لخّصلي

اللجان الدائمة للوثائق صدر الأمر السامي رقم 372/م تاريخ 1417/08/27 هـ بالموافقة على تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق بالجهاز الحكومي التي من مهامها: تكون اللجنة مرجعاً رئيسياً لشؤون وثائق الجهاز بما يكفل التطبيق الأمثل لأنظمة الوثائق والمحفوظات ولوائحها وسياساتها وخططها وبرامجها وإجراءاتها. دراسة مشاريع اللوائح والخطط المتعلقة بوثائق الجهاز المقدمة من اللجان المختصة. تسمية أعضاء لجان الوثائق المتخصصة بالجهاز الحكومي وتسمية أعضاء فريق العمل لكل لجنة. الإشراف على صحة ودقة واكتمال البيانات والمعلومات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز. ضمان التنسيق والتكامل في أداء اللجان وفرق العمل لواجبتها. الإشراف على أعمال لجان التقويم والإتلاف وتوجيهها وإجازة نتائج أعمالها. ترحيل الوثائق نصت المادة السادسة من السياسة العامة الصادرة بالأمر السامي رقم م/1379 تاريخ 21 رجب 1416 هـ على أن ( الوثائق دائمة الحفظ ترحل للحفظ لدى المركز بعد انتهاء مدة حفظها لدى الجهاز وفقاّ لما تحدده اللوائح وقوائم مدد الحفظ وقد صدرت لائحة ترحيل الوثائق والمحفوظات بالأمر السامي رقم 1379/م تاريخ 1416/07/21 هـ متضمنة الترتيبات اللازمة لتجهيز الوثائق أو المحفوظات لأغراض الترحيل , والنماذج الخاصة بترحيل الوثائق. التزويد بالوثائق نصت الفقرة ( 6/أ ) من المادة الثالثة من نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم رقم ( م/55 ) تاريخ 1409/10/23 هـ أن من مهام المركز ( توفير البيانات والمعلومات من الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقا للوائح المركز ). إيداع الوثائق -التعليمات والتعاميم السامية. -قرارات مجلس الشورى ومرفقاتها. تتولى إدارة التحرير والنشر بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات مهمة إعداد وتهيئة الأنظمة واللوائح والاتفاقيات للطباعة والنشر بناء على الأمر السامي رقم 528/م تاريخ 1422/05/04 هـ وتتم عملية إعداد وتهيئة الانظمة واللوائح والاتفاقيات للطباعة وفقا للترتيبات التي تضمنها قرار مجلس الوزراء رقم ( 258 ) تاريخ 1403/11/14 هـ وكذلك الامر السامي رقم ( 7/ب/8485 ) تاريخ 1421/07/16 هـ وتطبع الأنظمة واللوائح والاتفاقيات في مطابع الحكومة وتباع في جميع فروع وزارة المالية في جميع المناطق. التعقيم والترميم تقوم إدارة تعقيم ومعالجة الوثائق بالمركز بمسؤولية تعقيم ومعالجة جميع الوثائق الرسمية المرحلة إليه من قبل الأجهزة الحكومية المختلفة وغالباّ ما تكون هذه الوثائق قد مرت بعدة عوامل تراكمية تتسبب في تآكل الأوراق وتلفها ومن هذه العوامل: -التعامل المتكرر غير الصحيح. -تخزين الوثائق بطريقة غير سلمية -وجود الحشرات والديدان والفطريات وإفرازاتها -وجود مستويات غير مقبولة من درجات الحرارة والرطوبة -تعرضها لأشعة الشمس المباشرة -تراكم الأتربة والغبار على سطح الوثائق وتلوث الجو ونتيجة لتلك العوامل السابقة كان لابد من القيام بعمليتين هامتين للحفاظ على الوثائق وهما:

اللجان الدائمة للوثائق

صدر الأمر السامي رقم 372/م تاريخ 1417/08/27 هـ بالموافقة على تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق بالجهاز الحكومي التي من مهامها:

تكون اللجنة مرجعاً رئيسياً لشؤون وثائق الجهاز بما يكفل التطبيق الأمثل لأنظمة الوثائق والمحفوظات ولوائحها وسياساتها وخططها وبرامجها وإجراءاتها.

