لخّصلي

يلخص هذا النص صفات ومهام السكرتير الناجح، مُقسمًا إياها إلى ثلاث فئات: شخصية، علمية، وعملية. تشمل الصفات الشخصية الالتزام بالمسؤولية، التواصل الجيد، المرونة، الصدق والأمانة، واحترام المواعيد. أما الصفات العلمية فتتضمن المؤهلات المناسبة (مثل خريجي معاهد السكرتارية)، التدريب والخبرة في إدارة المكاتب، إتقان لغات متعددة (بما في ذلك الإنجليزية)، والإلمام بالقوانين. أخيرًا، تشمل الصفات العملية المهارات اللغوية والكتابة، إدارة الوقت، مهارات الاتصال، صياغة المراسلات، إعداد الاجتماعات، وإتقان استخدام الحاسوب. يركز النص على أهمية هذه الصفات في بناء سكرتير فعال يُعدّ واجهة مؤسسته ونموذجًا يحتذى به.

المطلب الثاني: صفات ومهام السكرتير(ة)
تعتبر صفات السكرتير في العمل هي عنوانه الشخصي الذي يحمله معه أينما ذهب لذلك يجب أن يتصف بها نذكر على سبيل المثال الرغبة في الإنجاز وتحقيق الهدف المطلوب بدقة وأقل قدرة من التوجيه والإرشاد ويقوم بتنفيذ الالتزامات في المواعيد المحددة وإدراك ما يجب عليه فعله دون طلب، لذلك فالسكرتير عنوانه مكتبه وواجهته مؤسسته ويمكن أن يجعل من نفسه نموذجا وقد يقتدي به زملائه وجميع المتعاملين معه، لذلك يجب أن تتوفر فيه مجموعة من الصفات.
أولا: الصفات الشخصية
من بين الصفات الشخصية للسكرتير ما يلي:
1.1 الالتزام بالمسؤولية:
الشعور بالمسؤولية اتجاه تحقيق الهدف الشخصي أولا، وهدف المؤسسة ثانيا، سيشعر السكرتير بأنه قد تولى لديه الالتزام، وأنه ينبع من داخله سيحاول حتما تنفيذ وتحقيق الأهداف.
2.1 التواصل الجيد مع الآخرين:
النجاح في العمل يأتي من النجاح في التعامل مع الآخرين، وبناء علاقة قوية مع الغير يسودها الاحترام والمودة والألفة.

3.1 المرونة وحسن التصرف:
يجب أن لا يتخذ السكرتير مواقف جامدة، يمكن أن يجيد عنها فيما بعد، لكنه يجب أن يكون مرنا في المواقف المختلفة، ويكسب القدرة على اتخاذ القرارات في الحين، وتغيير الخطط إذا وجد أنها تتعارض مع أهدافه، وحسن التصرف دائما عند الطوارئ.
جعل بدال وخطط أخرى في الحسبان للوصول لإلى الهدف وتحقيق غايته، فلا تكن كالضفدعة التي وضعها العالم في أنبوب للاختبار مغطى فاستهلكت طاقتها في البحث عن المخرج تقفز صعودا ونزولا، فعندما فتح العالم الغطاء لم تحاول أن تقفز لأنها يئست بسرعة.
4.1 أن يكون صادقا أمينا يحفظ أسرار المؤسسة:
ذلك بعد إفشاء أسرار العمل، حتى ولو كانت معلومات بسيطة كالحرص على من لصوص المعلومات اللذين يحومون من حولك بحجة الصداقة لكي يختلسوا النظر إلى الأوراق المنتشرة فوق المكتب.
5.1 الالتزام بالمواعيد
إن احترام المواعيد يزيد من قدرة السكرتير، ويزيده احتراما في نظر الناس والالتزام بالمواعيد يعني احترامه لعمله وذاته وللآخرين أيضا، وذلك معناه الالتزام بالمسؤولية في العمل، وإعطاء الانطباع الجيد من شخصيته.

ثانيا: الصفات العلمية
إن الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها وهذا بالتعليم والتدريب خاصة في معاهد السكرتارية يشترط أن يكون للسكرتير الرغبة في التعلم ومن صفاته نذكر:
1.2 مؤهلات السكرتير:
أن يكون حاصلا على مؤهلا مناسبا أو خريج المعاهد التقنية، والتي تعد تكوين الخرجين منها إعدادا جيدا في هذا المجال.
2.2 التدريب:
أن يكون السكرتير قد تدرب على مهارات السكرتارية، وأن يكون لديه الخبرة في هذا المجال وأيضا في إدارة المكاتب والأعمال المكتبية فيما يخص الحفظ والترتيب والاستقبال.
3.2 نطق عدة لغات:
أي القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد المتواجد به بالإضافة إلى لغة أجنبية والأفضل اللغة العامية، أي اللغة الإنجليزية.
4.2 الإلمام بالقوانين:
أن يكون مطلعا على قوانين العمل والنظام الداخلي وقوانين الدولة وأن يكون واسع الاطلاع عليه أيضا على ما يجد في عمله.
5.2 الرغبة بالتغيير:
أن يكون لديه الرغبة بالتطوير الذاتي المستمر ورفع الكفاءة والتدريب.

ثالثا: الصفات العملية
من بين الصفات العلمية للسكرتير نذكر ما يلي:

• أن يكون لديه المهارات المختلفة، بحيث يمكنه من العمل في مجال السكرتارية ولديه القدرة اللغوية والتعبيرية لمساعدته في تحرير المراسلات الإدارية والتقارير ومحاضر الجلسات وأيضا الإلمام باللغة الأجنبية التي يحتاجها عند التعامل مع الزبائن الأجانب.


• تنظيم وإدارة وقت المدير والمحافظة عليه من مضيعة الوقت المختلفة، والقدرة على إدارة الاتصالات الشفوية بكفاءة.


• أن يجيد استخدام قواعد الاتصالات واستخدام الهاتف وآداب التحدث مع الغير أو الآخرين.


• أن يكون قادرا على صياغة المراسلات وإيصال المعلومات بسلاسة.


• الإعداد الجيد لاجتماعات العمل وحفظ حفلات الاستقبال.


• أن يجيد استخدام الحاسوب الآلي.