لخّصلي

ان كافة المديرين يمارسون الرقابة بشكل وآخر، الا أنه ليس كل المديرين يطبقون نظاما للرقابة، واذا كانت الرقابة حتى بدون نظام مفيدة ، - ما هي المعايير التي ستستعمل في قياس الأداء ؟ متى تتم الرقابة ؟ من سيقوم بالرقابة ؟ وعندما يجيب المدير على هذه الأسئلة سيكون لديه برنامج عملي للرقابة . ان جوهر عملية الرقابة هو اجراء مقارنة بين ما هو موجود أو يحدث وبين ما يجب أن يكون عليه ، فالرقابة على التنفيذ هي مقارنة بين سير نتائج التنفيذ الفعلي والخطة أو البرنامج المعتمد، كما أن الرقابة على الأداء هي مقارنة بين الأداء الفعلى وبين الواجبات والمهام الموصوفة، والمسئوليات أو غير ذلك . فلو أرادت الادارة شراء أجهزة مكتبية مثلا، فان أول خطوة تقوم بها هي وضع خطة أو برنامج للشراء، وستشتمل هذه الخطة على عدد من المراحل أو الخطوات تنتهى بتحقيق هذا الهدف، وعادة ما يكون هناك جدول زمني يبين مواعيد انجاز مراحل الخطة وقد يكون عامل الوقت حيوياً لارتباط انجاز هذه المهمة بنشاطات أخرى للادارة، فالمدير يهمة الوصول الى هدف الخطة وضمن الحدود والمواصفات المقرره، منها أن يتم ذلك في حدود الوقت المحسوب لذلك، فانه من المحتمل أن يفاجأ بأن المهمة لم تنجز بعد،

ان كافة المديرين يمارسون الرقابة بشكل وآخر، الا أنه ليس كل المديرين يطبقون نظاما للرقابة، واذا كانت الرقابة حتى بدون نظام مفيدة ، فان هذه الفائدة ستتضاعف عند تطبيق نظام للرقابة ، ويفرض تصميم هذا النظام على المدير الاجابة على:
الأسئلة التالية

• ما هي عناصر التنفيذ أو الأداء التي يراد التركيز عليها


• ما هي المعايير التي ستستعمل في قياس الأداء ؟
  متى تتم الرقابة ؟
  من سيقوم بالرقابة ؟
  وعندما يجيب المدير على هذه الأسئلة سيكون لديه برنامج عملي للرقابة . ان جوهر عملية الرقابة هو اجراء مقارنة بين ما هو موجود أو يحدث وبين ما يجب أن يكون عليه ، فالرقابة على التنفيذ هي مقارنة بين سير نتائج التنفيذ الفعلي والخطة أو البرنامج المعتمد، كما أن الرقابة على الأداء هي مقارنة بين الأداء الفعلى وبين الواجبات والمهام الموصوفة، وبدون هذه المقارنة لا تتم عملية الرقابة، وعلى هذا الأساس فان نقطة البداية في تصميم نظام للرقابة، هي وضع النموذج ، ان كان خطة عمل ، أو وصف للواجبات
  والمسئوليات أو غير ذلك .
  فلو أرادت الادارة شراء أجهزة مكتبية مثلا، فان أول خطوة تقوم بها هي وضع خطة أو برنامج للشراء، وستشتمل هذه الخطة على عدد من المراحل أو الخطوات تنتهى بتحقيق هذا الهدف، وعادة ما يكون هناك جدول زمني يبين مواعيد انجاز مراحل الخطة وقد يكون عامل الوقت حيوياً لارتباط انجاز هذه المهمة بنشاطات أخرى للادارة، كما تحدد الخطة الجهة أو الجهات التي ستقوم بتنفيذ عملية الشراء، ومع البدأ في تنفيذ الخطة تبدأ عملية الرقابة، فالمدير يهمة الوصول الى هدف الخطة وضمن الحدود والمواصفات المقرره، منها أن يتم ذلك في حدود الوقت المحسوب لذلك، ولو لم يمارس المدير الرقابة الا بعد انقضاء هذا الوقت، فانه من المحتمل أن يفاجأ بأن المهمة لم تنجز بعد، وآنذاك سيتحمل المدير مسئولية التأخير وما يترتب عليه ، فالمطلوب هو أن تتم الرقابة بشكل منظم على سير التنفيذ للتأكد من أن التنفيذ يتم وفقا للخطة أو البرنامج والمدة الزمنية المحددة لذلك، ولكن هذا لا يعنى ممارسة الرقابة يومياً، فقد يكون كافياً التأكد من تنفيذ كل مرحلة رئيسية من مراحل الخطة في الموعد المحدد وفقاً للمواصفات المعتمدة