دراسة مشاريع اللوائح والخطط المتعلقة بوثائق الجهاز المقدمة من اللجان المختصة.

تسمية أعضاء لجان الوثائق المتخصصة بالجهاز الحكومي وتسمية أعضاء فريق العمل لكل لجنة.

الإشراف على صحة ودقة واكتمال البيانات والمعلومات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز.

ضمان التنسيق والتكامل في أداء اللجان وفرق العمل لواجبتها.

الإشراف على أعمال لجان التقويم والإتلاف وتوجيهها وإجازة نتائج أعمالها.

التوجيه بعمل الدراسات النظامية والتنظيمية والإجرائية المتعلقة بالجهاز لتبسيط أداء الأعمال واختصار الإجراءات وتنميط الأعمال المتماثلة واقتراح المعايير الشكلية والموضوعية لإنتاج الوثائق وذلك بهدف التقليل من إنتاج الوثائق والاستغناء عن غير الضروري منها وتحسين نوعية الوثائق وذلك تحقيقاً للسياسة العامة للوثائق.

ترحيل الوثائق

نصت المادة السادسة من السياسة العامة الصادرة بالأمر السامي رقم م/1379 تاريخ 21 رجب 1416 هـ على أن ( الوثائق دائمة الحفظ ترحل للحفظ لدى المركز بعد انتهاء مدة حفظها لدى الجهاز وفقاّ لما تحدده اللوائح وقوائم مدد الحفظ وقد صدرت لائحة ترحيل الوثائق والمحفوظات بالأمر السامي رقم 1379/م تاريخ 1416/07/21 هـ متضمنة الترتيبات اللازمة لتجهيز الوثائق أو المحفوظات لأغراض الترحيل , والنماذج الخاصة بترحيل الوثائق.

التزويد بالوثائق

نصت الفقرة ( 6/أ ) من المادة الثالثة من نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم رقم ( م/55 ) تاريخ 1409/10/23 هـ أن من مهام المركز ( توفير البيانات والمعلومات من الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقا للوائح المركز ).

وقد صدرت لائحة التزويد بالوثائق والمحفوظات وإعارتها بالأمر السامي رقم 595/م تاريخ 1421/05/10 هـ متضمنه التعليمات اللازمة لتزويد الجهات الحكومية أو قطاعات الجهاز أو فروعة أو وحداته الإدارية نسخاً أو صوراً من الوثائق التي تتعلق بأعمالها عند الحاجة إليها.

كما نصت المادة الأولى والثانية من لائحة الاطلاع على الوثائق والمحفوظات وتداولها على تمكين الباحثين والدارسين من قراءة الوثائق والمحفوظات وكذلك تمكين الباحثين والدارسين من الحصول على صور الوثائق والمحفوظات التي تتعلق بموضوعات عامة غير سرية للاستفادة منها في المجالات العملية والعلمية والتوثيقية ومن هذه الوثائق الأنظمة واللوائح والسياسات والخطط والبرامج والميزانيات الإحصائية والدارسات والتقارير الإحصائية.

إيداع الوثائق

نصت المادة الأولى من السياسة العامة للوثائق الصادرة بالأمر السامي رقم (7/1379/م) تاريخ 1416/07/21 هـ على أن للمركز الحق في الحصول على الوثائق من الأجهزة الحكومية والمؤسسات والشركات والأفراد وفقا للوائح والترتيبات التي يحددها.
كما نصت المادة الثانية من السياسة العامة للوثائق على أن تودع لدى المركز فور صدورها أصول الوثائق الدائمة التالية :
-المراسم والأوامر الملكية.
-التعليمات والتعاميم السامية.
-قرارات مجلس الوزراء ومرفقاتها.
-قرارات مجلس الشورى ومرفقاتها.
-الأنظمة.
-الاتفاقيات والمعاهدات وما ارتبط بها من خرائط أو جداول أو ملاحق.
كما نصت المادة ( 4/3 ) من لائحة الاطلاع على الوثائق وتداولها الصادرة بالأمر السامي رقم (595/2) وتاريخ 1421/05/21 هــ على أن على الجهات المصدرة للوثائق النظامية أن تزود المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في حينه بنسخة مما يصدر عنها من الوثائق التي تضع قواعد عامة وما يلحق بها من تعديلات وتتم عمليات الإيداع وفقاً للائحة إيداع أصول الوثائق الصادرة بالمرسوم الملكي رقم (372/م) تاريخ1417/08/27 هـ ونماذجها.

التوثيق الآلي

نظراّ لأهمية سرعة الوصول إلى الوثيقة أو المعلومة عند الحاجة إليها وما تمثله التقنيات الحديثة من أدوات وسبل لتحقيق ذلك فقد عمل المركز على إيجاد برنامج أرشفة إلكتروني بمواصفات ومعايير متقدمة ويقوم المركز حالياً بتحويل جميع الوثائق المتوفرة لديه إلى صيغ إلكترونية من خلال البرنامج وإيجاد المعلومات اللازمة عن الوثيقة بما يمكن استرجاعها والاستفادة منها بيسر وسهولة

طباعة ونشر الوثائق

تتولى إدارة التحرير والنشر بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات مهمة إعداد وتهيئة الأنظمة واللوائح والاتفاقيات للطباعة والنشر بناء على الأمر السامي رقم 528/م تاريخ 1422/05/04 هـ وتتم عملية إعداد وتهيئة الانظمة واللوائح والاتفاقيات للطباعة وفقا للترتيبات التي تضمنها قرار مجلس الوزراء رقم ( 258 ) تاريخ 1403/11/14 هـ وكذلك الامر السامي رقم ( 7/ب/8485 ) تاريخ 1421/07/16 هـ وتطبع الأنظمة واللوائح والاتفاقيات في مطابع الحكومة وتباع في جميع فروع وزارة المالية في جميع المناطق.

التعقيم والترميم

تقوم إدارة تعقيم ومعالجة الوثائق بالمركز بمسؤولية تعقيم ومعالجة جميع الوثائق الرسمية المرحلة إليه من قبل الأجهزة الحكومية المختلفة وغالباّ ما تكون هذه الوثائق قد مرت بعدة عوامل تراكمية تتسبب في تآكل الأوراق وتلفها
ومن هذه العوامل:
-التعامل المتكرر غير الصحيح.
-تخزين الوثائق بطريقة غير سلمية
-وجود الحشرات والديدان والفطريات وإفرازاتها
-وجود مستويات غير مقبولة من درجات الحرارة والرطوبة
-تعرضها لأشعة الشمس المباشرة
-تراكم الأتربة والغبار على سطح الوثائق وتلوث الجو
ونتيجة لتلك العوامل السابقة كان لابد من القيام بعمليتين هامتين للحفاظ على الوثائق وهما:

التعقيم
الهدف من التعقيم هو قتل الحشرات والديدان والكائنات الحية الدقيقة والفطريات الموجودة على الوثائق، وإيقاف نشاطها بحيث تصبح المواد المعقمة آمنة حين تداولها والتعامل معها
ومن الطرق المستخدمة في عمليات التعقيم التعقيم باستخدام غاز الأوزون ويقوم المركز بتعقيم الوثائق لدى الأجهزة الحكومية، وتتم تجهيز سيارات متنقلة لهذا الغرض كما يشرف المركز على مستودعات الحفظ وتعقيمها وتأمين البيئة المناسبة لتخزين الوثائق من حيث درجات الحرارة والرطوبة المناسبتين

الترميم
الهدف منها الحفاظ على الوثائق وإطالة عمرها وإعطائها شكلها الطبيعي وتتم العملية بعدة خطوات منها:
1-تنظيف الوثائق وإزالة الأتربة والغبار العالق باستخدام الأجهزة
2-المعالجة الكيمائية اللازمة مثل إزالة الحموضة باستخدام المحاليل المناسبة وما يصاحبها من عمليات تقوية وتطرية للأوراق والتي يؤدي تركها مع وجود مستويات حفظ سيئة إلى تلف الوثيقة
3-معالجة التمزقات والتكسير والنقص الحاصل في الوثائق باستخدام أحدث الأجهزة والمواد اللازمة
يعمل على التعقيم ومعالجة الوثائق فريق فني متخصص حاصل على دورات تدريبية وتأهيلية في مجال تعقيم ومعالجة الوثائق، ويقوم بالإجابة على الاستفسارات الواردة إليه من الأجهزة الحكومية المختلفة.