لخّصلي

يهدف نظام إدارة المراسلات الإلكتروني المُطور إلى تحسين إدارة المراسلات الحكومية والخاصة، عبر توفير خصائص تضمن حفظ الوثائق والمعلومات بسرية تامة، مع نظام صلاحيات فعال وسرعة استعادة المعلومات. يحل النظام مشكلة ضياع الوقت والجهد في البحث عن المراسلات الورقية، بالإضافة إلى مشكلة تلف أو ضياع الوثائق. كما يُمكن النظام إدارة دورة العمل الإداري، ويمكّن من مراقبة سير العمل واستخراج تقارير موضوعية عن أداء الموظفين، مما يُساهم في وضع خطط استراتيجية للنمو والتقدم. يتضمن النظام كذلك إدارة القرارات، وإدارة الاجتماعات، وإدارة التكليفات. من أهدافه الرئيسية: حفظ الوثائق، توفير الوقت والجهد، تسجيل المراسلات إلكترونياً، ميكنة دورة العمل، تسهيل البحث عن المعلومات، آلية أرفاق المستندات، متابعة المراسلات والقرارات، توزيع المهام حسب الصلاحيات، إدارة التكليفات والاجتماعات، توفير تنبيهات، وتوفير تقارير فعالة. يتضمن النظام ميزات مثل تحديد الصلاحيات، تسجيل بيانات المراسلات، أرفاق المستندات، إدارة التأشيرات، البحث المتقدم، توزيع المهام، حفظ المراسلات، توجيه المراسلات، تصدير المراسلات، توزيع القرارات، ومتابعة المراسلات. وقد تم تطبيقه جزئياً، مع وجود بعض التحديات مثل توزيع الصلاحيات، عدم كفاية الماسحات الضوئية، مشاكل في تعريفات الماسحات، بالإضافة إلى مشاكل في الهيكل التنظيمي للموارد البشرية. بلغ إجمالي عدد الوثائق المُرقمنة حتى يونيو 2023 139,556 وثيقة، فيما تبقى رقمنة الخرائط والرسومات الهندسية.

نظام إدارة المراسلات الإلكتروني الذي تم تطويره بهدف استخدامه لإدارة المراسلات داخل أى منظمة أو جهة حكومية لتطوير نظام إدارة المراسلات إلكترونيا و توفير مجموعة كبيرة من الخصائص التى تضمن للمؤسسة / الجهة الحكومية الحفاظ على مراسلاتها وما تحتويه من وثائق
و معلومات و تداول المراسلة فى سرية تامة وبحسب نظام صلاحيات فعال بالإضافة إلى سرعة استعادة المعلومات حيث كانت الطرق التقليدية ولا تزال تُعاني من مشكلة كبيرة و هى الوقت الكبير الذى يضيع فى البحث عن المراسلات ما بين الدفاتر و الأرفف و المحفوظات بل و المشكلة الأكبر تلف المراسلات و الوثائق أو ضياعها أو فقدها لأى سبب وبالنظام خاصية هامة وهى ميكنة و إدارة دورة العمل الإداري داخل المؤسسة وفقا للمنهجية التي يتطلبها العميل اليوم، المعلومات تنمو بشكل كبير، وليس من السهل الإلمام بكل ما يجري داخل المؤسسة ؛ من خلال نظام ادارة المراسلات فقط تستطيع مراقبة دورة العمل الإداري و استخراج تقارير موضوعية عن العمل داخل المؤسسة بما فيها معدل انتاج كل موظف داخل كل إدارة أو حتى متابعة اوجه القصور أو التعطيل أو الإنجاز بما يُعد بداية و مساهمة فى رسم خطة استراتيجية للمؤسسة لتحقيق النمو و التقدم
يتوفر داخل نظام المراسلات الإدارية نظام ادارة القرارات ونشرها على الإدارات المختلفة و متابعة النشر كما أن هناك نظام ادارة الاجتماعات المسجلة داخل المؤسسة و أرشفتها و أخيراً نظام ادارة التكليفات ادارة المراسلات هو أمر بالغ الأهمية بالنسبة لأي مؤسسة وما تحتاجه الآن هو نظام ادارة المراسلات الإلكترونية المطور.
الأهداف
• حفظ الوثائق و المراسلات مع تأمين كامل من التلف أو الضياع أو النسيان من خلال منظومة متكاملة
• توفير الوقت و الجهد الضائع فى استعادة المعلومات و البحث عنها أو فى تكرار نفس المعلومات فى دفاتر كل ادارة أو داخل نفس الإدارة
• تسجيل المراسلات الصادرة والواردة و القرارات إلكترونياً
• ميكنة ومحاكاة دورة العمل الإدارية
• آلية توجيه المراسلات وما تحتويه من وثائق ومستندات من خلال نظام إلكتروني آمن
• سهولة البحث والوصول للمراسلات مع سرعة استعادة المعلومات
• آلية ارفاق مستندات و المسح الضوئى للوثائق من خلال نظام إلكتروني
• متابعة الصادر من مراسلات و قرارات وما تم عليه
• توفير اليات توزيع المهام بحسب الصلاحيات على مستخدمين داخل الإدارة
• ادارة التكليفات و متابعتها
• توفير آليات ادارة الاجتماعات و تسجيل محاضر الاجتماعات
• توفير آليات التنبيه من خلال التطبيق أو البريد الإلكتروني للمستخدمين
• توفير تقارير فعالة دعما لمتخذي القرار
• التمتع بمزايا تطبيقات الويب مع واجهة استخدام رائعة
• توفير نظام مصمم باللغة العربية و اللغة الإنجليزية
الملامح الرئيسية والمميزات لنظام إدارة المراسلات الإدارية الإلكتروني
• تحديد الصلاحيات داخل ادارات المنظمة للمجموعات والمستخدمين من خلال ادارة النظام / ادارة الصلاحيات
• تسجيل بيانات المراسلات الواردة و الصادرة و القرارات
• تسجيل البيانات الأساسية و الاضافية وفقا للنوع الرئيسى للمراسلة
• ارفاق مستندات و المسح الضوئى للوثائق والمستندات
• وضع الملاحظات على الملفات الممسوحة ضوئيا
• ادارة التأشيرات على المعاملات
• عرض تاريخ المراسلة وما تم عليها من عمليات و ربط المراسلات معا.
• تحميل بيانات مراسلة سابقة واردة او غيرها وما تحتويه من مرفقات و مراسلات مرتبطة خاصة عند تسجيل الصادر
• البحث عن المراسلات بسهولة باستخدام البحث البسيط والمتقدم لاستعادة المعلومات و طباعة النتائج
• توزيع المهام إلى صندوق مهام مستخدم معين
• حفظ المراسلات وارشفتها
• العمل وفق دورات عمل (الوارد – الصادر - القرارات) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل مؤسسة
• توجيه المراسلات داخل الادارة لاستكمال دورة العمل
• تصدير المرسلات الى الادارات داخل المنظمة او الجهات الخارجية
• توزيع القرارات (التعاميم) على ادارات المنظمة و مستخدميها
• متابعة المراسلة و التنبيه على البريد الإلكتروني
• عمل تنبيهات تذكيرية وفقا لإعدادات التنبيه بإدارة النظام سواء من خلال النظام أو البريد الإلكتروني للمستخدمين
• متابعة الأعضاء الفنيين المنوط بهم ابداء الرأي الفني
• متابعة الصادر و رصد حالة الصادر «تم التصدير للجهة – لم يتم الاستلام – رفض الاستلام»
• متابعة المراسلات من نوع التقارير وربطها سويا مع بيان حركة التقارير
• ادارة تقارير المنظمة
• امكانية قيام المستخدم بإعداد التقرير المطلوب

