -مرفق كشف الحضور - والذي يشمل ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي كراعي لهذا الحفل.
وتم تفعيل النظام مع الامانة العامة لمجلس الوزراء عبر ارسال معاملة تجريبية وقد استكملت اجراءاتها ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي بإشراف ادارة نظم المعلومات.
لم يتم استخدام النظام منذ ذلك الوقت سواءا داخليا او خارجيا رغم محاولات ادارة نظم المعلومات للوقوف على الاسباب حيث افادت ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي باكتفائهم بنظام تواصل لحجم العمل وانه يلبي كافة احتياجاتهم وانه هو المناسب لهم.
ثم وردهم كتاب من ادارة الاتفاقيات والتعاون الدولي بارسال ملاحظات وتعديلات كشرط لاستخدام النظام وقد تم تلبيتها بالكامل في النظام ، ثم اضافت ملاحظات اخرى وتم تلبيتها ايضا.
• طلبت الادارة مؤخرا تدريب فريقها للبدء في استخدام النظام -مرفق- ، وبالفعل تم التدريب للمرة
الثالثة ، ثم جاء الرد بعد التدريب - في الكتاب الاخير- بان "النظام المطروح لايتناسب مع مهام
الإدارة ولايرقى الى تطلعاتها في تطوير عمل الادارة"، وعند الاستفسار عن الاسباب افادوا بان نظام تواصل يفي بالغرض ولانحتاج لانظمة اخرى، واشارت الى انه من المفترض الرجوع لإدارة التخطيط والجودة حيث هم من يضعون الخطط الاستراتيجية للوزارة.
ثانيا نظام الأرشيف الالكتروني: تم بناء برنامج لأرشفة ملفات اقسام إدارة الاتفاقيات والتعاون الدولي ،وقد طلبت الإدارة المذكورة اجهزة ماسح ضوئي بمواصفات عالية وتم شراؤها بعد بحث كبير لهم وتركيبها للبدء في عمليات الارشفة للملفات في برنامج الارشفة المطلوب من جهتهم ، ولم يستخدم البرنامج حتى تاريخه
عليه للتكرم سيادتكم بالاطلاع وتوجيه المختصين نحو اتخاذ اللازم حول عدم استخدام الجهة المذكورة للنظام الجديد بعد اجراءات التنفيذ وتطبيق الملاحظات والتدريب والاعتماد والتدشين ، حيث قد تم صرف الجهد والوقت
والمال ومازالت الادارة لاتتبني استخدامه مع الجهات المعنية ، ونحن من طرفنا لانجد مايمنع الاستخدام