لخّصلي

تحليل الوظائف: خطوات أساسية لنجاح العملية

تتطلب عملية تحليل الوظائف اتباع خطوات محددة لضمان نجاحها. وتبدأ هذه العملية بقرار الإدارة العليا بإجراء التحليل، وذلك في حال رغبتها في إجراء تغييرات جوهرية على أنظمة المنظمة، خاصة قائمة الوظائف وتوصيفها.

الخطوة الأولى: اتخاذ القرار حول إجراء التحليل:

يُفترض أن تكون إدارة الموارد البشرية هي من تقترح فكرة التحليل على الإدارة العليا، مع توضيح أهميته وفوائده، ومحدداته. وتتمثل مهمة إدارة الموارد البشرية في تقديم المقترحات، بينما القرار النهائي لإجراء التحليل يعود إلى الإدارة العليا.

الخطوة الثانية: تهيئة المستلزمات المباشرة والفنية لتنفيذ العملية:

تتضمن هذه الخطوة مجموعة من الخطوات الضرورية لنجاح العملية:

• تحديد أسباب وأهداف وحدود التحليل:

يجب تحديد أسباب وأهداف و حدود التحليل بدقة، بناءً على اقتراح من إدارة الموارد البشرية وقرار من الإدارة العليا.

• توفير متطلبات جمع البيانات:

وتشمل هذه الخطوة تحديد البيانات التي يتم جمعها لكل وظيفة، وطريقة جمع هذه البيانات، وتصميم الاستمارات وجداول تفريغ البيانات.

• اختيار المحللين والخبراء:

تتطلب عملية التحليل وجود فريق من المحللين والخبراء، لكل منهم دوره.

• تأهيل وتدريب المحللين:

من الضروري تأهيل وتدريب المحللين على عملية جمع البيانات، خاصة في حال استخدام أسلوب المقابلة أو المقابلة المعززة بالاستقصاء.

• تحديد المشمولين بالتحليل:

يجب تحديد المشمولين بالتحليل، سواء كان جميع الموظفين أو فئة معينة منهم، بناءً على أهداف التحليل.

وإلجراء التحليل الوظيفي ال بد من اتباع الخطوات التالية:
أوال-ً اتخاذ القرار حول إجراء التحليل:
إجراء التحليل الوظيفي عملية معقدة ومكلفة، ولكنه ضروري إلنضاج عمل إدارة
الموارد البشرية؛ لذلك فهو ضروري فقط إذا كانت المنظمة راغبة في إجراء التغييرات
وخصوصا في قائمة الوظائف وتوصيفها. ً في أنظمتها
إال أن إدارة الموارد البشرية هي إدارة مساعدة ومساندة لإلدارة العليا وليست إدارة
تنفيذية؛ لذلك فالمسؤول عن قرار إجراء التحليل واستخدام نتائجه هو اإلدارة العليا،
فهي التي يجب أن تقرر إجراء التحليل و
إعداد قائمة وظائف وتوصيف جديدين. أما
دور ومسؤولية إدارة الموارد البشرية فهو أن تقترح على اإلدارة العليا مزايا وأهمية
إجراء التحليل ومتطلباته، فإذا وافقت اإلدارة العليا على ذلك تقوم بتكليفها بتنفيذه.
ثانيا- تهيئة المستلزمات المباشرة والفنية لتنفيذ العملية: ً
إذا ما قررت اإلدارة العليا لمنظمة ما إجراء التحليل للوظائف، على إدارة الموارد
البشرية المباشرة تهيئة المستلزمات الفنية لتنفيذ العملية، فيما يلي بعض ما عليها القيام
به:
-1 تحديد أسباب التحليل وأهدافه وحدوده:
ً بناء على اقتراح من إدارة الموارد البشرية، ً
وهذا يجب أن يتم كقرار لإلدارة العليا غالبا
فعلى اإلدارة العليا أن تحد د أسباب وأهداف و حدود التحليل. هذا التحديد مهم ألنه يحد د
نوع البيانات التي يتم جمعها والمشمولين بالتحليل، وقد تقرر اإلدارة العليا أن يكون
ا ليساعد في تصميم كل األنظمة كاألجور، الترقيات، التدريب، ً التحليل شامالً وتفصيلي
االنضباط...إلخ، في هذه الحالة ستكون العملية تفصيلية شاملة لمجموع العاملين؛ وعلى
النقيض، إذا أرادت اختصارها.
ا لمجرد إعداد قائمة وظائف ووصف وظيفي ً قد تختار أن يكون غرض التحليل مبسط
أيضا يمكن أن تقرر أن يشمل التحليل كل الوظائف والموظفين، أو فقط الوظائف ً فقط.
العمالية أو المكتبية...إلخ. كل من هذه القرارات يتطلب بيانات مختلفة يتم جمعها من
لذلك فإن تحديد الهدف بدقة مهم جداً. فئات مختلفة
توفير متطلبات جمع البيانات:
وهذه تشمل مجموعة مهام تتعلق بإجراء التحليل، ومن مسؤولية إدارة الموارد البشرية:
أ- تحديد البيانات التي يتم جمعها، ولكل وظيفة:
وهذا ضروري لتصميم استمارات جمع البيانات، فإذا كان التحليل المطلوب شامال،ً
فيجب تحديد البيانات لتشمل- ولكل وظيفة- اسم الوظيفة، موقع عمل شاغلها، مهام،
مسؤوليات، إشراف، ظروف عمل، وتكون كافية إلعداد التوصيف السليم.
ب- تحديد طريقة جمع البيانات:
على إدارة الموارد البشرية أن تحد د كيف سيتم جمع هذه البيانات؛ ألن ذلك يؤثر في
تصميم االستمارات المناسبة لجمعها، والتي تتمثل في: االستقصاء، المقابلة،
المالحظة.
-3 تصميم االستمارات وجدول تفريغ البيانات:
الخطوة التالية هي إعداد االستمارات التي ست ستخدم وقوائم األسئلة التي ستوجه للفئات
المختلفة من العاملين، وكذلك إعداد جداول توضح كيف ست حلل النتائج، ويجب إعداد
فرغ إجابات كل شاغلي الوظيفة فيها، هذه العملية
جدول تفريغ لكل وظيفة بحيث ت
مهمة لل تأكد من الحصول على إجابات كافية ستكون مفيدة.
-4 اختيار المحللين والخبراء الذين يساعدون في تنفيذ التحليل:
هناك..... لمجموعتين من األشخاص تحتاجهم، لكل منهم دور مختلف:
المحللون: هم األشخاص الذين يقومون بعمليتي جمع البيانات وتفريغها في جداول
التفريغ. وهؤالء يكون عددهم بحجم عملية جمع البيانات، ففي شركة كبيرة فيها آالف
الموظفين، قد تحتاج االستعانة بعشرات المحللين، وقد تخصص بعضهم في جمع
غالبا ما يحتاج تدريبهم للتأكد من صدق وثبات ً البيانات والبعض اآلخر لتفريغها، و
البيانات التي يقومون بجمعها.
الخبراء: هو أشخاص خبراء في قضايا تحليل الوظائف، وتستعين بهم إدارة الموارد
البشرية في استخدام نتائج القتراح القائمة الجديدة للوظائف، وإلعداد الوصف الوظيفي
غالبا ما تستعين بهم لمساعدتها في مختلف القضايا الفنية ً لكل منها، كما أنها
حدودا جداً منهم، ثالثة مثالً على أكثر ً تحتاج عددا م ً المتخصصة الخاصة بالتحليل، و
تقدير.
-5 تأهيل وتدريب المحللين:
الخطوة التالية في العملية، وبعد اختيار المحللين والخبراء هي تهيئة المحللين وتدريبهم
على عملية جمع البيانات، خاصة استخدام أسلوب المقابلة أو المقابلة المعززة
باالستقصاء. والهدف من التدريب هو التأكد من قيام المحللين بجمع البيانات وفق
تصور واضح موحد، بحيث إذا قابل ثالثة محللين ثالثة أشخاص يشغلون وظيفة ما،