لخّصلي

تحتاج المؤسسات اليوم، أكثر من أي وقت مضى، إلى التعلّم للتكيّف مع المواقف غير المتوقعة كـ كوفيد-19 والمخاطر الاقتصادية، للحفاظ على القدرة التنافسية. يعتمد التحسين المستمر على التعلم ونقل المعرفة لتعديل السلوكيات. يُعرّف بيتر سينج مؤسسات التعلم بأنها مؤسسات تكيفية توليدية تشجّع الموظفين على التفكير الإبداعي والتعاون. تشكل "الدروس المستفادة" أداةً هامة، وهي معارف تُجمع من المشاريع وتُخزن في قواعد بيانات (سجلات أو Wiki) للاستفادة منها لاحقاً. تصنف هذه الدروس إلى: معلوماتية، ناجحة، و مشكلات. يجب أن يكون استخلاصها جهداً مستمراً، بدءاً من بداية المشروع. تتضمن عملية الدروس المستفادة مراحل: التجميع، التخزين، التحقق، التوزيع، التطبيق، والانسحاب. يمكن تنظيم جلسات مع الفريق لطرح أسئلة حول سير العمل، وتوثيق النتائج في سجل يحتوي على حقول: الفئة، وصف الحالة، المشكلة/النجاح، التأثير، الإجراءات، والتوصية. يجب تبادل هذه المعارف واستخدامها في اتخاذ القرارات المتعلقة بالمشاريع المستقبلية، مع توفير الموارد اللازمة لتطبيقها، بما في ذلك تغيير الثقافة المؤسسية للاستفادة من التجارب السابقة وتحسين الأداء.

في الوقت الحاضر، تحتاج المؤسّسات إلى التعلّم أكثر من أي وقتٍ مضى، لتتمكّن من مواجهة المواقف الصعبة،
مثل وباء كوفيد- 19 والمخاطر الاقتصادية. وبالتالي، فهي بحاجة إلى تعلم كيفية التكيف بسرعة مع ما لا يمكن التنبؤ
به حتى يظلوا قادرين على المنافسة.
يعتمد التحسين المستمر على التعلم ونقل المعرفة لتعديل السلوكيات وتحقيق نتائج رائعة.
في التسعينيات. وصف مؤلف كتاب " » مؤسّسات التعلم « تم تقديم مفهوم The Fifth Discipline: The Art & Practice of the Learning Organization مؤسّسات تشجّع التعلم « "، بيتر سينج: مؤسّسات التعلم بأنها
التكيفي والتوليدي، وتشجّع موظّفيها على التفكير خارج الإطار والعمل جنبًا إلى جنب مع موظفين آخرين للعثور
.» على أفضل إجابة لأي مشكلة
أداة هامة لمؤسّسات التعلّم. وتتألف من المعارف التي يتم الحصول » الدروس المستفادة « في هذا الس ياق، تشكّل
عليها أثناء مشروعٍ ما وينبغي النظر فيها في الإجراءات المقبلة لتحسين الأداء.
يجب تخزين هذه المعرفة في قاعدة بيانات، مثل سجل الدروس المستفادة أو عبر wiki .
باستخدام هذ ه الأداة، يستفيد مدير المشروع من فرصة كبيرة للتعلم من تجربة الآخرين ومساعدتهم على تحسين
ربحية الأعمال.
تعكس الدروس المستفادة التجارب الإيجابية والسلبية لمشروعٍ ما، ويمكن تصنيفها على النحو التالي:
● معلوماتيّة )على سبيل المثال، كيف يمكن أن تتغير واجبات الموظفين في أوقات الطوارئ(
● ناجحة )على سبيل المثال، تجميع استجاباتٍ فعالةٍ لأزمةٍ ما (
● المشكلة )على سبيل المثال، وصف أمثلة على الإجراءات التي فشلت والسبل المحتملة لحلّها(.
يجب أن يكون استخلاص الدروس المستفادة جهدًا مستمرًّا طوال مدّة أي مشروع، ويجب أن يبدأ ذلك من بداية
المشروع.
عمليّة الدروس المُستفادة
للأخصائيين نُهجًا مختلفةً فيما يتعلق بمراحل عملية الدروس المستفادة، وهي:
● التجميع: تشير إلى الجمع بين المعلومات أو المعرفة من مصادر مختلفةٍ والتي يمكن أن تكون قيّ مّّةً
للمشاريع المستقبليّة. يمكن اكتساب الدروس المستفادة من خلال النص أو الصوت أو الفيديو أو الصورة.
● المتجر: يعني تحديد واتّخاذ قرارٍ بشأن البيئة التي سيتم فيها تخزين الدروس المستفادة.
● التحقق: تتكوّن من التحقق من صحة الدروس المستفادة من أجل صحّة المعلومات، والاتّساق، والتكرار،
والأهمية.
● التوزيع أو النشر: يعني نشر المعرفة من الدروس المستفادة إلى فريق، أو إدارة، أو مؤسّسة.
● التطبيق أو إعادة الاستخدام: يشير إلى جعل الدروس المستفادة مفيدة للمشاريع الحالية والمستقبليّة.
● الانسحاب: يعني معرفة متى تُصبح الدروس المستفادة لا تعود بالنفع للمشاريع الحالية وا لمستقبليّة.
يتمثل أحد خيارات تحديد الدروس المستفادة، في تنظيم جلساتٍ للدروس المستفادة مع فريق المشروع. وخلال هذه
الجلسات، سيُطلب من أعضاء الفريق الرد على استبيانٍ يتضمّن أسئلة تتعلق بالأنشطة التي تسير على ما يرام،
والأنشطة التي لا تسير وفقا للخطّة والتحسينات الموصى بها.
يتمّ توثيق الدروس المستفادة في سجلّ الدروس المستفادة، والذي يهدف إلى مساعدة المؤسّسة في تحديد فرصٍ
أفضل لتحسين ممارساتها الإداريّة، وتعزيز الدروس المستفادة، إضافةً إلى الأدلّة حول أفضل الممارسات التي
لوحظت من المشروع.
وفيما يلي، بعض الحقول ا لهامة التي ينبغي إدراجها في سجل الدروس المستفادة:
● الفئة
● وصف الحالة
● المشكلة/النجاح
● التأثير
● الإجراءات المتخذة
● التوصية
فضلًا عن ذلك، يمكن أن يشمل سجل الدروس المستفادة أيضًا حقولًا أخرى تعتبرها كل مؤسّسة ذات صلة.
ينبغي تبادل المعارف المكتسبة والمسجّلة في سجل الدروس المستفادة واستخدامها من جانب مديري المشاريع
وأعضاء الفرق والقيادة لاتخاذ قرارٍ بشأن أنشطة المشاريع المستقبليّة.
وبمجرد تحديد الدروس المستفادة وتوثيقها، ينبغي للمؤسّسة أن تفرج عن الموارد اللّازمة لتطبيقها. يمكن أن تشمل
هذه أيضًا تغييرًا في الثقافة.
وبالتالي، يجب على المؤسّسات أن تسعى جاهدةً لبناء ثقافةٍ تعرف عندما تسير الأمور على ما يرام وعندما لا تسير
الأمور كما هو مخطّط لها. وبذلك، يمكنها الاستفادة من كل تجربة وتحسين الأداء باستخدام الدروس المستفادة.