لخّصلي

تعريف التقرير: التقرير لغة: قرر وتقرير الإنسان للشيء بمعنى: في قراره. وتُرجع كلمة (report) من الأصل اللاتيني بمعنى : يستفيد أو يعود إلى أو يرجع إلى . اصطلاحا: عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة يمتد هذا العرض إلى التحليل العلمي واستخلاص النتائج ، ومن ثم التوصيل إلى توصيات ومقترحات تتعلق بالموضوع الذي تم عرضه وتحليله، أهمية وضع التقارير: تعتبر التقارير من الوثائق الإدارية التي لا غنى عنها في عملية الاتصال الإداري و الرقابة و التنسيق وغيرها من العمليات. وتكمن أهمية التقارير فيما يلي: مما يؤدي إلى إمكانية التنبؤ باحتياجات المنظمة. كما أنها تعرض وجهات نظر الرؤساء والمرؤوسين، من خلال مقارنة الإنجاز بمعدلات الأداء، وكذلك تربط الإدارة بالعاملين عليها، تؤثرهم على إعدادهم في المستويات الوظيفية كافة، والتضامن الوظيفي للعاملين، وهذا يشجعهم على المشاركة في التقييد بتنفيذ القرارات الإجبارية التي تبنى على أسس من رأي ومعلومات، وإدارتها مما يحقق التعريف بكفاءة العاملين، فالتقارير تعتبر سجل خبري لنشاط المنظمة. أهمية التقارير في مختلف العمليات الإدارية من ثلاثة جوانب: الأول: التقرير بوصفه مصدرا للمعلومات. ووضع حلول لها. ثالثاً: التقرير بوصفه أداة للاتصال. النص كما هو بدون أي تغيير: أولاً: التقرير بوصفه مصدرا للمعلومات: تقدر ماهية المعلومات وصفية، تقدر تصور الاتجاهات والدوافع والعلاقات. تتنوع تقارير المعلومات في توقيت حدوث بياناتها إلى ثلاثة أنواع: 1- تقارير تتضمن بيانات ذات تاريخية تتعلق بالوثائق الماضية. 2- تقارير تتضمن بيانات عن التوقف الراهن وتعبر عن الاحداث الجارية. 3- تقارير تتضمن بيانات عن المستقبل تعكس احتمالات المرحلة القادمة. ثانياً: التقرير بوصفه أداة تساعد الإدارة على تشخيص المشكلة وتحليلها ووضع الحلول والمقترحات لها: يهدف الى البحث في مشكلة فنية إدارية أو سلوكية محددة تتعلق ببيئة العمل. تقديم الآراء والمقترحات ووجهات النظر الجديدة التي يمكن أن تحسن العمل وترفع وتؤثر على الإنتاج. ثالثاً: التقرير بوصفه أداة للاتصال: التقرير هو المادة الأساسية التي يعتمد عليها المدير مفكراً أو مناقشاً أو مقرراً. ومن خلالها يتم توفير البيانات والمعلومات اللازمة والكافية اللازمة لموضوعية في صناعة القرار المناسب. لدى تقييم التقارير من حيث فاعليتها على تحقيق أهدافها، للحكم على فعالية التقرير ومن أهم هذه العوامل: • الملاءمة للهدف المنشود، • دقة الأسلوب، وعرض الفكر والمقترحات والمعلومات بشكل مباشر،

التقارير الإدارية

تعريف التقرير:
التقرير لغة: قرر وتقرير الإنسان للشيء بمعنى: في قراره.
وتُرجع كلمة (report) من الأصل اللاتيني بمعنى : يستفيد أو يعود إلى أو يرجع إلى .
اصطلاحا: عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة يمتد هذا العرض إلى التحليل العلمي واستخلاص النتائج ، ومن ثم التوصيل إلى توصيات ومقترحات تتعلق بالموضوع الذي تم عرضه وتحليله، إلى حل مشكلة قائمة.

أهمية وضع التقارير:
تعتبر التقارير من الوثائق الإدارية التي لا غنى عنها في عملية الاتصال الإداري و الرقابة و التنسيق وغيرها من العمليات.
يعد التقرير من الوسائل المهمة في الاتصال المكتوب في المنظمات على اختلاف أنواعها ويعمل التقرير على تدعيم كفاءة المنظمة وفاعليتها.

