لخّصلي

هل يعاني مشروعك من ظاهرة البطيخ ؟ ی في تقرير حديث حول " إدارة المشاريع المتعثرة " ، أفاد مجلس الـرؤساء التنفيذيين أن ما يقرب من 75 % مـن المؤسسات أكدت بأن أكثر من % 20 من المشروعات التي تبدو صحية تخفي مشاكل المشروع في جوهرها ! من واقع خبرتي المهنية ، فإن ما يمكن وصفه بمشاريع البطيخ هذه تظهر الأخضر ( أو الصحي ) من الخارج ولكن خـلف هذا الغلاف الاخضر الذي يحيط بها يتخفى لـون احـمر فاقع في الـداخـل ، هذه الظاهرة الخادعة تحـدث عـادة لسببين : ی 1. غالباً ما يتردد مـديـر المشروع أو أعـضـاء فـريـق المشروع في تصعيد المشكلات عند تحديدها و / أو 2. فشل ادارة المشروع ان احد عناصر ادارة المشروع او مـوارده مـثـل الجـدول الزمني التقليدي ، والتكلفة ، والـنطاق ، والـمـخاطـر و غيرها مـن تـدابير التتبع الأخـرى في اكتشاف الخـلـل لـلمؤشرات الـرئـيسـية المشروع أو ان تلك الموشرات لم يتم إنشاؤها اصلاً اوالاتفاق بشأنها مع اصحاب المصلحة في بداية المشروع . هل هذا يبدو مألوفا ؟ أعتقد أن تشبيه البطيخ له صدى لدى جميع مديري المشاريع . لقد رأيت ( وربما أبلغت عن نفسي ... في الماضي بالطبع ) العديد من المشاريع التي تظهر على المسار الصحيح ، ولكن بمجرد قيامك ببعض التتبع ، تجد نفسك في الواقع في مأزق كبير . عامل الخوف : في الأيام الأولى من مسيرتي المهنية في إدارة المشاريع ، شعرت بعدم الارتياح لتحويل المشروع إلى اللون الرمادي أو الأحمر . شعرت أنـه سـيطرح السؤال عـن كـفاءتي أو مهارتي كمدير للمشروع . كانت هذه وجهة نظر عاطفية وليست وجهة نظر مهنية مـدعـومـة بـالـبيانات . لقد تعلمت بمرور الوقت . ومن . خلال التجربة . أن البيانات لا تكذب وأنه من الضروري تماما أن تنعكس صحة المشروع بدقة وشفافية لكافة المعنيين من أصحاب المصلحة ، خاصة عندما يكون المشروع خارج المسار الصحيح و يتطلب الأمر إيصال ذلك في أقرب وقت ممكن لأصحاب المصلحة المعنيين قبل فقدان السيطرة او زيادة المخاطر - كلما كان ذلك مبكراً كان أفضل للجميع . وبصفتك مدير مشروع محترف ، فمن واجـبك أن تكون منفتحا وصادقا بشأن بيانات المشروع . وبالاضافة لكون ذلك جزءاً من مـدونة قـواعـد السلوك الأخلاقية الخاصة بك إذا كنت تحمل شهادة محترف ادارة المشاريع PMP لا ينبغي أن يكون ذلك أمراً تخاف منه ، بل على العكس من ذلك ، فهذه علامة على وعيك ومهنيتك و تحملك للمسؤولية بأن المساعدة مطلوبة و الحصول على الثقة للتعامل مع هذه التحديات و المشكلات ، ويزبد ذلك من إحتمالية حصولك على المساعدة التي تحتاجها في مشروع ما عندما تكتنفه المشاكل وتحتاج الى المساعدة العاجلة . قضايا المؤشر : السبب الثاني هو أيضا شائع جداً : كم منكم أنشأ حدودا حمراء وخضراء للتكلفة أو الجدول الزمني أو النطاق في مشروع ما ؟ هل قمت بالتنسيق المسبق مع أصحاب الست الممارسة مين مهال وام ۲۰ الـمصلحة لـديـك وحـصلت على الـمـوافـقة الصريحة و الموثقة منهم في البداية على حدود المستويات المقبولة من الانحراف عن الخطة أو التباين للمشروع ؟ أعتقد أن نحو % 50 من المشاريع لم يتم الاتفاق بشأن متطلباتها و مؤشراتها مع كافة اصحاب المصلحة المعنيين في البداية ! فعلى سبيل المثال ، عندما تكون في منتصف الطريق في تنفيذ المشروع تفوتك مرحلة مهمة بأسبوع واحد ، هل تحول هذا المشروع حينئذ إلى اللون الأحمر ؟ أم أنه تم الاتفاق في البداية على أن هـذا تجاوز مقبول ؟ ماذا لو كانت لديك مشكلة في الموارد ظلت مفتوحة لمدة شهر واحـد . هـل هـناك حـد معين يشير إلى أن أي مشكلة مفتوحة لأكثر من 4 أسـابـيـع تـحول المشروع إلى اللون الأحمر ؟ هذه مجرد أمثلة متكررة لتسليط الضوء على التحدي الـذي يـمكن أن يـواجـهـه مـديـر المشروع عـنـد ظـهور المشاكل . أود ان أؤكـد انـك قـد تـضـع نفسك في مأزق و تهيء نفسك لـمـوقـف صـعب ان لـم تـنسق مسبقاً مع اصحاب المصلحة المعنيين و تتفق معهم بشفافية و وضـوح تام على وجـود مجـموعـة محـددة جيدا و معرفة بدقة و متفق عليها مـن الحـدود القصوى و التجاوزات والتباين المقبول للمجالات الرئيسية والفرعية لخطة ادارة المشروع- و على الأخص- تحديد الفئات و المراحل في التقارير الرئيسية لذلك المشروع و مستويات الانحراف المقبولة فيها ، ان لم تفعل ذلك بمهنية و مسؤولية فأنت في حقيقة الامـر تـقـوم بـإعـداد نـفسك لمحادثة صعبة للغاية مع أصحاب المصلحة والجهات الراعية إذا دقت فروحان وقت التسليم ثم ظهرت المشكلات ساعة فجأة دفعة واحدة ! وتـذكـر أن الـمشـاريـع المختلفة سيكون لها مجـموعـة مختلفة من التحديات والمتباينات و الحدود القصوى حسب التعريفات و الاتفاق المسبق بين مدير المشروع و اصحاب المصلحة اليك بعض التوصيات حول كيفية تحويل البطيخ إلى لون واحد محدد : حـد فـئـات الـتـقاريـر الـرئـيسـيـة وحـدودهـا في مـرحـلة التخطيط مع أصحاب المصلحة للمشروع واحصل على طريقة اعتماد استلام عناصر المشروع بدقة و وضـوح . عادة ما تكون الفئات الرئيسية هي : • الوقت ه التكاليف • نطاق العمل الجودة ه الموارد المخاطر العوامل الخارجية والبيئية • متطلبات المشروع بصورة شاملة استخدم ألـوان متناسقة و ثابتة للإشارة إلى حالة كل عنصر في المشروع : حدد بدقة و ثبات دائم ألوان الفئات والعناصر حسب خطة المشروع للأحمر و الرمادي والأخضر : ماذا يعني أن يكون المشروع في النطاق " الأحـمر " ؟ هـل تـجاوزت ميزانيتك بمقدار معين من الريالات ؟ أو بمقدار معين من الأيـام ؟ هـل انتهـت او أسـتهلكت الـمـوارد الـرئـيسـية للمشروع أو أعـيـد تخصيصها لغير مـا رصـدت لـه أصـلاً ؟ تحتاج ( و بـالـتعاون مـع فـريـقك واصحاب المصلحة المعنيين والجهات الراعية للمشروع ) إلى تحديد ما يعنيه ذلك إذا كان المشروع في " اللون الأحمر " . قد تختار تعيين المحددات للمشاريع البسيطة إلى الأكثر تعقيدا ، بناءً على الأثر الاستراتيجي لتلك العناصر من المشروع أو بناءً على الأولويات و الموارد المتاحة للمشروع ، نفس الشيء بالنسبة للمشروعات " الرمادية " - قم بتعيين المحددات التي تكون واضحة للجميع بحيث يقوم الجميع بالإبلاغ •بنفس الـطـريـقة عـن مـهام المشروع الـخـاصـة بــهم و التجاوزات او الانحـرافـات التي تحصل اثناء التنفيذ . و عادة ما يكون اللون الأخضر واضحًـا جـداو لـيس مـحـل جدل ! قم بتعريف المحددات اللازمة لكافة عناصر المشروع و اتفق بشأنها مع اصحاب المصلحة بحيث تكون ثابتة طـوال فترة تنفيذ المشروع . بمجـرد تعيين المحـددات و الاتفاق بشأنها ، قم بارسال هذه المحددات لاستخدامها للإبلاغ عن حالة المشروع لجميع أصحاب المصلحة ، لذلك عندما تقوم بتحديثهم في كل ما يتعلق بعناصر المشروع المختلفة ، فإنك حينذاك لا تترك مجالاً لسوء الفهم والغموض حـول عـناصر المشروع و خـططه ، و سـوف يتيح ذلـك لـك و لفريقك و لأصحاب المصلحة مجالاً لجودة التواصل المحترف و الواضح و يمكنك من إدارة علاقات أصحاب المصلحة بشكل أفضل وأكفأ . إذا كان المشروع باللون الأحمر أو الرمادي ، فيجب أن يكون لديك خطة لإعادته إلى اللون الأخضر وسوف تحتاج إلى الاتفاق مع اصحاب المصلحة حول الجدول الزمني لإعادة المشروع إلى اللون الأخضر . استخدم نفس المؤشرات ( سهم لأعلى ، لأسفل ، خـط ثابت ) لإظهار الاتجاه بصورة ثابتة و متكررة في جميع مراحل المشروع و التقارير التغلب على عامل الخوف : كلما أسرعت في الإقرار بأنك في ورطة و توفرت لديك الثقة في الإبلاغ عنها ، كلما وضعت قدمك على طريق التعافي مبكرا . بصفتك مـديـر المشروع فـأنـت مـسؤول أمـام أصحاب المصلحة والراعي لتكون صريحاً جـدا و شـفافـاً بشأن سلامة المشروع و تحقيقه لمتطلباته وأهدافه . خاصة عندما لا تسير الأمور بسلاسة من بداية المشروع وحتى نهايته ، لذا عليك ان تكون و بصفة دائمة متسقا و محدداً في تقاريرك واتصالاتك . أود حقا أن أستمع إلى أفكارك حول التوصيات أعلاه وأن أستمع إلى وجهة نظرك وأفكارك حول كيفية تطوير هذا المجال من إدارة المشروع بشكل أكبر ، وإبعاد أ أنفسنا عن مشاريع البطيخ الخادعة ذات اللونين إلى المشاريع الأكثر خضرة