ARROW

• تم عرض الموقف الأخير على السيد الوكيل الدائم وتم اصدار خطاب بالتعميم على جميع الإدارات المركزية ورؤساء الإدارات العامة بإرسال أسماء السادة الموظفين الحاليين بكل إدارة ومعتمدة من مدير كل إدارة وبالفعل تمت استجابة السادة مديري الإدارات وارسال خطابات مرفق بها كشف بأسماء السادة الموظفين.
• تم العمل على تسكينهم على الإدارات وتلاحظ وجود بعض أسماء السادة المنتدبين من الاثار للسياحة غير مدرجة على المنظومة وتم حصرهم وارسال كشف بأسمائهم لإدارة النظم لإدراجهم على المنظومة.
• تم عمل كشوف بأسماء السادة الموظفين مقسمة طبقا للإدارة التابعين لها وتسليم كل منهم اسم المستخدم وكلمة السر الخاصة بيهم.
• تم تشكيل لجنة ممثلة فى كلاً من أعضاء من إدارة النظم و التطبيقات بالتعاون مع أعضاء من إدارة البنية التحتية برئاسة السيد مدير إدارة المعلومات لتدريب السدة الموظفين ومتابعة سير العمل وحل المشاكل التي تواجههم.
• تم ارسال خطاب تعميم من السيد الوكيل الدائم لترشيح السادة المسؤولين عن نقط الاتصال الخارجي وتم تكسين الأسماء التي تم ارسالها وفى انتظار ارسال باقى الإدارات.
Opentext

1. لم يتم توزيع الصلاحيات على المستخدمين طبقا لما تم إرساله من السادة مديري الإدارات وجارى العمل على توزيع الصلاحيات .


2. عدم توفر ماسحات ضوئية كافية لأعمال القمنة للمستندات و المكاتبات اليومية .


3. تم عمل وحدة مركزية مصغرة تسهيلا على الإدارات لأعمال الرقمنة اليومية.


4. وجود مشكلة في تعريفات الماسحات الضوئية من خلال المنظومة وتم ابلاغ إدارة النظم لحل المشكلة.


5. 
   
   
   
   • تاريخ اخر رقمنه شهر ٦ (يونيو) ٢٠٢3 - إجمالي عدد الملفات 73.000
   
   
   
   

• إجمالي عدد الوثائق 139.556 - إجمالي عدد الأوراق 11.879.912

6. متبقي بعد نهاية المرحلة الثانية من المشروع هي الخرائط والرسومات الهندسية الخاصة .
   بإدارة الشئون الفنية (الهندسية سابقا) بالإدارة العامة للاحتياجات نظرا للكم الهائل الذي تجاوز ٥٠ الف رسم هندسي.


7. تم عمل استبيان واستيفاؤه من الإدارات في منتصف شهر ديسمبر ٢٠٢٣ وبلغ عدد الأوراق بالإدارات 750.000 ورقة.

HR

1. تلاحظ وجود مشكلة في الهيكل التنظيمي لديوان عام الوزارة وعدم وجود بعض الإدارات العامة التابعة للإدارات المركزية وكذا أخطاء في المسميات الوظيفية.


2. وجود أخطاء في تسكين السادة الموظفين كلاً في إدارته وتم حل المشكلة من خلال التعاون مع السيدة مدير إدارة الموارد البشرية و السادة العاملين تحت اشرافها.