وتكمن أهمية التقارير فيما يلي:
1/ تقدم المديرين البيانات والحقائق ومن خلالها يتم رسم السياسات العملية، اتخاذ القرارات، ووضع الخطط الموضوعية المناسبة للإدارة ومقومات النجاح. مما يؤدي إلى إمكانية التنبؤ باحتياجات المنظمة.
2/ تبين الكفاءة التي يؤدي بها الرؤساء على الأداء في المنظمة و إلى كافة المرؤوسين، كما أنها تعرض وجهات نظر الرؤساء والمرؤوسين، كما أنها تمكن الإدارة من الرقابة على الأداء، من خلال مقارنة الإنجاز بمعدلات الأداء، وبذلك تساعد على التنسيق والتعاون بين الوحدات التنظيمية في المنظمة.
3/ تربط الإدارة بالحدث، البيئة الداخلية للمنظمة والبيئة الخارجية، وكذلك تربط الإدارة بالعاملين عليها، تؤثرهم على إعدادهم في المستويات الوظيفية كافة، وبذلك تنمي قراراتهم وتصقلهم فكرياً وإدارياً حتى يكونون على استعداد لتولي مناصب أعلى.
4/ التعرف على الانحرافات والمعوقات التي يمكن تلافيها مستقبلاً من خلال إجراء التغيرات الملائمة في سياسة المنظمة.
5/ تحقق العمل الإيجابي، والتضامن الوظيفي للعاملين، وهذا يشجعهم على المشاركة في التقييد بتنفيذ القرارات الإجبارية التي تبنى على أسس من رأي ومعلومات، وإقراراهم ومقترحاتهم وأعمالهم.
6/ تعد من الوسائل الهامة في تبادل الأخبار والمعلومات والخبرات بين الأقسام في المنظمة ، وإدارتها مما يحقق التعريف بكفاءة العاملين، ومن ثم على المؤسسة في تسجيل الإنجازات و الأعمال السابقة خلال السنوات الماضية، فالتقارير تعتبر سجل خبري لنشاط المنظمة.

أهمية التقارير في مختلف العمليات الإدارية من ثلاثة جوانب:
الأول: التقرير بوصفه مصدرا للمعلومات.
ثانياً: التقرير بوصفه أداة تساعد الإدارة على تشخيص المشكلات الإدارية، وتحليلها، ووضع حلول لها.
ثالثاً: التقرير بوصفه أداة للاتصال.
النص كما هو بدون أي تغيير:

أولاً: التقرير بوصفه مصدرا للمعلومات:
تعتبر تقارير المعلومات الدعامة الأساسية لاتخاذ القرارات، تقارير المعلومات التي تحتاجها الإدارة ليست تقارير معلومات كمية وحسب، بل هي معلومات وصفية، تقدر ماهية المعلومات وصفية، تقدر تصور الاتجاهات والدوافع والعلاقات.

تتنوع تقارير المعلومات في توقيت حدوث بياناتها إلى ثلاثة أنواع:
1- تقارير تتضمن بيانات ذات تاريخية تتعلق بالوثائق الماضية.
2- تقارير تتضمن بيانات عن التوقف الراهن وتعبر عن الاحداث الجارية.
3- تقارير تتضمن بيانات عن المستقبل تعكس احتمالات المرحلة القادمة.

ثانياً: التقرير بوصفه أداة تساعد الإدارة على تشخيص المشكلة وتحليلها ووضع الحلول والمقترحات لها:
يهدف الى البحث في مشكلة فنية إدارية أو سلوكية محددة تتعلق ببيئة العمل. تقديم الآراء والمقترحات ووجهات النظر الجديدة التي يمكن أن تحسن العمل وترفع وتؤثر على الإنتاج.

ثالثاً: التقرير بوصفه أداة للاتصال:
التقرير هو المادة الأساسية التي يعتمد عليها المدير مفكراً أو مناقشاً أو مقرراً. ومن خلالها يتم توفير البيانات والمعلومات اللازمة والكافية اللازمة لموضوعية في صناعة القرار المناسب.

عوامل الحكم على فعالية التقرير:
لدى تقييم التقارير من حيث فاعليتها على تحقيق أهدافها، تستخدم عوامل متعددة
للحكم على فعالية التقرير ومن أهم هذه العوامل:
• الملاءمة للهدف المنشود، ومدى الاتساق معه. ومدى مناسبة التوقيت الذي قدم فيه من أجل تحقيق الهدف منه.
• ترابط عناصر التقرير، وقراءاته وفقراته، و آرائه.
• دقة الأسلوب، وسلامته، ومتانته، وسباكته، على نحو يحقق التشويق وجذبه، واقناعه والتأثير فيه
• الحرص على الوضوح والبساطة والإنجاز، وعرض الفكر والمقترحات والمعلومات بشكل مباشر، تحديد المشكلة ومظاهرها بوضوح.
• مراعاة خطة التقرير(مقدمته – جسمه – موضوعه –) والبيانات، ومدى كفاية كل منها.
• عنوان وحدة التقرير (أو الفقرات التي يتبعها كاتب التقرير).
• عنوان التقرير يعكس بعمق ورقة موضوع التقرير بصورة كاملة.

التقارير من حيث معيار الهدف منها:
• إخبارية: