لخّصلي

المطلب الثاني : تقنيات و إجراءات إدارة الوثائق. 1. أهم التقنيات المستخدمة في إدارة الوثائق : نظم إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) : برامج تُستخدم لتخزين الوثائق الرقمية وتنظيمها واسترجاعها بسهولة، 4-1. التوقيع الإلكتروني والتوثيق الرقمي : يتيح توقيع الوثائق إلكترونيًا لضمان صحتها القانونية وتوفير الوقت. 1-2. 4-2.

المطلب الثاني : تقنيات و إجراءات إدارة الوثائق.
إدارة الوثائق تتضمن مجموعة من التقنيات والإجراءات التي تهدف إلى تنظيم الوثائق طوال دورة حياتها، بدءًا من إنشائها وحتى أرشفتها أو التخلص منها. تساعد هذه العمليات على تحسين الوصول إلى المعلومات، وضمان أمنها، وتحقيق الامتثال للسياسات والتشريعات المعمول بها.

1. أهم التقنيات المستخدمة في إدارة الوثائق :
   1-1.نظم إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) : برامج تُستخدم لتخزين الوثائق الرقمية وتنظيمها واسترجاعها بسهولة، مثل : M-Files و Sharepoint
   2-1.تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) : تُستخدم لتحويل المستندات الورقية إلى نصوص رقمية قابلة للتحرير والبحث.
   3-1.الذكاء الاصطناعي وتحليلات البيانات : تساعد في تصنيف الوثائق تلقائيًا وتحليل محتواها لاستخراج المعلومات المهمة.
   4-1.تقنيات الحوسبة السحابية : تتيح تخزين الوثائق والوصول إليها من أي مكان، مع توفير الأمان والتشفير.
   5-1.التوقيع الإلكتروني والتوثيق الرقمي : يتيح توقيع الوثائق إلكترونيًا لضمان صحتها القانونية وتوفير الوقت.


2. أهم الإجراءات في إدارة الوثائق :
   1-2.إنشاء الوثائق وتصنيفها : تحديد فئات الوثائق وأهميتها وفق نظام تصنيف معين.
   2-2.التخزين والأرشفة : حفظ الوثائق في أماكن آمنة سواء بشكل ورقي أو رقمي.
   3-2.استرجاع الوثائق وإتاحتها : استخدام الفهارس وأنظمة البحث الإلكتروني لتسهيل الوصول إلى الوثائق عند الحاجة.
   4-2.حماية الوثائق وأمن المعلومات : تطبيق سياسات الأمان لضمان سرية الوثائق وحمايتها من التعديل غير المصرح به أو الفقدان.
   5-2.إجراءات التخلص من الوثائق : التخلص من الوثائق غير الضرورية وفق جداول زمنية محددة، مع ضمان الامتثال للمعايير القانونية.